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No meio corporativo, toda a mediação do relacionamento do colaborador com a empresa é feita pelo RH, sendo este o setor que sinaliza alteração na jornada de trabalho e mudanças que impactam a vida do funcionário, como férias e aumentos salariais.
Nesse cenário, todos os comunicados feitos pelo RH devem ser pautados no que é disposto no contrato empregatício, já que caso os direitos e deveres das partes não sejam observados, uma mensagem pode futuramente resultar em passivo trabalhista.
Por isso, garantir a comprovação de boa fé das notificações transmitidas se torna cada vez mais uma necessidade para organizações que buscam segurança jurídica nos comunicados internos, buscando vias de atestar recebimento e visualização da mensagem.
Diante dessa realidade, hoje vamos falar sobre como o RH pode se tornar mais seguro na hora de comunicar alterações contratuais de salário e jornada com aceite rastreável, fortalecendo o resguardo da empresa diante de litígios. Confira!
Em primeiro lugar, vale destacar que o aceite no RH é o registro eletrônico com validade jurídica, que é garantido pelo AR Digital e comprova que o colaborador recebeu, visualizou e concordou com uma alteração contratual.
Diferente de um e-mail comum, quando uma mensagem é enviada com AR, são geradas evidências digitais com data e hora do recebimento da mensagem, que podem servir de resguardo à empresa em eventuais disputas trabalhistas.
Nesse entendimento, ressalta-se que a importância desse tipo de registro se ampara legalmente pelo artigo 468 da CLT, que estabelece que alterações nas condições de trabalho só são válidas quando há consentimento mútuo entre empregador e empregado.
Antes de um novo contrato ser elaborado, o RH se comunica com o colaborador, sinalizando o aumento salarial, de modo que já nesse momento, a organização deve gerar registros da transparência da apresentação e do aceite das novas condições de trabalho.
Logo, a comunicação relacionada à alteração de jornada de trabalho ou à mudança salarial é parte da formalização do acordo e deve seguir a LGPD na comunicação corporativa, visto que atesta o alinhamento da empresa com as exigências legais.
A partir desse entendimento, cabe ressaltar que o cuidado na notificação das mudanças ganha maior relevância quando consideramos a crescente digitalização dos processos de RH, já que a maior parte das equipes se comunica por e-mail.
Contudo, em uma discussão trabalhista, o e-mail comum é insuficiente para comprovar o recebimento e a visualização da mensagem, de forma que se pode atestar que novos termos de trabalho foram “forçados” sem o consentimento do empregado.
Por esse motivo, cresce a adoção de soluções capazes de automatizar a comunicação por meio de registros rastreáveis que ofereçam evidências eletrônicas da interação entre a empresa e o funcionário, a fim de proteger o RH e o trabalhador.
Sempre que forem tratadas alterações contratuais, deve existir compliance nos envios do RH, de modo que a mensagem seja de fácil compreensão e feita por meio de um processo capaz de garantir comprovação de entrega.
Pensando nisso, para ser efetiva, a notificação deve conter os seguintes elementos essenciais:
● Identificação da empresa responsável pelo envio da comunicação, com autenticidade atestada do remetente.
● Nome completo e número do documento de identificação do colaborador a quem se endereça a mensagem.
● Descrição clara da alteração proposta, sem termos passíveis de interpretações subjetivas.
● Informações sobre a data de início da nova condição contratual.
● Referência direta à assinatura contratual que irá formalizar a alteração.
Depois de elaborado o corpo do texto e enviada a mensagem, a empresa deve ter à disposição os seguintes dados:
● Registro da data e hora de envio ao destinatário.
● Comprovação de recebimento e visualização pelo colaborador.
● Registro do aceite eletrônico, quando aplicável.
● Histórico capaz de demonstrar a autenticidade de todas as interações.
Reunidos esses requisitos, o RH fica protegido para comunicar mudanças salariais, alterações na jornada de trabalho e até mesmo novas demandas que o colaborador venha a ter, já que com rastreabilidade sobre a comunicação, a segurança jurídica é garantida.
A partir do conteúdo apresentado, torna-se claro que a proteção dos comunicados de alterações de salário e jornada exige comunicação clara combinada à comprovação de que o colaborador recebeu a notificação e concordou com as novas condições de trabalho.
Nesse contexto, soluções especializadas no envio de comunicações digitais com validade jurídica têm ajudado setores de RH de diferentes empresas pelo país a reduzir as vulnerabilidades relacionadas aos comunicados de alteração de jornada de trabalho.
Tal fato se explica porque essas ferramentas combinam automação e conformidade com a LGPD para oferecer processos nos quais o aceite é 100% rastreável nas interações que tratam de modificações na relação empregatícia.
Como resultado, as organizações se beneficiam com menor exposição a processos trabalhistas por reduzirem riscos decorrentes de comunicados mal realizados e também, porque passam a garantir um histórico das interações com os trabalhadores.
Por isso, se você deseja entender mais sobre como resguardar as suas notificações, confira o conteúdo “o valor da prova digital: por que um e-mail comum não basta” e descubra como seu RH pode estar mais protegido trazendo segurança jurídica aos envios!
