Notificação de exclusão do consorciado: como automatizar

Quando um usuário do consórcio se torna inadimplente e essa condição se estende de forma duradoura, ainda que a administradora possa retirá-lo da possibilidade de ser contemplado, esse ato deve cumprir os requisitos legais do setor.

Nesse cenário, ressalta-se a necessidade de uma notificação de exclusão do consorciado, que é o comunicado que resguarda a empresa de questionamentos quanto à sua boa fé e que também a protege de ações judiciais por parte do ex-participante.

Por esse motivo, entender as normativas que amparam a administradora nesse processo e, junto disso, conhecer os meios que tornam o envio da mensagem efetivo são aspectos fundamentais para preservar a segurança jurídica dessa operação e garantir que o cliente em dívida não se mantenha vinculado à organização.

Pensando nisso, hoje vamos falar sobre como a sua companhia pode automatizar as notificações de exclusão do cliente inadimplente de forma ágil e legalmente protegida. Siga a leitura e confira!

O que é a notificação de exclusão de consorciado e o que a Lei diz

Trata-se da comunicação formal enviada ao participante com dívidas para informar que, em razão do descumprimento das obrigações previstas no contrato, ele poderá ser excluído do grupo de consórcio.

Nesse entendimento, a principal função da mensagem é assegurar que o indivíduo tenha ciência da situação, de modo a possibilitar a regularização da pendência antes de sua efetiva retirada do fundo conjunto.

Quanto ao respaldo legal dessa notificação, destaca-se a Lei nº 11.795/2008, que estabelece que a exclusão de um participante inadimplente só pode ocorrer mediante comunicado da situação e das consequências decorrentes da ausência de regularização.

Por essa razão, em um eventual questionamento administrativo, é importante que a administradora tenha condições de demonstrar que o consorciado foi efetivamente notificado e teve chances para regularizar a sua condição.

Quais são os requisitos formais de uma notificação válida

Para que a notificação de exclusão aconteça de modo a preservar os direitos da administradora e do cliente, os seguintes elementos devem estar presentes nocorpo da mensagem:

●     Identificação completa do consorciado.

●     Identificação do grupo e da cota de consórcio.

●     Descrição da situação de inadimplência.

●     Indicação das parcelas em aberto e dos respectivos valores.

●     Informação das consequências da não regularização.

●     Prazo para que o participante possa sanar a pendência, quando previsto contratualmente.

●     Indicação do canal de atendimento para tratativas.

Uma vez que essas informações já estão presentes na mensagem, a administradora também precisa se atentar ao meio de envio utilizado, já que a efetividade da comunicação depende da rapidez com que ela chega ao consorciado.

As cartas físicas, por exemplo, estão sujeitas a atrasos que podem fazer com que o participante tome conhecimento da situação apenas quando o prazo para regularização já se encerrou, elevando o risco de litígios entre o cliente e a companhia.

Por outro lado, nos canais digitais, a mensagem chega de forma imediata, reduzindo o intervalo entre a identificação da inadimplência e o recebimento da informação, fazendo com que esse processo seja mais ágil para o aviso de dívidas.

Diante disso, na maior parte dos casos, a automação contribui para que a administradora mantenha uma rotina de notificações mais eficiente, ao mesmo tempo em que mantém a condução das exclusões em conformidade com a Lei dos Consórcios.

Os riscos de uma notificação feita fora dos requisitos legais

Caso uma exclusão ocorra sem observar as normativas, os principais riscos aos quais a administradora fica vulnerável são as contestações administrativas e judiciais sobre a validade da retirada do cliente.

Imagine o contexto em que um indivíduo percebe-se excluído do grupo de consórcio de que fazia parte e, ao buscar em sua caixa de e-mails, verifica que a única mensagem que recebeu sobre este fato foi um aviso de exclusão automática.

Nessa situação, o participante poderia mover uma medida administrativa contra a empresa, exigindo a sua reintegração ao consórcio e, caso se sentisse ainda mais lesado, poderia entrar com um processo judicial pelo dano dos seus direitos.

Portanto, para preservar o seu caixa de eventuais multas e, paralelamente, a sua reputação no mercado, as administradoras devem evitar os riscos da comunicação com o consorciado, atentando-se ao modo e ao meio que escolhem para transmitir mensagens e garantindo que essas vias resguardem a proteção da empresa.

Como a automação aumenta a segurança jurídica do processo

Quanto maior éo grau de necessidade de programação manual que os envios da administrador atêm, maior é a quantidade de erros a que estão sujeitos, a exemplo das falhas de preenchimento e dos cálculos equivocados de prazo para regularização.

Por isso, aautomação das notificações tem se destacado por permitir que as companhias importem em poucos cliques os dados dos consorciados a serem notificados e queassim, os avisem de forma ágil sobre o estado da dívida e o tempo de pagamento.

Além disso, em soluções para o envio automatizado de notificações, as mensagens são enviadas com personalização e rastreabilidade, garantindo que as administradoras possam acompanhar o recebimento da mensagem por parte do consorciado.

Dessa maneira, junto da praticidade do envio, são gerados registros auditáveis que, em caso de questionamento, servem para que a empresa use a sua notificação digital com validade jurídica para comprovar que, antes de excluir o cliente do consórcio, o informou e lhe deu condições de renegociação da dívida.

A evolução das notificações no mercado de consórcios

Quanto maior é a presença da administradora no mercado de consórcios, cresce também a necessidade de contar com meios de comunicação eficientes, que contribuam para a mitigação de riscos jurídicos e para uma relação mais próxima com os clientes.

Nesse contexto, a digitalização tem ganhado destaque no envio de notificações, sejam as de exclusão do consorciado, sejam as de ofertas de produtos, porque eleva a agilidade com que a empresa fala com o seu público, mantendo a proteção dos registros.

Ainda assim, muitos gestores questionam-se sobre os impactos financeiros de substituir as cartas por envios digitais e, caso essa seja a sua dúvida, convidamos você a conferir o nosso conteúdo sobre o comparativo de ROI entre o envio físico e o digital.

No post, você encontra razões pelas quais cada vez mais empresas estão migrando as suas comunicações para o ambiente virtual e qual é a economia gerada por essa mudança.

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