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E-mails relacionados a contratos, cobranças e solicitações de colaboradores são exemplos de comunicações que podem exigir uma trilha de auditoria para comprovar quando foram realizadas e quais informações foram encaminhadas
Contudo, como essas comunicações corporativas ocorrem com frequência, muitas empresas ainda não contam com recursos capazes de validar posteriormente os envios, mantendo-se expostas a contestações sobre a validade das mensagens.
Nesse cenário, ganha relevância o debate sobre o quanto cada organização consegue manter um histórico capaz de mostrar quando o envio ocorreu, para quem foi direcionado e qual foi o resultado da entrega.
Assim, a trilha de auditoria se destaca porque registra os eventos da comunicação e oferece mais segurança aos processos que dependem da comprovação de um contato. Quer entender como os registros auditáveis protegem o seu negócio? Siga a leitura!
Como o próprio nome sugere, a trilha de auditoria é um registro do caminho de todas as ações que se relacionam a determinada atividade e serve para permitir o acompanhamento de tudo o que ocorreu ao longo de sua execução.
A partir desse entendimento, no âmbito das comunicações corporativas, a trilha serve para reunir dados que permitem a reconstituição da trajetória de uma mensagem desde o envio até o momento em que o destinatário a recebe e abre.
Diante disso, cabe ressaltar que essa estrutura difere de um simples armazenamento de mensagem, porque oferece rastreabilidade às comunicações, com registros que contribuem para comprovar como os envios foram realizados.
Embora estejam relacionados, o rastreamento e a trilha de auditoria cumprem funções diferentes dentro das organizações, já que o primeiro oferece registros de envio de uma comunicação, mostrando, por exemplo, que chegou ao destinatário.
Em paralelo, a trilha de auditoria é mais abrangente por detalhar o histórico da comunicação, apontando remetente, horário de envio e se houve alguma alteração, de modo a oferecer elementos que atestam a integridade do processo.
Sendo assim, destaca-se que os dois recursos são complementares, uma vez que a comunicação tem maior robustez auditável quando rastreada, assegurando à empresa informações mais completas para comprovar a regularidade de seus procedimentos.
A rastreabilidade permite verificar o histórico de uma comunicação e isso se torna especialmente importante quando uma mensagem está relacionada a decisões que posteriormente podem ser questionadas por uma das partes.
Imagine, por exemplo, que uma empresa e um fornecedor concordem, por e-mail, em flexibilizar o pagamento de um contrato naquele mês, com a extensão do prazo por cinco dias.
O fornecedor responde à mensagem concordando com a alteração, mas, depois, o contesta e afirma que não é possível confirmar a identidade de quem enviou e comprovar que a comunicação partiu de quem tinha autoridade para aprovar a mudança.
Nesse cenário, é somente se a organização dispõe de rastreabilidade nos envios que poderá, via trilha de auditoria, consultar os eventos associados à comunicação e verificar informações como data, horário, destinatário e situação da entrega.
No mesmo caso, se o comunicado se deu via notificação com comprovação de entrega, é acrescentado ao histórico um registro capaz de demonstrar que a mensagem foi encaminhada e entregue ao destinatário indicado.
Logo, a importância da rastreabilidade está na possibilidade de reconstituir uma comunicação quando ela é questionada, já que, em vez de depender apenas da confirmação dos envolvidos, a empresa dispõe de registros que sustentam a comunicação realizada.
Com vistas a garantir o compliance corporativo, alguns envios precisam ser acompanhados de registros que permitam demonstrar como e por que foram realizados, isso inclui, por exemplo, as comunicações do RH.
Para ilustrar essa necessidade, considere o caso de um funcionário que solicite férias ao RH com menos de 30 dias de antecedência e, via e-mail, o pedido é negado porque não atende ao prazo estabelecido.
Nessa situação, se posteriormente houver um questionamento sobre a não liberação das férias, a segurança nos envios do RH só se garantirá se a empresa conseguir comprovar que a mensagem de recusa incluía também o motivo de não liberação.
Caso a organização não tivesse um histórico para demonstrar a conformidade da comunicação, o RH poderia ter dificuldades para comprovar que analisou a solicitação e notificou a decisão de acordo com os procedimentos legais aplicáveis.
Portanto, as comunicações que formalizam orientações e obrigações tendem a exigir maior rastreabilidade e, além das solicitações de férias, vale incluir:
● Avisos de vencimento e cobrança
● Notificações de reajustes contratuais
● Comunicações sobre alterações de condições contratuais
● Notificações de descumprimento de obrigações
● Avisos de prazos para cumprimento de exigências
Dada a importância da trilha de auditoria que assegura a rastreabilidade dos envios, precisamos destacar que a utilidade desta trilha depende da qualidade dos dados registrados. Por isso, a segurança da estrutura depende de informações como:
● Remetente e destinatário
● Data e horário do envio
● Conteúdo enviado
● Canal utilizado
● Status da entrega
● Acesso/ Interação
● Falhas e reenvios
● Alterações realizadas
Diante dessas definições, vale mencionar que quanto mais completos forem esses registros, mais dados a empresa terá para afirmar a adequação das suas comunicações diante de auditorias.
