A carga de documentos impressos em uma empresa pode ser bem grande e gerar gastos imensos no fim do mês. Não à toa, um dos maiores desejos de muitas empresas é reduzir os custos com impressão e tornar todo o processo muito mais vantajoso e barato para o negócio. 

O grande desafio é: como fazer isso sem perder a qualidade nas impressões importantes para o negócio? Não há um segredo absoluto e economizar nisso pode depender de diversos fatores, mas podemos contar para você algumas das dicas mais importantes. 

Quer descobrir como economizar com as impressões da empresa e tornar o seu parque de impressão muito mais eficiente? Nos acompanhe neste artigo e confira algumas das dicas mais importantes para começar a aplicar já.  

Como reduzir custos com impressão na empresa? 

Reduzir custos com impressão na empresa nem sempre é fácil, mas alguns pontos podem melhorar a gestão e, por consequência, gerar economia. Mas, para isso, é crucial que o negócio invista no primeiro grande passo: planejamento e monitoramento

A verdade é que muitas empresas gastam ainda mais com impressão do que imaginam, mas, por não ter um monitoramento, não sabem disso. Além do mais, para garantir a eficiência de qualquer método para reduzir custos, esse acompanhamento é necessário. 

Mas, afinal, como começar, de fato, a economizar com impressões na empresa? Abaixo, confira pelo menos 5 passos que podem ajudar o seu negócio a aumentar o controle sobre o parque de impressão e reduzir os custos. 

1. Faça uma avaliação sobre a necessidade de impressão da empresa

Como já dissemos, o planejamento é um dos grandes segredos para reduzir os custos com impressão nas empresas. E uma das melhores maneiras de começar esse planejamento com o pé direito é fazer uma avaliação completa sobre as necessidades de impressão da empresa. 

Essa avaliação pode parecer um trabalho complicado e sem resultados, mas a verdade é que é fundamental para garantir que você está usando os equipamentos certos no seu parque de impressão. Além disso, a avaliação também permite que você visualize problemas recorrentes em empresas. 

Por exemplo, é comum que os funcionários usem os equipamentos da empresa para imprimir documentos de uso pessoal. Uma avaliação da demanda de impressão da empresa pode identificar que o negócio está gastando muito mais em impressão do que deveria e, assim, ajudar a cortar esses gastos. 

2. Treine todos os funcionários 

Outro passo fundamental para a redução de custos com impressão em empresas é, justamente, o treinamento e a educação dos funcionários. É preciso que todos entendam que os equipamentos do local devem ser usados apenas para impressão de documentos relacionados ao trabalho. 

Além disso, algumas coisas não precisam ser impressas, mesmo quando tem alguma relação com o trabalho. Por exemplo, a impressão de e-mails, planilhas ou até mesmo arquivos digitais que já estão de fácil acesso na internet, pode não ser realmente necessária. 

Para isso, você pode deixar todas as regras claras para os funcionários, além de enviar informes periódicos relembrando esses pontos. Outra maneira é deixar essas regras expostas próximas às impressoras, visíveis para todos que usarem os equipamentos. 

3. Invista em suprimentos originais 

Um ponto que muitos gestores não conhecem, é a importância de usar suprimentos originais nos equipamentos. A verdade é que usar suprimentos que não são originais - e nem de boa qualidade - gera prejuízos enormes, principalmente a longo prazo. 

Suprimentos originais rendem muito mais impressões, evitam atolamentos e até mesmo proporcionam impressões muito mais claras e de maior qualidade. O resultado disso é muito menos gasto com tintas e uma necessidade menor de manutenções.

4. Ative o modo econômico dos equipamentos 

Caso a sua empresa tenha um volume de impressões que não precisam ser de alta qualidade, uma solução é colocar as impressoras em modo econômico, também conhecido como modo rascunho. 

Nesse modo, o equipamento usa menos tinta durante a impressão, o que reduz significativamente a qualidade da impressão, mas também diminui bastante o gasto. Essa solução pode ser aplicada em casos de impressão de documentos que não possuem uma grande importância para a empresa. 

5. Busque soluções de impressão 

Ok, você já educou seus funcionários, usa suprimentos originais e ativou o modo econômico das impressoras, mas ainda está insatisfeito com a economia que conseguiu. Nesse caso, pode ser necessário avaliar outras soluções de impressão, principalmente se a demanda de impressão da empresa é grande. 

Manter as impressoras e fazer a compra e a gestão dos suprimentos, pode ser um processo dispendioso. A depender da necessidade de impressão da empresa, pode ser muito mais vantajoso investir em uma terceirização dos serviços de impressão. 

Apostar no outsourcing de impressão, ou, ainda, contratar empresas especializadas na impressão de uma grande quantidade de documentos de dados variáveis, são opções para reduzir os custos com suprimentos e manutenção de impressoras. Além disso, essas soluções também garantem uma qualidade muito maior de impressão. 

E então, o que achou dessas dicas sobre como reduzir custos de impressão em empresas? Está pronto para aplicar todas elas em seu negócio? Se você gostou do texto e quer descobrir ainda mais sobre gestão de parque de impressão e economia, nos acompanhe através das redes sociais e receba dicas e informações sobre o assunto!

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