Trabalhe Conosco
Central de Vendas
É comum que a empresa se depare com processos nos quais precisa garantir que o cliente recebeu o contato, a exemplo dos casos de cobrança, em que se envia a notificação de dívida em uma tentativa de negociação e, caso não haja resposta,se encerra o vínculo.
Nesse cenário, a companhia fica vulnerável sem um mecanismo de notificação com comprovação de entrega, já que comunicações que envolvem temas sensíveis devem ser acompanhadas da certeza de que a mensagem chegou até o destinatário.
Por isso, a proteção do negócio é ampliada quando, em caso de alegações como “nunca recebi este e-mail”, haja registros comprobatórios de que o conteúdo foi entregue no endereço de e-mail ou no número de celular informado no cadastro.
Pensando nessa realidade, no blog post de hoje vamos apresentar um passo a passo para montar um fluxo de notificações com comprovação de entrega na sua organização. Siga a leitura e veja como tornar os seus envios mais ágeis e seguros!
É todo comunicado enviado com o reconhecimento técnico da MP 2.200-2/2001, que é a medida que assegura a validade jurídica do envio realizado, somado a logs que atestam a data e a hora em que a mensagem foi remetida e recebida.
Nesses casos, a organização tem acesso a recibos eletrônicos que podem ser utilizados, caso passe por disputas judiciais, para atestar a boa-fé da sua comunicação e as suas tentativas de fazer contato com o endereçado do conteúdo.
A partir dessa perspectiva, a principal função dos registros de entrega é oferecer rastreabilidade para a interação e, por meio disso, reafirmar a proteção legal da organização em tratativas que dependem de que o cliente receba a informação.
Para ilustrar essa situação, tomemos como exemplo o setor de seguros, que precisa enviar aos clientes notificações de negativa de sinistro, caso em que a companhia deve assegurar que a recusa não seja vista como falha no cumprimento de suas obrigações.
Logo, o envio rastreado pode ser utilizado para garantir que o segurado receba a mensagem e, ao mesmo tempo, caso a decisão da companhia seja contestada, haverá vias de provar que agiu e comunicou-se dentro do que estava previsto em contrato.
Diante desses cenários, a importância do mecanismo de rastreabilidade se reafirma porque a comunicação produz os seus efeitos porque passa a funcionar como uma evidência de que a empresa cumpriu os seus deveres perante o Poder Judiciário.
Uma vez vista a importância do processo seguro de envios, destacamos aqui 5 passos essenciais para o seu negócio estruturar um fluxo com comprovação de entrega:
Em todos os setores há eventos que exigem contatos formais, como situações de inadimplência, vencimentos contratuais e alterações nas obrigações regulatórias que implicam a necessidade de planejar uma notificação.
Por outro lado, embora haja envios comuns, a comunicação digital em consórcios é diferente da de uma operadora de saúde, por isso, é preciso que cada companhia defina os contatos sensíveis na sua área de atuação.
No segundo passo, é preciso definir quais são os elementos padroniza dos que irão demonstrar o teor da interação efetuada e a transparência da empresa diante do destinatário.
Assim, em todas as situações, é necessário que haja objetividade no corpo do texto, que deve trazer: identificação das partes envolvidas, data de emissão, fato comunicado e, quando aplicável, prazos de renegociação e canais de contato.
Ainda que algumas plataformas mostrem os canais com maior engajamento, a escolha do meio de envio não deve se basear só nisso, já que do ponto de vista jurídico, o principal critério é a capacidade de gerar evidências de entrega.
Por isso, a escolha entre e-mail ou WhatsApp, por exemplo, deve considerar as exigências regulatórias e a possibilidade de manter registros auditáveis que permitam que a empresa comprove que a informação chegou ao destinatário.
Depois de escolher o meio, lembre-se de que a rastreabilidade depende da existência de comprovantes sobre cada comunicação realizada, logo, armazene informações de data, hora, canal utilizado e momento de entrega.
Dessa forma, o seu negócio gera um histórico de interação auditável que demonstra a postura da empresa diante do processo de envio.
É importante que todos os rastros de prova de recebimento fiquem centralizados para que, caso requeridos, a sua equipe tenha facilidade para acessar e demonstrar em eventuais auditorias.
Por isso, se destacam as soluções de envios com validade jurídica que disponibilizam um ambiente para a unificação do histórico de notificações, permitindo a localização ágil dos registros de interação.
No processo de estruturar as notificações com comprovação de entrega, a automação permite que a empresa programe envios multicanais com estratégia, a fim de aumentar as chances de contato sem comprometer a rastreabilidade da mensagem.
Somado a isso, a automação reduz a dependência de controles individuais para cada transmissão, já que as comunicações ficam pré-programadas e são executadas de acordo com a necessidade sinalizada.
A partir dessa abordagem, os contatos deixam de ser gerenciados em planilhas e passam a estar centralizados no mesmo local, garantindo que nenhum conteúdo seja enviado sem padronização e que todas as evidências de entrega sejam preservadas.
Logo, além de reduzir erros operacionais, isso permite que a empresa recupere rapidamente os logs de entrega e recebimento em situações de disputas judiciais, uma vez que a tecnologia torna a comprovação parte natural da interação.
Quanto mais estruturada é a sua rotina de envios, maior é a segurança jurídica da empresa para atestar a legitimidade das interações com os clientes, seja em mensagens de cobrança ou em notificações sensíveis.
Por isso, organizações que lidam com notificações de caráter regulatório e contratual têm cada vez mais motivos para revisar os seus processos e investir em mecanismos de rastreabilidade que as resguardam de questionamentos legais.
Nesse contexto, soluções como o WeSend AR ajudam negócios a estruturar envios protegidos e eficientes ao combinar multicanalidade e automação com registros auditáveis, centralizando evidências de entrega em um único ambiente.
Então, se você busca fortalecer os envios da sua companhia, clique aqui para conhecer o WeSend AR e veja como a plataforma simplifica o seu fluxo de comunicação com comprovação de entrega!
