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Com o avanço da digitalização, o volume de documentos que circulam em ambientes virtuais tem crescido, o que chama atenção sobre a segurança da informação em comunicações corporativas, já que são manejados muitos dados sensíveis.
Tal movimento se intensifica quando consideramos que notificações extrajudiciais, boletos e contratos são, cada vez mais, enviados por vias online que não foram estruturadas para garantir a integridade e a confidencialidade dos dados.
Assim, o uso de e-mails simples e aplicativos de mensagem para comunicações críticas abre brechas para o vazamento de dados e dificulta a comprovação da autenticidade das informações, o que expõe a empresa a multas e prejudica a sua reputação.
Pensando nisso, é fundamental compreender como adequar os processos de envio de documentos às exigências legais da Lei Geral de Proteção de Dados e às boas práticas de segurança!
Então, nessa leitura, você vai entender o que a legislação exige e quais medidas podem ser adotadas para evitar riscos na comunicação digital. Siga neste conteúdo e confira como proteger as suas notificações corporativas!
De forma resumida, a Lei Geral de Proteção de Dados estabelece que as empresas são responsáveis por garantir a segurança das informações pessoais às quais têm acesso, garantindo a impossibilidade de visualização por pessoas não autorizadas.
Na prática, isso significa que, ao encaminhar um boleto ou um contrato, a organização deve assegurar que as informações contidas nesses documentos não sejam violadas e, assim, cheguem íntegras ao destinatário final.
Para ilustrar esse cenário, podemos considerar o envio de uma notificação de inadimplência de plano de saúde, contendo os dados financeiros de um cliente.
Caso esse documento seja compartilhado por um canal sem proteção adequada, há o risco de interceptação, o que pode caracterizar uma falha de LGPD na saúde e expõe a empresa remetente a multas por desproteger dados sensíveis dos seus clientes.
Diante disso, para resguardar organizações e consumidores desse cenário, a legislação exige a adoção de mecanismos que garantam a proteção das informações em todas as etapas da comunicação.
Portanto, ao enviar documentos digitais, a empresa deve garantir a conformidade do processo de envio e ser capaz de rastrear as etapas da comunicação, mantendo registros que comprovem como, quando e quem teve acesso aos dados compartilhados.
Considerando o aumento da circulação de informações online, evitar o vazamento de dados depende da adoção de práticas que assegurem o cumprimento da LGPD no envio de documentos, trazendo mais controle e segurança para a organização.
Para isso, existem três medidas a serem implementadas para assegurar a total segurança da comunicação digital:
Para iniciar o aumento de proteção dos envios, em vez de meios tradicionais como o e-mail simples, migre para uma plataforma capaz de assegurar o uso de criptografia nos envios para proteger os dados da origem até o destino.
Isso impede que as informações sejam acessadas por terceiros na jornada de comunicação digital e, mesmo diante de tentativas de interceptação, o conteúdo permanece preservado.
Contar com rastreabilidade é acompanhar cada etapa do envio, podendo identificar quando o documento foi entregue, acessado e visualizado pelo destinatário e, assim, é possível atestar que não houve vazamentos.
Uma plataforma que oferece esse nível de controle para a sua empresa, fortalece a segurança da informação com registros de prova de entrega digital, que podem ser usados para comprovar a proteção dos dados em auditorias.
Dê prioridade a soluções de envio com validade jurídica, utilizando AR Digital e, no caso de assinaturas online, o Carimbo do Tempo, pois esses recursos atestam, respectivamente, que o documento foi entregue e que a assinatura é autêntica.
Com isso, a comunicação passa a contar com respaldo jurídico inquestionável, o que amplia a confiabilidade dos envios da sua empresa em cenários que exigem comprovação formal.
A ausência de mecanismos adequados de proteção pode expor a comunicação das empresas a vazamentos que geram tanto penalidades legais quanto impactos negativos na relação com os clientes.
Por outro lado, quando há investimento em tecnologia, a comunicação corporativa passa a operar em conformidade com a LGPD e assegura envios eficientes e protegidos.
Nesse contexto, o WeSend AR viabiliza o envio anual de mais de 80 milhões de e-mails com rastreabilidade e validade jurídica, atendendo empresas em todo o Brasil que precisam garantir segurança no envio de documentos com dados variáveis.
Se a sua empresa busca mais controle nas comunicações digitais, acesse a página do WeSend AR e conheça os recursos que vão elevar o nível de segurança das suas comunicações corporativas!
