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Atualmente, é crescente o envio de documentos por e-mail, visto a popularização das ferramentas digitais que automatizam o disparo de mensagens - de modo a torná-lo mais seguro e personalizado para os clientes.
Nesse cenário, muitas pessoas ainda se perguntam sobre como as cartas registradas garantem proteção para as informações enviadas e, ainda, proporcionam rastreabilidade para o remetente.
Por isso, no blog post de hoje você encontra tudo o que precisa saber sobre o envio da carta registrada: o que é, como enviar, quando utilizar, quanto custa e muito mais! Siga a leitura e tire todas as suas dúvidas!
A carta registrada é uma correspondência que se envia acompanhada de um código de rastreamento. Tal documento de mensagem é enviado por plataformas eletrônicas e é uma alternativa aos Correios na hora de enviar conteúdos importantes.
Em geral, a forma de garantir rastreabilidade utilizada é o Carimbo do Tempo, firmado pela segurança da chave ICP Brasil. Assim, a partir desse recurso, é possível rastrear a data e hora de todos os eventos da mensagem (envio, recebimento, abertura e cliques para downloads).
Recomenda-se que a carta rastreável seja enviada sempre que o remetente precisa enviar para o destinatário:
Por exemplo, imagine que a sua empresa precisa efetuar uma série de disparos de mensagens de cobrança e, considere, ainda, que essas mensagens são as últimas tentativas de comunicação antes que seja iniciado um processo judicial de cobrança.
Nessa situação, se faz essencial que o remetente tenha a garantia de que os destinatários estão recebendo e visualizando as mensagens, uma vez que, do contrário, a inadimplência pode ser alegada em razão do não recebimento de faturas.
Por isso, para fins de validade jurídica e comprovação de envio, esse é um caso onde a carta registrada é recomendada a ser utilizada.
Para enviar uma carta registrada, existem algumas vias possíveis. Por via física, que seriam os Correios, é preciso que a carta seja envelopada em um material com dimensões específicas, de acordo com o que é indicado pelos Correios.
Já em envios digitais, a carta registrada pode ser disparada por plataformas eletrônicas, que proporcionam inteligência em comunicação e tornam facilitada a adição de uma chave de segurança (como o Carimbo do Tempo) aos envios.
Para o disparo de informações diferenciadas, são algumas as vantagens que precisam ser consideradas quando se trata de usar cartas que têm rastreio na jornada de comunicação. Assim, acompanhar todo o trajeto da sua mensagem até o destinatário tem dentre os benefícios:
Você consegue garantir que a outra parte irá receber a mensagem enviada e, também, em qual horário se dará o recebimento e a abertura do material. Isso proporciona uma boa noção sobre a qualidade da comunicação, já que é possível medir o quanto o seu destinatário responde às mensagens que recebe.
Um dos grandes riscos ao enviar informações importantes via Correios ou a partir de vias digitais é o vazamento de dados sensíveis. Adicionando aos envios a chave de segurança, esses problemas são eliminados e é assegurado que as suas mensagens terão um trajeto protegido até as mãos do destinatário.
Apostando na proteção dos envios, a sua empresa também fica livre de qualquer problema judicial envolvendo o extravio de documentos ou o vazamento de informações.
Isso, além de garantir tranquilidade para a sua equipe, também reforça para o mercado a confiabilidade dos seus envios.
Agora que você já sabe os pontos mais importantes sobre carta registrada, continue aprendendo a como deixar as suas mensagens mais relevantes para quem as recebe. Outro fator importante da comunicação é a capacidade que os seus envios têm de se mostrar realmente relevantes para o destinatário.
Veja as principais dicas dos nossos especialistas sobre inteligência em comunicação com o público!
