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A efetividade da gestão de cobranças merece destaque enquanto uma característica essencial em negócios que têm sucesso no planejamento e no desempenho da área financeira.
Tal fato é explicado porque, quanto mais ágeis são as ações de recolhimento de débitos, melhor é a administração de entradas e saídas de recursos e, logo, melhor é o direcionamento de investimentos.
Nesse cenário, uma ferramenta valiosa na hora de cobrar é a carta de cobrança, que quando elaborada com estratégia e cuidado, mostra-se bastante efetiva para recuperar valores em atraso.
Então, neste blog post, exploraremos tudo o que você precisa saber sobre cartas de cobrança e, no final, traremos modelos eficazes de mensagens.
Conheça, ainda, uma solução inovadora para otimizar esse processo: a cobrança automatizada!
A carta de cobrança é um documento formal enviado a um cliente inadimplente, comunicando sobre uma pendência financeira a fim de solicitar a regularização da situação. Nessa ótica, são apresentados em carta dados como: data de vencimento da fatura, valor em aberto e, em alguns casos, propostas de negociação.
Sendo assim, o escrito trata-se de uma ferramenta de comunicação fundamental para manter um vínculo conciliador com os clientes, mesmo em situações desfavoráveis.
Sempre que houver atraso no pagamento por parte do cliente. Considerando-se que tal situação seja infelizmente comum, uma solução para otimizar esse processo é a cobrança automatizada, que proporciona agilidade e eficiência na hora de desenvolver mensagens personalizadas.
Além disso, automatizar o envio de notificações pode fazer toda a diferença na recuperação de valores, uma vez que a empresa ganha rastreabilidade para toda a comunicação. Assim, em caso de problemas judiciais, tem-se como comprovar o contato com o cliente inadimplente.
Logo, a hora certa de automatizar as suas cobranças é aquela em que o seu negócio precisa de um processo mais eficiente para recolher débitos, de modo a aumentar a quantidade de mensagens enviadas por tempo e reduzir gastos com Correios e AR Digital.
Agora que você já entende melhor sobre o que é o texto de cobrança, veja 4 práticas essenciais para garantir que o contato seja conciliador e benéfico para as duas partes:
Ao redigir uma carta de cobrança, é relevante manter um tom educado e profissional. Nessa ótica, a abordagem deve ser assertiva e nunca agressiva. Lembre-se: além de cobrar, você precisa preservar o relacionamento com o cliente.
A personalização é a chave para o sucesso. Explorar soluções automatizadas, é o que leva o seu negócio a cobrar clientes inadimplentes de forma personalizada, demonstrando cuidado de modo a elevar significativamente a eficácia do processo.
Entenda que imprevistos podem ocorrer. Em geral, ninguém gosta de estar devendo. Por isso, demonstrar empatia na carta de cobrança mostra que você compreende a situação e deseja encontrar um acordo. Assim, é incentivada uma resposta positiva por parte do cliente.
Ofereça opções flexíveis de pagamento. Em certos momentos econômicos é comum que os débitos cresçam. Portanto, negociar prazos e condições pode ser a chave para resolver a pendência de forma amigável.
Existem diversas formas de elaborar as suas mensagens de cobrança, principalmente porque o tom de fala vai depender de como a sua empresa se comunica e, também, de qual é a duração da inadimplência.
Em geral, percebemos que estes 3 modelos atendem bem às necessidades das organizações:
[Seu Nome]
[Sua Empresa]
[Seu Endereço]
[Data]
Prezado (a) [Nome do Cliente],
Esperamos que este comunicado o encontre bem. Estamos entrando em contato para lembrá-lo sobre a pendência financeira referente à fatura [número da fatura] vencida em [data de vencimento].
Entendemos que imprevistos podem ocorrer, e estamos dispostos a colaborar para encontrar uma solução que atenda às suas necessidades. Por favor, entre em contato conosco até [nova data limite] para discutirmos opções de pagamento flexíveis.
Agradecemos pela sua atenção e colaboração.
Atenciosamente,
[Seu Nome]
[Sua Empresa]
[Seu Nome]
[Sua Empresa]
[Seu Endereço]
[Data]
Prezado(a) [Nome do Cliente],
Esperamos que este comunicado o encontre bem. Conforme verificamos em nossos registros, a sua conta apresenta um débito referente à fatura de [número da fatura] vencida em [data de vencimento].
Solicitamos a regularização do pagamento até [nova data limite]. O detalhamento da dívida está anexo a esta carta para sua referência.
Ficamos à disposição para esclarecer qualquer dúvida e discutir opções de pagamento.
Atenciosamente,
[Seu Nome]
[Sua Empresa]
[Seu Nome]
[Sua Empresa]
[Seu Endereço]
[Data]
Prezado(a) [Nome do Cliente],
Gostaríamos de lembrar gentilmente sobre a pendência financeira referente à fatura de [número da fatura] vencida em [data de vencimento]. Sabemos que imprevistos podem ocorrer, e estamos aqui para ajudar.
Para incentivar a regularização, oferecemos um desconto de [percentual de desconto] para pagamentos realizados até [nova data limite]. Aproveite esta oportunidade para resolver a situação de forma vantajosa.
Agradecemos pela sua atenção e esperamos contar com a sua colaboração.
Atenciosamente,
[Seu Nome]
[Sua Empresa]
Uma gestão eficaz de cobranças é o que garante índices expressivos de redução da inadimplência.
Como vimos, ao adotar práticas inteligentes e utilizar tecnologias inovadoras, como a cobrança automatizada multicanal, as empresas podem garantir não apenas o recebimento de valores em atraso, mas também a preservação de relacionamentos valiosos com os clientes.
Isso porque com uma abordagem estratégica somada a soluções modernas, como a cobrança automatizada, as empresas podem transformar um desafio financeiro em uma oportunidade de fortalecer laços. Assim, a equipe promove a sustentabilidade financeira e o crescimento contínuo do negócio a partir de boas interações.
Quer saber mais sobre o universo das cobranças automatizadas? Conheça a solução responsável pelo envio de mais de 200 milhões de documentos nos últimos 5 anos!
