Os gastos com impressão podem se tornar um grande problema, principalmente quando a empresa não mantém algum tipo de controle no parque de impressão. Os riscos incluem diversos processos, desde a subutilização de equipamentos até o desperdício de insumos de impressão. 

A principal solução é investir em uma gestão de impressão eficiente, propondo metas e soluções que funcionem bem para a empresa. O objetivo não é só economizar, mas também otimizar completamente o parque de impressão e garantir uma qualidade melhor, com menos custos! 

E isso pode ser possível se você seguir algumas dicas simples, mas extremamente práticas, que garantem um bom gerenciamento do parque de impressão. Quer melhorar a eficiência das impressões de sua empresa e gastar bem menos no processo? Nos acompanhe neste artigo e confira nossas dicas! 

O que é gestão de impressão? 

Primeiro, talvez o mais importante seja entender o que é, afinal, uma gestão de impressão. Esse é um tipo de serviço terceirizado que visa administrar de forma eficiente as impressões de uma empresa. 

Vale a pena diferenciar, aqui, o que é uma gestão de impressão e um gerenciamento de impressoras. Apesar dos termos serem parecidos, se referem a coisas bem diferentes: enquanto a gestão de impressão está preocupada em controlar completamente o processo de impressão de uma empresa, propondo soluções para a redução de custos, o gerenciamento de impressoras monitora, apenas, as impressoras e os insumos de impressão. 

Apesar de parecer simples, a gestão é um processo complexo e que pode, sim, trazer grandes resultados em economia para a empresa. Uma gestão bem feita pode proporcionar uma redução de custos de 30% ou até mais. 

Logo abaixo, confira algumas das melhores práticas da gestão de impressão e como ela gera resultados tão grandes em redução de custos! 

Quais as melhores práticas de gestão de impressão? 

Toda empresa que quer eficiência em seus processos internos, precisa investir em algum nível de gestão de impressão. E não à toa: sem o controle devido, é possível que o dinheiro esteja escoando de sua empresa por causa de impressões de documentos desnecessários, impressões feitas por motivos pessoais por funcionários e outros fatores. 

É por isso que um dos principais passos do bom gerenciamento de impressão é, justamente, o ato de criar relatórios que verifiquem todos os processos de impressão dentro da empresa. Abaixo, confira alguns desses passos e como eles funcionam! 

1. Avaliar a necessidade de impressão da empresa e ter uma meta 

O grande passo de uma gestão eficiente é contabilizar a real necessidade de impressão da empresa. Quantos documentos oficiais precisam ser impressos durante o mês? Existe algum tipo de período em que a demanda de impressão é maior? Quais os departamentos da empresa que mais precisam de impressão? 

Contabilizar isso tudo pode parecer difícil no início, mas é fundamental para que a empresa consiga manter o verdadeiro controle sobre seu parque de impressão. Durante esse processo, também é possível que a empresa identifique que precisa de outras soluções, para reduzir custos sem diminuir a qualidade de impressão. 

2. Criar uma estratégia de impressão 

Se você já tem no papel a quantidade de impressões que precisa fazer durante um mês, traçar estratégias se torna muito mais prático - e também é um passo crucial para a redução de custos. É durante esse processo que você identificará, como já dissemos brevemente, possíveis soluções para baratear ainda mais a impressão. 

Uma boa estratégia de impressão também deve ter contabilizado todos os gastos com impressão que a empresa terá durante o mês, separando os valores que serão usados para a compra de insumos e manutenção, por exemplo. Em casos de terceirização completa do parque de impressão, uma estratégia continua sendo fundamental, podendo levar em consideração metas da empresa e outros objetivos. 

3. Fazer a otimização do parque de impressão 

Durante esse tipo de gestão, talvez você identifique que não precisa de tantas impressoras assim, ou ainda, que precisa de ainda mais equipamentos para manter a demanda de impressões do mês. Saber disso é importante, porque pode ser que você esteja gastando mais dinheiro do que deveria em material e insumos.

O ideal é que você mantenha o mínimo de equipamentos possível, mantendo o máximo de eficiência. Isso significa investir em impressoras mais caras, mas que também entregam uma qualidade maior de impressão e de forma mais rápida.  

4. Terceirizar alta carga de impressão 

No tópico anterior, você viu que otimizar o parque de impressão de sua empresa é importante. Nesse processo, é possível que você identifique, também, que é muito mais barato terceirizar uma alta carga de impressão, mantendo qualidade e rapidez nesse processo, do que tentar atender esse tipo de demanda dentro de sua própria empresa. 

Isso, por alguns motivos simples: primeiro que impressoras que oferecem rapidez em impressão e qualidade ao mesmo tempo, são equipamentos caros tanto na hora de comprar, quanto na hora de realizar manutenção. 

Terceirizar a impressão com empresas profissionais, garante que você terá uma entrega muito mais rápida do material que precisa ser impresso em uma qualidade maior. A CTD, por exemplo, tem alguns dos equipamentos mais caros do país e consegue imprimir cerca de 2 milhões de documentos em apenas 48 horas. 

E então, o que você achou dessas práticas da gestão de impressão? Elas certamente são fundamentais para a redução de custos de sua empresa! Se você gostou das dicas e quer saber ainda mais sobre gerenciamento de impressões e economia para empresas, nos acompanhe nas redes sociais e no blog e confira muito mais conteúdo!

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