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Atualmente, os sistemas de notificação eletrônica são cada vez mais procurados pelas empresas por permitirem a programação ágil do envio de comunicados a clientes e parceiros, já que são ferramentas que asseguram proteção para as mensagens.
Tal cenário também se explica porque o uso de notificações digitais para comunicar vem acompanhado da necessidade de garantir que houve entrega ao destinatário e, caso contrário, dá ao negócio conhecimento sobre a carência de um reenvio.
Por isso, a escolha da plataforma de notificação que será usada pela companhia passou a demandar da consideração de aspectos como rastreabilidade e personalização, para além do simples disparo de mensagens.
Diante dessa realidade, siga a leitura para conferir todos os recursos que a sua empresa deve avaliar na hora de escolher um sistema de notificação eletrônica que realmente ofereça mais controle sobre os seus envios e registros!
É uma solução contratada por empresas que desejam realizar o envio de comunicados pelos meios digitais e automatizar essa distribuição, a fim de que as rotinas de notificação se tornem mais eficientes.
Nessa lógica, o sistema também permite que os eventos relacionados à comunicação sejam acompanhados, como o envio, a entrega e em alguns casos, é possível identificar se o destinatário abriu a mensagem e fez download de anexos.
Vale ressaltara diferença desse meio em relação a uma mensagem digital comum, visto que enquanto um e-mail pode ser enviado apenas com a finalidade de estabelecer um contato, uma notificação pode envolver informações que precisam ser comprovadas.
Logo, a ferramenta é em geral utilizada para enviar avisos de cobrança, comunicados contratuais, alterações em serviços e outras interações corporativas que exigem maior controle sobre os envios.
A necessidade de automação dos envios se dá quando o grau de relevância das interações que a empresa realiza não é mais bem acompanhado nos meios convencionais, que exigem uma gestão manual do percurso de cada mensagem.
Para ilustrar, considere uma empresa de planos de saúde que vende serviços com mensalidades e que expandiu a sua operação em novas unidades, passando a lidar com uma alta demanda de boletos a serem enviados todos os meses.
Nesse caso, como as cobranças envolvem prazos que impactam o fluxo de caixa, é comum que a organização busque um sistema de notificação eletrônica para organizar os envios e assegurar a comunicação dos documentos dentro do tempo.
Assim, a adoção de uma plataforma pode fazer sentido quando é preciso elevar a rastreabilidade das comunicações, tornando mais fácil acompanhar o que ocorreu com cada envio.
Somado a isso, quando as companhias têm um software de gestão empresarial em uso, podem também buscar pelo envio de notificações integrado ao ERP, que permite que todas as tarefas administrativas se concentrem em um único ambiente.
Para optar pelo sistema que melhor atende às demandas da organização, há recursos que vão além da capacidade de realizar envios e que podem ser decisivos para a segurança do que é comunciado. Então, na hora da escolha, considere avaliar:
Identifique o que será possível programar e se há limite de escala dessas mensagens, entendendo o que precisará ser previamente definido a fim de evitar escolhas que dependam de intervenções manuais a cada nova comunicação.
Há sistemas de notificação que disponibilizam envios por e-mail, SMS e WhatsApp, permitindo que os canais sejam definidos a partir do perfil de cada cliente, esse ganho é particularmente relevante quando a organização atende públicos de faixas etárias distintas.
Junto da possibilidade de diferentes canais, verifique se é possível incluir dados variáveis nas mensagens, como o nome do cliente, já que isso mantém a comunicação individualizada mesmo quando é preciso enviar um alto número de notificações.
Entenda como o sistema oferece rastreabilidade para os envios e se registra informações de data e hora de disparo, apontando falhas para que caso seja necessário revisar a interação, a reconstituição do seu histórico possa ser ágil.
Veja se a solução gera registros que apoiam a construção de um fluxo de comprovação de entrega de notificações, capaz de demonstrar que a interação foi realizada e de identificar o destinatário, já que isso protege a empresa no âmbito legal.
É importante checar se o sistema possibilita definir os usuários que administram os registros e se há criptografia nas comunicações realizadas, visto que esses são aspectos que permitem mensurar como é preservada a integridade das evidências da comunicação.
Entenda se a plataforma de notificação poderá ser integrada às ferramentas já utilizadas pela sua empresa, como o ERP e o CRM, se for o caso, já que isso reduz a necessidade de controles paralelos e viabiliza a incorporação dos envios à rotina existente.
Analise como o sistema atenderá o negócio à medida que a operação crescer, aumentando a quantidade de mensagens e destinatários. Assim, a organização evita investir em uma solução que rapidamente se torne limitada e precise ser substituída.
A validade jurídica se torna relevante quando uma comunicação precisa ser apresentada como evidência em uma contestação, porque nesses casos é necessário reconstruir o histórico e demonstrar que a informação foi disponibilizada de forma segura.
