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O papel ocupa um espaço relevante na rotina de muitas empresas, especialmente quando falamos na tramitação de contratos e no envio de cobranças. Assim, o custo da burocracia analógica para o cotidiano operacional ainda é pouco percebido por muitos gestores.
Contudo, processos físicos consomem recursos e oneram o tempo da equipe com tarefas repetitivas e pouco estratégicas, de modo que criam perdas contínuas que nem sempre são percebidas de forma clara pela controladoria financeira.
Por outro lado, no meio virtual, o fluxo de comunicação acontece de forma automatizada e integrada aos sistemas da empresa, demandando pouco gasto logístico para que diferentes documentos sejam enviados.
Dessa forma, a redução de custos com o envio digital é evidente, e por isso, hoje vamos falar sobre como essa modalidade substitui o envio físico de cartas e se consolida como uma estratégia para empresas que buscam economia.
Tem dúvidas sobre esse tema? Siga a leitura e confira como a tecnologia tem elevado o ROI do envio de documentos para empresas em todo Brasil!
Primeiramente, é preciso destacar um pensamento que ainda é comum em muitas partes do país, que diz respeito à comunicação em papel ser mais segura e ter maior valor do que os processos digitais de envio.
No entanto, essa concepção já não é mais verdadeira e, graças aos recursos atuais, os documentos digitais podem ter o mesmo valor que os documentos físicos. Então, por que a preferência pelo envio físico?
O controle sobre a logística de envio já trouxe a muitos gestores a sensação de proteção sobre o conteúdo compartilhado, o que é positivo. Apesar disso, perdeu-se de vista o quanto esses fatores se traduzem em uma estrutura de gastos pouco vantajosos.
Por exemplo, cada documento enviado fisicamente envolve:
Nessa ótica, quando a comunicação é recorrente, como em cobranças mensais, os valores de envio se acumulam e trazem à empresa custos ocultos relacionados aos Correios, que se transformam em uma despesa fixa devido ao volume de documentos.
Tal cenário merece ainda mais atenção quando pensamos no tempo de manuseio humano, que ocupa os trabalhadores com tarefas mecânicas como as impressões, enquanto poderiam estar investindo em atividades de maior valor estratégico.
Desse modo, em um contexto onde a digitalização é crescente e muitas empresas já utilizam as notificações digitais rastreáveis, a composição do custo do envio físico se torna cada vez menos produtiva para negócios que desejam escalabilidade.
O envio digital coloca fim às múltiplas despesas variáveis, já que a principal característica desse modelo é trabalhar com uma tarifa única. Assim, o custo é controlado e sempre alinhado à realidade financeira da empresa, que delimita até quanto está disposta a gastar com a comunicação.
A partir disso, há previsibilidade no envio de documentos, já que a automação de notificações torna possível que os negócios ampliem as suas operações sem investimentos elevados para garantir a segurança das mensagens.
Dessa maneira, imagine o contexto em que uma empresa envia cobranças recorrentes por seus serviços e, nesse ano, passará a atender 500 novos clientes.
Com o envio digital de boletos, a escalabilidade da atuação não implica em um aumento exagerado nos custos, já que a comunicação virtual não exige mais estrutura de armazenamento ou insumos como mais tinta para a impressora.
Sendo assim, a redução de custos com o envio digital passa a ser uma vantagem competitiva para as empresas, que usando recursos como o aviso de recebimento digital, garantem a mesma proteção que o envio físico de documentos, gastando menos.
Junto da segurança do envio, cabe ressaltar que os documentos digitais são entregues em poucos minutos, diferentemente dos físicos que podem levar dias.
Graças a essa possibilidade, as empresas percebem o tempo de resposta dos clientes reduzido e, ainda, em caso de cobranças, a redução do prazo de recebimento da fatura tende a trazer impactos positivos para o fluxo de caixa.
Somado a isso, nas situações de formalização contratual, a possibilidade de ter contato ágil com a minuta do contrato pode acelerar a negociação e tornar o contato entre as partes mais próximo, o que colabora para impulsionar o fechamento de acordos.
Logo, a agilidade proporcionada pela tecnologia, aliada à economia e à segurança jurídica embarcada em ferramentas de automação de envios digitais, como o WeSend AR, colabora para que cada vez mais empresas migrem do físico para o digital.
Assim, muitos negócios vivenciam um alto ROI no envio de documentos quando deixam a via analógica para utilizar um processo de envio que se baseia na tarifa única e que não onera a equipe da empresa com tarefas mecânicas.
Como vimos, a redução de custos com o envio digital, aliada à automação e à rastreabilidade, torna-se um diferencial competitivo para empresas que buscam controle financeiro e escalabilidade. Junto disso, com uma ferramenta moderna de envio você tem:
Então, se você deseja entender como o envio digital pode se encaixar na realidade do seu negócio, clique aqui para conhecer o WeSend AR na íntegra!
Aproveite e confira hoje mesmo como essa ferramenta impulsiona a sua comunicação empresarial, com menos custos e mais controle!