Para estruturar um histórico que permita verificar o que aconteceu com cada comunicação e recuperar informações relevantes quando necessário, é importante que alguns passos sejam seguidos a fim de garantir a segurança desse procedimento:
Comece identificando as comunicações que possuem maior relevância para a operação, como cobranças e documentos contratuais, que podem exigir um nível maior de rastreabilidade.
A partir dessa análise, estabeleça critérios conforme o risco e a finalidade de cada envio, direcionando maior controle para os fluxos em que a existência de evidências pode ser necessária.
Depois de determinar quais comunicações devem fazer parte da trilha, estabeleça quais acontecimentos precisam ser registrados, já que, além do envio, pode ser relevante apontar dados de entrega e, quando houver, de alteração de informações.
Delimite os dados que devem acompanhar cada comunicação e mantenha esse padrão ao longo dos diferentes envios, incluindo informações como remetente, destinatário, data e hora, conteúdo e, se houver, documento associado.
A padronização facilita a consulta porque as informações seguem uma estrutura comum para qualquer volume de mensagens processado, o que torna a análise mais objetiva quando a empresa precisa comprovar determinado evento.
Faça com que os próprios sistemas registrem os eventos relacionados às comunicações durante a execução da atividade, formando a trilha de auditoria à medida que as ações acontecem e sem depender do registro posterior por parte de um profissional.
Para isso, a automação pode ser usada porque permite registrar de forma sistemática eventos como envio, entrega, falhas e reenvio, o que dispensa intervenções manuais e reduz a possibilidade de lacunas no histórico.
Proteja os registros contra alterações que possam comprometer a sua confiabilidade, estabelecendo mecanismos capazes de preservar a integridade das informações e identificar eventuais modificações realizadas.
Com essa proteção, a trilha mantém o seu valor como evidência caso o negócio precise comprovar a realização de uma comunicação, garantindo maior segurança na verificação dos fatos registrados.
Estabeleça quais profissionais podem consultar e modificar os registros, aplicando permissões compatíveis com cada função para ter rastreabilidade sobre quem teve acesso às informações e quais ações foram realizadas.
Além disso, também estipule o tempo em que cada registro permanecerá disponível, considerando a finalidade e as exigências contratuais aplicáveis, de modo a assegurar que os dados só estejam acessíveis no período necessário.
Um dos principais erros que compromete as trilhas de auditoria é o armazenamento disperso das informações, que impede a confirmação de qual versão foi enviada e tornam imprecisos os registros de data e hora de cada evento da mensagem.
Por isso, cada vez mais organizações buscam por ambientes digitais que permitam a integração dos registros, com vistas a atender o que estipula a LGPD na comunicação e preservar as condutas de acesso e manipulação de dados sensíveis.
Nessa ótica, tal cuidado ganha mais importância quando diferentes profissionais têm acesso à trilha, pois uma falha de segurança pode expor os dados e transformar um registro criado para oferecer segurança em uma fonte de exposição indevida.
Além disso, a possibilidade de alterações sem o devido registro dificulta a compreensão doque ocorreu e cria lacunas sobre o histórico da trilha, sendo este um equívoco que com frequência compromete a confiabilidade da comunicação corporativa.
Atualmente, soluções modernas de envios digitais permitem incorporar a rastreabilidade dos eventos à própria execução das comunicações, com recursos que tornam a trilha de auditoria mais completa, como:
● Validade jurídica das evidências: disponibiliza registros capazes de atribuir valor legal às condições de uma comunicação em situações de contestação.
● Autenticidade e inviolabilidade do conteúdo: utiliza mecanismos que preservam a integridade das informações e permitem verificar se o conteúdo registrado corresponde ao que foi efetivamente enviado.
● Selos ICP-Brasil: permite a aplicação ágil de selos digitais aos envios, adicionando elementos que contribuem para a autenticidade das comunicações.
● Registro único e integrado: concentra as informações de cada comunicação no mesmo ambiente, facilitando a recuperação dos dados e evitando a dispersão entre diferentes sistemas.
● Criptografia dos dados: protege as informações armazenadas contra acessos indevidos e contribui para preservar a confidencialidade dos dados que compõem a trilha.
● Armazenamento em nuvem: mantém os registros disponíveis em uma estrutura centralizada, permitindo consultar as evidências sem depender de controles manuais ou presença física na empresa.
Reunidos esses recursos, torna-se claro que a tecnologia passa a atuar como uma aliada na proteção da empresa, ao transformar os registros das comunicações em evidências organizadas que podem ser consultadas e utilizadas sempre que for necessário.
A trilha de auditoria permite que a empresa preserve informações sobre o histórico das suas comunicações e encontre evidências quando precisar comprovar como um envio foi realizado.
Nesse cenário, tal cuidado se torna ainda mais importante à medida que as comunicações envolvem documentos sensíveis, já que a proteção da empresa também depende da segurança dessas informações durante a transmissão.
Então, se você deseja entender como reduzir riscos nesses compartilhamentos, confira o conteúdo “Como garantir a segurança do envio de documentos”, e veja como resguardar esses materiais!
