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É comum que asoperadoras precisem enviar mensagens de cobrança e notificações de sorteio aoscotistas. Diante disso, a comunicação digital nos consórcios se destacapor assegurar que o cliente seja contatado e garantir que a empresa tenha comocomprovar o contato.
A importânciadesse cenário se evidencia ao considerarmos um aviso de exclusão de cotistainadimplente que o indivíduo afirme nunca ter recebido. Nesse caso, éfundamental que a administradora possa provar, para fins legais, que o enviou.
O problema éque muitas empresas ainda realizam envios sem os mecanismos derastreabilidade e validação, o que aumenta o risco de disputas judiciais emcasos como o mencionado e expõe o consórcio a questionamentos quanto àtransparência com o usuário.
Pensando nessarealidade, siga a leitura e veja como estruturar uma comunicação comprovávelcom os cotistas e, se você ainda não faz envios digitais, confira comomigrar para este meio, trazendo economia e eficiência para o seu negócio!
Por trás dessapergunta existe, em geral, a preocupação de poder demonstrar um contatoalinhado com a relação contratual e, por isso, ressaltamos que a jornada denotificações é a parte visível de como a organização conduz as relações.
Nesseentendimento, em disputas relacionadas à inadimplência, a comprovação daciência do cotista tende a ser determinante para validar as medidas da administradorade consórcio, já que sem isso, uma exclusão da cota poderia ser vista comoabuso de poder.
A partir dessecenário, para se comunicar com proteção no envio, é possível adotar o caminhotradicional, das cartas com AR, ou optar pelo e-mail com valor de prova, um meio que temse destacado pela economia e a agilidade oferecidas às empresas.
Assim, quandoo contato é resguardado por recursos que atestam a autenticidade do conteúdoenviado, o negócio é capaz de enfrentar questionamentos com segurançajurídica, o que mitiga a chance de multas e protege a relação com ocliente.
Se por um ladoa transformação digital trouxe recursos que permitem às administradorasmodernizar as suas notificações, por outro, muitos negócios ainda têm dúvidassobre o quanto essa comunicação é de fato confiável e eficiente.
Diante disso, destacamos dois mecanismos de formalizaçãodas interações digitais que eliminam os riscos relacionados à comprovação deentrega:
O Carimbo é um selo que registra oficialmente a data e o horário emque um documento é assinado, gerando uma confirmação da existência e daautenticidade do conteúdo naquele momento.
Na prática, um contrato digital firmado com esse selo fica resguardadode questionamentos quanto a mudanças posteriores, porque caso fosse alterado, avalidade do Carimbo se perderia.
Para as administradoras de consórcio, em comunicações que buscam renegociaçãocontratual, esse recurso pode ser usado para auxiliar a provar o momentoexato em que o cliente aceitou os novos termos da cota.
Outro recurso é o AR Digital, uma tecnologia que moderniza otradicional AR dos Correios e permite alcançar o mesmo grau de formalização nomeio virtual, em um envio que chega mais rápido ao destinatário.
Com isso, a administradora comprova que o cotista recebeu o conteúdoenviado e, em caso de dívida, demonstra que o indivíduo teve acesso ao aviso deinadimplência.
Graças a essa validação, a empresa assegura rastreabilidade na comunicação corporativae mitiga o risco de litígios motivados por alegações de desconhecimento dadívida ou suposta má fé da gerência do consórcio.
Uma vez que aproteção jurídica se equipara ao envio tradicional em papel, um diferencial dadigitalização é o ganho financeiro trazido para as empresas, já que as cartascostumam envolver custos elevados com impressão e logística operacional.
Nessasituação, quando consideramos uma administradora que envia um grande volume decomunicados mensais, os gastos com armazenamento de papel e transporte oneramo caixa da organização com recursos que já poderiam ser economizados.
Desse modo,quando as notificações são centralizadas no meio virtual, as empresas reduzemdespesas que já não condizem com as demandas atuais e, ainda, ampliam acapacidade de se comunicar com os clientes com agilidade e segurança.
Além disso,enquanto os avisos físicos podem levar dias para serem entregues, os digitaissão instantâneos e potencializados pelo uso de soluções que oferecem a migração do papel para o virtual sem burocracia,agilizando a chegada de comunicados sensíveis.
Logo, amodernização favorece a escalabilidade da operação, permitindo que asadministradoras ampliem a carteira de clientes sem elevar proporcionalmente oscustos, e também, reduz o tempo de espera para que o cotista receba a mensagem.
Em um setor ondeas notificações relacionadas a renegociações e a exclusão de cotas podem gerarquestionamentos futuros, a capacidade de comprovar cada interação é essencialpara a proteção das administradoras.
Nesse contexto, acomunicação digital nos consórcios une agilidade e rastreabilidade paragarantir que, ao mesmo tempo em que reduzem custos operacionais, as empresas também fortaleçam a prova de queo cotista foi devidamente informado.
Para dar suporteàs empresas que buscam por modernização, o WeSend AR automatiza o envio denotificações digitais com recursos como o AR Digital e o Carimbo do Tempo, assegurandoque a jornada de interação com o seu cliente seja ágil e protegida.
Quer entendercomo aplicar esse modelo na sua operação? Soliciteuma demonstração e descubra como o WeSend AR pode ajudar a suaempresa a transformar a comunicação com os cotistas!
