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É comum que as operadoras precisem enviar mensagens de cobrança e notificações de sorteio aos cotistas. Diante disso, a comunicação digital nos consórcios se destaca por assegurar que o cliente seja contatado e garantir que a empresa tenha como comprovar o contato.
A importância desse cenário se evidencia ao considerarmos um aviso de exclusão de cotista inadimplente que o indivíduo afirme nunca ter recebido. Nesse caso, é fundamental que a administradora possa provar, para fins legais, que o enviou.
O problema é que muitas empresas ainda realizam envios sem os mecanismos de rastreabilidade e validação, o que aumenta o risco de disputas judiciais em casos como o mencionado e expõe o consórcio a questionamentos quanto à transparência com o usuário.
Pensando nessa realidade, siga a leitura e veja como estruturar uma comunicação comprovável com os cotistas e, se você ainda não faz envios digitais, confira como migrar para este meio, trazendo economia e eficiência para o seu negócio!
Por trás dessa pergunta existe, em geral, a preocupação de poder demonstrar um contato alinhado com a relação contratual e, por isso, ressaltamos que a jornada de notificações é a parte visível de como a organização conduz as relações.
Nesse entendimento, em disputas relacionadas à inadimplência, a comprovação da ciência do cotista tende a ser determinante para validar as medidas da administradora de consórcio, já que sem isso, uma exclusão da cota poderia ser vista como abuso de poder.
A partir desse cenário, para se comunicar com proteção no envio, é possível adotar o caminho tradicional, das cartas com AR, ou optar pelo e-mail com valor de prova, um meio que tem se destacado pela economia e a agilidade oferecidas às empresas.
Assim, quando o contato é resguardado por recursos que atestam a autenticidade do conteúdo enviado, o negócio é capaz de enfrentar questionamentos com segurança jurídica, o que mitiga a chance de multas e protege a relação com o cliente.
Se por um lado a transformação digital trouxe recursos que permitem às administradoras modernizar as suas notificações, por outro, muitos negócios ainda têm dúvidas sobre o quanto essa comunicação é de fato confiável e eficiente.
Diante disso, destacamos dois mecanismos de formalização das interações digitais que eliminam os riscos relacionados à comprovação de entrega:
O Carimbo é um selo que registra oficialmente a data e o horário em que um documento é assinado, gerando uma confirmação da existência e da autenticidade do conteúdo naquele momento.
Na prática, um contrato digital firmado com esse selo fica resguardado de questionamentos quanto a mudanças posteriores, porque caso fosse alterado, a validade do Carimbo se perderia.
Para as administradoras de consórcio, em comunicações que buscam renegociação contratual, esse recurso pode ser usado para auxiliar a provar o momento exato em que o cliente aceitou os novos termos da cota.
Outro recurso é o AR Digital, uma tecnologia que moderniza o tradicional AR dos Correios e permite alcançar o mesmo grau de formalização no meio virtual, em um envio que chega mais rápido ao destinatário.
Com isso, a administradora comprova que o cotista recebeu o conteúdo enviado e, em caso de dívida, demonstra que o indivíduo teve acesso ao aviso de inadimplência.
Graças a essa validação, a empresa assegura rastreabilidade na comunicação corporativa e mitiga o risco de litígios motivados por alegações de desconhecimento da dívida ou suposta má fé da gerência do consórcio.
Uma vez que a proteção jurídica se equipara ao envio tradicional em papel, um diferencial da digitalização é o ganho financeiro trazido para as empresas, já que as cartas costumam envolver custos elevados com impressão e logística operacional.
Nessa situação, quando consideramos uma administradora que envia um grande volume de comunicados mensais, os gastos com armazenamento de papel e transporte oneram o caixa da organização com recursos que já poderiam ser economizados.
Desse modo, quando as notificações são centralizadas no meio virtual, as empresas reduzem despesas que já não condizem com as demandas atuais e, ainda, ampliam a capacidade de se comunicar com os clientes com agilidade e segurança.
Além disso, enquanto os avisos físicos podem levar dias para serem entregues, os digitais são instantâneos e potencializados pelo uso de soluções que oferecem a migração do papel para o virtual sem burocracia, agilizando a chegada de comunicados sensíveis.
Logo, a modernização favorece a escalabilidade da operação, permitindo que as administradoras ampliem a carteira de clientes sem elevar proporcionalmente os custos, e também, reduz o tempo de espera para que o cotista receba a mensagem.
Em um setor onde as notificações relacionadas a renegociações e a exclusão de cotas podem gerar questionamentos futuros, a capacidade de comprovar cada interação é essencial para a proteção das administradoras.
Nesse contexto, a comunicação digital nos consórcios une agilidade e rastreabilidade para garantir que, ao mesmo tempo em que reduzem custos operacionais, as empresas também fortaleçam a prova de que o cotista foi devidamente informado.
Para dar suporte às empresas que buscam por modernização, o WeSend AR automatiza o envio de notificações digitais com recursos como o AR Digital e o Carimbo do Tempo, assegurando que a jornada de interação com o seu cliente seja ágil e protegida.
Quer entender como aplicar esse modelo na sua operação? Solicite uma demonstração e descubra como o WeSend AR pode ajudar a sua empresa a transformar a comunicação com os cotistas!
