Os gastos com impressão podem se tornar um grande problema, principalmente quando a empresa não mantém algum tipo de controle no parque de impressão. Os riscos incluem diversos processos, desde a subutilização de equipamentos até o desperdício de insumos de impressão.
A principal solução é investir em uma gestão de impressão eficiente, propondo metas e soluções que funcionem bem para a empresa. O objetivo não é só economizar, mas também otimizar completamente o parque de impressão e garantir uma qualidade melhor, com menos custos!
E isso pode ser possível se você seguir algumas dicas simples, mas extremamente práticas, que garantem um bom gerenciamento do parque de impressão. Quer melhorar a eficiência das impressões de sua empresa e gastar bem menos no processo? Nos acompanhe neste artigo e confira nossas dicas!
Primeiro, talvez o mais importante seja entender o que é, afinal, uma gestão de impressão. Esse é um tipo de serviço terceirizado que visa administrar de forma eficiente as impressões de uma empresa.
Vale a pena diferenciar, aqui, o que é uma gestão de impressão e um gerenciamento de impressoras. Apesar dos termos serem parecidos, se referem a coisas bem diferentes: enquanto a gestão de impressão está preocupada em controlar completamente o processo de impressão de uma empresa, propondo soluções para a redução de custos, o gerenciamento de impressoras monitora, apenas, as impressoras e os insumos de impressão.
Apesar de parecer simples, a gestão é um processo complexo e que pode, sim, trazer grandes resultados em economia para a empresa. Uma gestão bem feita pode proporcionar uma redução de custos de 30% ou até mais.
Logo abaixo, confira algumas das melhores práticas da gestão de impressão e como ela gera resultados tão grandes em redução de custos!
Toda empresa que quer eficiência em seus processos internos, precisa investir em algum nível de gestão de impressão. E não à toa: sem o controle devido, é possível que o dinheiro esteja escoando de sua empresa por causa de impressões de documentos desnecessários, impressões feitas por motivos pessoais por funcionários e outros fatores.
É por isso que um dos principais passos do bom gerenciamento de impressão é, justamente, o ato de criar relatórios que verifiquem todos os processos de impressão dentro da empresa. Abaixo, confira alguns desses passos e como eles funcionam!
O grande passo de uma gestão eficiente é contabilizar a real necessidade de impressão da empresa. Quantos documentos oficiais precisam ser impressos durante o mês? Existe algum tipo de período em que a demanda de impressão é maior? Quais os departamentos da empresa que mais precisam de impressão?
Contabilizar isso tudo pode parecer difícil no início, mas é fundamental para que a empresa consiga manter o verdadeiro controle sobre seu parque de impressão. Durante esse processo, também é possível que a empresa identifique que precisa de outras soluções, para reduzir custos sem diminuir a qualidade de impressão.
Se você já tem no papel a quantidade de impressões que precisa fazer durante um mês, traçar estratégias se torna muito mais prático - e também é um passo crucial para a redução de custos. É durante esse processo que você identificará, como já dissemos brevemente, possíveis soluções para baratear ainda mais a impressão.
Uma boa estratégia de impressão também deve ter contabilizado todos os gastos com impressão que a empresa terá durante o mês, separando os valores que serão usados para a compra de insumos e manutenção, por exemplo. Em casos de terceirização completa do parque de impressão, uma estratégia continua sendo fundamental, podendo levar em consideração metas da empresa e outros objetivos.
Durante esse tipo de gestão, talvez você identifique que não precisa de tantas impressoras assim, ou ainda, que precisa de ainda mais equipamentos para manter a demanda de impressões do mês. Saber disso é importante, porque pode ser que você esteja gastando mais dinheiro do que deveria em material e insumos.
O ideal é que você mantenha o mínimo de equipamentos possível, mantendo o máximo de eficiência. Isso significa investir em impressoras mais caras, mas que também entregam uma qualidade maior de impressão e de forma mais rápida.
No tópico anterior, você viu que otimizar o parque de impressão de sua empresa é importante. Nesse processo, é possível que você identifique, também, que é muito mais barato terceirizar uma alta carga de impressão, mantendo qualidade e rapidez nesse processo, do que tentar atender esse tipo de demanda dentro de sua própria empresa.
Isso, por alguns motivos simples: primeiro que impressoras que oferecem rapidez em impressão e qualidade ao mesmo tempo, são equipamentos caros tanto na hora de comprar, quanto na hora de realizar manutenção.
Terceirizar a impressão com empresas profissionais, garante que você terá uma entrega muito mais rápida do material que precisa ser impresso em uma qualidade maior. A CTD, por exemplo, tem alguns dos equipamentos mais caros do país e consegue imprimir cerca de 2 milhões de documentos em apenas 48 horas.
E então, o que você achou dessas práticas da gestão de impressão? Elas certamente são fundamentais para a redução de custos de sua empresa! Se você gostou das dicas e quer saber ainda mais sobre gerenciamento de impressões e economia para empresas, nos acompanhe nas redes sociais e no blog e confira muito mais conteúdo!
