As impressoras já são itens cruciais para qualquer empresa. Talvez por isso, muitos negócios nem imaginam o quanto gastam com impressoras, ou mesmo que é possível reduzir esse custo de impressão com soluções simples e inovadoras. 

O primeiro passo, claro, é identificar exatamente o quanto a sua empresa gasta com impressão, ainda hoje. E acredite, pode ser que esteja saindo muito mais dinheiro para isso do que você imagina, principalmente se você lida com um grande volume de impressão. 

Quer descobrir como fazer o cálculo e identificar o custo de impressão do seu negócio? Nos acompanhe neste artigo e confira!

Por que sua empresa precisa saber dos custos de impressão? 

Muitos negócios perdem milhares de reais, todos os anos, por causa do seu parque de impressão. E quando falamos "perdem", estamos querendo dizer exatamente isso: muitos detalhes pequenos reduzem a ineficiência das impressoras e fazem a empresa gastar muito mais do que deveria. 

Reduzir custos é importante, não só para garantir que a sua empresa gaste menos, mas também para potencializar sua lucratividade. Afinal, se você gasta menos com impressão, pode direcionar esse valor em investimentos úteis e aumentar o crescimento da empresa. 

E a verdade é que muitas empresas gastam mais do que deveriam com impressão, simplesmente porque não fazem uma gestão de acompanhamento de todos os custos e etapas do processo. No próximo tópico, confira nossas dicas para sua empresa sair desse grupo e conquistar autonomia!     

Como calcular os custos de impressão? 

Se você acha que calcular os custos de impressão exige apenas contabilizar os gastos com toners e papel, por exemplo, está muito enganado. O processo precisa levar em consideração tudo o que é gasto para manter o parque de impressão funcionando. 

Reduzir os custos de verdade também vai exigir comprometimento de toda a equipe e um conhecimento profundo sobre todos os detalhes do parque de impressão da empresa. Um desses detalhes é o custo de impressão por folha, que é um dado que sua empresa pode ter depois de contabilizar todos os custos. 

Com esse dado em mãos, é possível tomar decisões melhores, que guiem a empresa para a economia. Abaixo, confira alguns dos pontos que precisam ser avaliados pela empresa na hora de calcular esse valor! 

Materiais consumíveis 

Os insumos de impressão são alguns dos mais utilizados pela empresa, ainda mais se ela lida com grande volume de impressão de documentos, dados variáveis ou outros. E esse custo, precisa ser contabilizado de forma completa, levando em consideração todo o valor investido para a compra de toners e papéis. 

Caso você não compre esses materiais todos os meses, o melhor que pode fazer é contabilizar exatamente quantas folhas de papel e toners foram usados durante o mês. Depois, pode dividir o custo geral da compra de insumos pela quantidade de meses que levou para consumir todo o material. 

Mas, cuidado: como já indicamos, esse ainda não é o valor total do custo de impressão por folha. Leve em consideração também os próximos pontos. 

Atualização do parque de impressão 

Impressão de qualidade exige bons equipamentos e, não, eles não são nada baratos. O maior problema é que a vida útil das impressoras não costuma ser muito alto, e a depreciação do parque de impressão é um problema que atinge todas as empresas. 

Em outras palavras: todo o valor que a sua empresa gastou com os equipamentos do parque de impressão vai ser jogado fora após o seu período de uso. Você não vai conseguir vendê-los e receber a mesma parcela que investiu. Em contrapartida, vai precisar gastar ainda mais com os novos equipamentos. 

Esse custo precisa ser avaliado com cuidado pela empresa. Se o seu negócio costuma trocar o parque de impressão a cada 2 anos, por exemplo, é preciso que você leve em consideração o valor investido nos equipamentos e inclua isso no cálculo dos gastos mensais com impressão. 

No caso que indicamos, o valor total investido na impressora seria dividido por 24 meses, que foi o período em que o equipamento foi utilizado.

Estoque 

O grande problema das empresas que lidam com um grande volume de impressão é que os custos com estoque de materiais consumíveis não se resumem apenas ao valor investido nos insumos. É necessário muito espaço para abrigar esses materiais e isso pode representar um custo a mais para a empresa. Coloque esse valor no seu cálculo também. 

Após obter os gastos de cada um desses pontos que indicamos, você pode somar os valores e dividir pelo número de páginas que são impressas todos os meses. Dessa forma, você consegue o custo de impressão por página e pode ter um parâmetro de avaliação de soluções de melhor custo benefício. 

Está pronto para fazer o cálculo dos custos de impressão da sua empresa? Se você gostou das dicas e quer entender como economizar, confira agora nosso artigo sobre como reduzir os gastos com impressão!

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