Trabalhe Conosco
Central de Vendas
De acordo com dados da IDC, nas grandes empresas, mais de 50% dos documentos são assinados digitalmente, o que reflete a importância da rastreabilidade na comunicação corporativa para garantir segurança jurídica virtual para as organizações.
Tal entendimento se fortalece quando consideramos as exigências no compliance de dados que levam a um maior número de auditorias anuais. Assim, as evidências de entrega e leitura passam a ser essenciais para a conformidade regulatória dos negócios perante os órgãos fiscalizadores.
Pensando nisso, no conteúdo de hoje, você vai entender como o envio digital rastreado elimina incertezas nas entregas e de que forma essa abordagem protege juridicamente a sua empresa. Siga a leitura e confira!
É preciso considerar que sempre que a comprovação efetiva de acesso a um documento não é possível, a empresa fica vulnerável a alegações do destinatário sobre não ter recebido o conteúdo enviado.
Nesse contexto, se considerarmos o envio físico tradicional, que depende de avisos de recebimento manuais, ressalta-se que esse não é um meio que garante que o conteúdo foi lido, uma vez que o indivíduo pode sequer abrir o envelope.
Logo, essa limitação pode fragilizar o reconhecimento da informação e atrasar negociações como dívidas tratadas em notificações extrajudiciais, já que abre espaço para alegações como o extravio do conteúdo da carta.
Além disso, essa prática fragiliza a proteção dos dados, uma vez que não é possível controlar o fluxo documental, de modo que a falta do rastreio de documentos inviabiliza a eliminação do risco de falhas e de violações na entrega da mensagem.
Com o crescimento da digitalização de documentos, o envio rastreado no contexto virtual tornou-se uma evolução natural para acompanhar a demanda por rastreabilidade na comunicação corporativa que milhares de empresas passaram a apresentar.
Nesse modelo, toda a jornada de envio do documento passa a ser registrada de forma automática e auditável, fazendo com que a cada interação haja um registro que, ao final da jornada de envio, compõe o histórico completo de comunicação empresa-cliente.
Dessa maneira, é possível comprovar com precisão o recebimento, a abertura, a leitura e o download dos arquivos, criando relatórios de segurança jurídica em notificações, que podem ser utilizados tanto em auditorias quanto em processos jurídicos.
Ao adotar esse formato de envio, as empresas têm mais controle sobre envio de documentos e podem adicionar o Carimbo do Tempo às suas assinaturas, o que aumenta a confiabilidade da comunicação e elimina os riscos da falta de comprovação formal.
Embora o e-mail seja amplamente utilizado, é preciso destacar que esse meio não oferece garantias robustas quando o assunto é rastreabilidade, visto que a confirmação de leitura é opcional.
Somado a isso, não há mecanismos confiáveis que comprovam as identidades do remetente e do destinatário, como certificados digitais, e tampouco é possível garantir que após o envio o conteúdo não seja alvo de violações.
Logo, quando o e-mail comum é comparado a plataformas especializadas em rastreabilidade na comunicação corporativa, que oferecem evidências auditáveis, como o WeSend AR, as empresas veem nessa opção uma abordagem muito mais segura.
Por meio de selos reconhecidos da ICP-Brasil, a mensagem passa a contar com validade jurídica, garantindo o não repúdio das informações e provas de entrega, que ampliam o valor legal dos envios, tornando-os inquestionáveis juridicamente.
A adoção da rastreabilidade na comunicação corporativa permite que as empresas fortaleçam os seus processos de compliance e construam uma boa base de comprovação de envios, capaz de sustentar sua atuação em auditorias e em disputas judiciais.
Assim, a partir da substituição de cartas e e-mails comuns pelo envio digital rastreado, a organização passa a ter mais controle sobre o fluxo documental e reduz os riscos associados a alegações de desconhecimento da informação.
Se a sua empresa busca segurança jurídica e conformidade regulatória na hora de compartilhar documentos, conheça o WeSend AR e entenda como elevar o padrão da comunicação do seu negócio.