Imagine, por exemplo, uma negativa de sinistro enviada por e-mail, na qual a empresa explica que conforme as condições previstas no contrato assinado, o ocorrido não dá direito ao ressarcimento.
Posteriormente, o cliente entra com uma ação judicial alegando que a seguradora agiu com negligência ao negar a cobertura.
Nessa situação, se a organização possui registros de comunicações com validade jurídica, pode recuperar o histórico do atendimento e atestar o conteúdo enviado ao cliente, inclusive indicando as cláusulas contratuais que fundamentaram a negativa.
Portanto, o exemplo evidencia a importância da validade jurídica nas comunicações, já que ela fortalece a capacidade da empresa de comprovar os fatos e sustentar sua posição diante de eventuais contestações.
O sistema pode ser útil para diferentes tipos de envios, auxiliando a organização a estruturar a programação das notificações e a acompanhar os eventos relacionados. Assim, entre as aplicações possíveis do sistema estão:
● Avisos de cobrança - encaminhe notificações sobre valores em aberto e orientações de como o destinatário pode regularizar o débito.
● Lembretes de vencimento - antes do limite de cobrança, programe mensagens preventivas para comunicar a proximidade da data de pagamento.
● Comunicados contratuais - envie informações relacionadas a minutas, aditivos e execução das obrigações previstas em contrato com maior agilidade.
● Notificações a clientes - formalize de forma automatizada avisos como férias e mudanças nas condições de atendimento.
● Informações regulatórias - comunique em exigências que impactem a relação com as partes interessadas, mantendo o envio dessas informações rastreável.
Antes da definição do sistema, é necessário ter cautela sobre como a solução irá proteger as informações envolvidas na comunicação e quais serão as condições oferecidas para que a equipe consiga utilizar a solução.
Nesse contexto, o primeiro aspecto que exige cuidado é a proteção de dados, já que muitas notificações envolvem informações que devem ser resguardadas de violações, a fim de garantir a integridade dos registros que os clientes confiam ao negócio.
A partir disso, é preciso avaliar quais medidas a arquitetura da solução disponibiliza para reduzir o risco de vazamentos e assegurar o alinhamento entre a LGPD e a comunicação, certificando o armazenamento e envio seguro dos dados.
Junto dessa necessidade, uma precaução essencial pré-contratação envolve compreender quais são os canais de atendimento do fornecedor do sistema de notificação eletrônica e como é o seu suporte após a implantação.
Adotando essa postura, a empresa consegue estimar quais são os recursos que o fornecedor lhe entrega para além do software e como será o auxílio para manter a operação funcionando quando surgirem dificuldades no uso da plataforma.
Reunidos, os aspectos de proteção das informações e do suporte são os que, quando não considerados com atenção, mais geram problemas no uso da ferramenta e portanto, devem ser vistos com cautela antes da contratação.
O WeSend AR é uma solução de envio automatizado de notificações eletrônicas que foi desenvolvida para atender demandas de diferentes escalas, mantendo o controle do que acontece em cada mensagem.
Atualmente, a ferramenta realiza o disparo de mais de 3 milhões de e-mails mensalmente e atende centenas de organizações que precisam de mais agilidade na comunicação e, também, que buscam por registros confiáveis sobre os envios realizados.
Nessa ótica, por ser uma solução integrável aos sistemas já utilizados pelo negócio, o WeSend AR é incorporado aos processos da companhia e automatiza o encaminhamento de notificações, reduzindo a necessidade de intervenções manuais.
Além disso, a plataforma oferece rastreabilidade para todos os eventos da comunicação, permitindo reconstruir o histórico dos envios para que a empresa tenha mais segurança para verificar se uma notificação foi encaminhada e entregue.
Ainda, para interações que exigem um nível adicional de comprovação, essa rastreabilidade pode ser complementada por recursos de validade jurídica da ICP-Brasil, como o AR Digital e o Carimbo do Tempo.
Logo, o WeSend AR vai além do simples disparo de mensagens ao reunir automação e recursos que fortalecem a proteção das comunicações, oferecendo uma estrutura mais segura para negócios que precisam lidar com grandes volumes de envios.
Como vimos, a escolha de uma plataforma de notificação precisa considerar o que acontece antes e depois dos envios, para permitir que a empresa tenha domínio sobre as suas comunicações e que possa comprovar o que foi realizado quando necessário.
É nesse cenário que o WeSend se apresenta como uma alternativa, ao disponibilizar recursos que resguardam os envios e oferecer suporte completo aos clientes, garantindo que todas as potencialidades da automação sejam aproveitadas.
Quer conhecermelhor essa solução? Acesse a página do WeSend AR e veja como a plataforma pode apoiar a modernização dos envios da sua empresa!
