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Com o crescente uso dos meios digitais para compartilhar documentos e notificações importantes, a rastreabilidade na comunicação virtual se torna cada vez mais relevante para assegurar a proteção das informações das empresas.
Isso porque a facilidade logística do envio remoto não pode servir de margem para enfraquecer a segurança dos dados compartilhados.
Assim, selos de confirmação de leitura e recursos de aviso de recebimento digital são fundamentais para resguardar as organizações e trazer confiança para os envios, já que conferem validade jurídica para as mensagens.
Quer entender como isso é possível? Continue a leitura e confira por que a prova de entrega é um elemento essencial para garantir uma comunicação rastreável e eficiente nas empresas!
Como o nome sugere, é o estilo de transmissão de mensagens que gera um registro rastreável da data e hora de envio, entrega, abertura e, quando há anexo, de download do conteúdo.
Nessa ótica, imagine que você enviou um contrato de renovação de serviços para um fornecedor. Se esse envio tem rastreabilidade, será possível acompanhar quando o fornecedor visualizou a sua mensagem e teve acesso ao documento.
Logo, além de trazer segurança para a comunicação por reduzir o extravio de documentos, o histórico também gera uma prova legal da interação entre as partes.
Também conhecida como Aviso de Recebimento Digital (AR), a prova de entrega merece destaque por propiciar uma via comprobatória de que a comunicação ocorreu e, ainda, atestar a segurança da informação enviada.
Por exemplo, em uma situação onde uma das partes tinha até o dia 10 do mês para se manifestar por mensagem, a rastreabilidade da prova de entrega permite comprovar se esta manifestação foi ou não realizada.
Assim, em caso de litígios, há um meio de comprovação e, do ponto de vista operacional, são reduzidos os riscos de a mensagem cair em spam, já que comunicados rastreáveis sempre vão para a caixa principal, com garantia de inviolabilidade.
Diante disso, a prova é cada vez mais utilizada entre as empresas, para reforçar a credibilidade da comunicação por meio dos registros auditáveis das mensagens compartilhadas e garantias de que não houve alterações no conteúdo.
Na prática, além da segurança, a prova de entrega também pode beneficiar a sua empresa, uma vez que traz para o cotidiano da operação:
Tomar decisões como romper contrato com clientes inadimplentes torna-se mais fácil quando a sua equipe dispõe de um histórico de comunicação de cobrança digital, que mostra as tentativas de acordo e protege o seu negócio caso o cliente conteste a decisão.
Adotar a prova de entrega atesta a todos os seus parceiros comerciais o seu compromisso com a transparência na comunicação, o que beneficia a reputação do seu negócio, fortalecendo a relação que clientes e fornecedores têm com a sua empresa.
Quanto mais a organização se desenvolve, maior se torna a quantidade de documentos que precisam ser compartilhados com eficiência. Assim, na logística de controle, a prova de entrega ajuda a confirmar aquilo que já foi ou não enviado.
A comunicação que protege a sua empresa e coloca você à frente!
Segurança para as informações, registros auditáveis e credibilidade para o seu negócio. Juntos, esses benefícios traduzem o que é utilizar a comunicação rastreável.
Por isso, adotar esse recurso significa proteger os dados que você compartilha em mensagens virtuais e reforçar aos seus parceiros o seu compromisso com a transparência!
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