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Atualmente, a validade jurídica em comunicações digitais passou a ser prioridade da área de compliance das empresas, já que é cada vez mais comum que o envio de contratos e notificações formais seja realizado por meios virtuais.
Tal fato é reforçado nos dados da Pesquisa de Inovação Semestral (Pintec) do IBGE, que aponta que a digitalização ganhou universalidade no cenário empresarial, demonstrando o quanto as interações eletrônicas estão na rotina corporativa.
Nesse cenário, entre as preocupações jurídicas comuns dentro das empresas, ganha destaque a necessidade de garantir que os envios valham como prova digital auditável caso sejam questionados, o que coloca em dúvida o valor do e-mail simples.
Isso acontece porque, em disputas judiciais e auditorias, um simples registro de envio de e-mail nem sempre é suficiente para comprovar que a comunicação ocorreu de forma válida e atestar a boa fé da empresa.
Por isso, siga a leitura se você deseja entender por que um e-mail comum não basta para garantir a segurança do envio e como escolher a solução ideal para compartilhar documentos e notificações com segurança e validade jurídica!
Em muitas empresas, a comprovação de envio de uma comunicação ainda se resume a enviar um e-mail e fazer download de um print da caixa de saída. Contudo, esse tipo de evidência apresenta limitações quando analisada no contexto jurídico.
Para melhor detalhar essa situação, é preciso considerar que o e-mail comum foi criado como um meio de interações, e não como um sistema de prova legal da comunicação.
Logo, os servidores não têm na estrutura nativa o que é necessário para tornar uma mensagem incontestável, já que em uma disputa judicial não basta demonstrar que a mensagem foi enviada, é preciso ainda comprovar:
Diante disso, vale destacar que a plataforma tradicional dificilmente consegue fornecer essas respostas com segurança técnica, já que a confirmação de leitura pode ser recusada e a mensagem pode ser questionada quanto à sua integridade.
Por outro lado, ferramentas especializadas em comunicação com validade jurídica são desenvolvidas para resolver essas lacunas, de modo que migrar para o envio digital garante para as organizações registros estruturados para resguardá-las em disputas.
O WeSend AR é uma solução desenvolvida para garantir envios digitais com validade jurídica e apoiar as empresas na geração de comprovações técnicas que protegem as interações com clientes e parceiros.
Assim, na ferramenta, a prova digital de envio se apoia em três pilares fundamentais:
A autenticidade é o que atesta a identidade do remetente, e no WeSend AR serve para assegurar que o autor da mensagem é quem diz ser, o que preserva a integridade do conteúdo e evita questionamentos posteriores.
Em contextos jurídicos, essa garantia serve para demonstrar que a comunicação apresentada corresponde ao que foi enviado e tem valor legal.
Outro elemento que vai além do e-mail comum é o Carimbo do Tempo ICP-Brasil, que registra oficialmente o momento em que a assinatura de um contrato enviado ocorreu, criando uma marca temporal certificada.
Logo, é possível comprovar com precisão o fato assinado em situações que envolvem prazos legais e registros de recebimento de notificações.
A rastreabilidade completa da comunicação é o terceiro pilar da prova digital que o WeSend AR gera, já que desde a expedição da mensagem até o recebimento pelo destinatário, são gerados registros.
Assim, a empresa passa a contar com confirmações de entrega e leitura para comunicações críticas, como é o caso do envio de faturas por e-mail, e com um histórico que pode ser usado em caso de auditorias para fortalecer a comunicação.
É comum que o e-mail simples pareça suficiente em muitas organizações, especialmente por já fazer parte da rotina operacional. Contudo, quando as interações precisam ser comprovadas em processos, ganha destaque a fragilidade desse meio.
Para ilustrar a vulnerabilidade desse meio de envio, imagine as seguintes situações comuns no ambiente corporativo:
Nessas situações, o risco jurídico é significativamente maior se a empresa usa e-mails simples, uma vez que esse formato de envio é mais suscetível a violações, de modo que a organização pode ver as suas comunicações sendo invalidadas no tribunal.
Assim, a comparação deixa de ser entre uma ferramenta gratuita e uma plataforma paga e coloca em questão o risco financeiro e jurídico de não possuir notificações rastreáveis que podem ser usadas para auditar a legitimidade da comunicação.
Logo, investir em uma solução estruturada que envia e-mails com validade jurídica inquestionável significa reduzir incertezas e garantir um conjunto técnico de evidências capaz de sustentar a jornada de interações da empresa.
Como vimos, para assegurar o compliance da sua comunicação digital, é preciso garantir que os seus envios valham como provas auditáveis, principalmente em mensagens que envolvem notificações extrajudiciais, cobranças e documentos contratuais.
Pensando nisso, a CTD desenvolveu o WeSend AR, que há 10 anos está no mercado para atender empresas de todo o Brasil e é líder de envios no Rio Grande do Sul.
Para organizações que precisam de comprovação legal para as mensagens, a solução é especializada em envios rastreados e é facilmente integrada aos sistemas que as empresas já utilizam, o que garante eficiência e segurança desde a contratação.
Deseja levar os seus envios para o próximo nível de proteção? Conheça o WeSend AR e veja como garantir validade jurídica em comunicações digitais com a plataforma que já enviou mais de 200 milhões de documentos por e-mail!
