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Empresas que trabalham com recebimentos recorrentes buscam por sistemas de gestão de cobrança à medida que aumenta o volume de valores a receber e se torna mais difícil acompanhar os prazos relacionados aos pagamentos.
Nesse cenário, vale ressaltar que a automação auxilia na estruturação do controle sobre o fluxo de caixa e permite a criação de medidas preventivas contra a inadimplência, sem que para isso os colaboradores precisem despender muito tempo de suas rotinas.
Ainda assim, na hora de otimizar o recolhimento de débitos, alguns aspectos devem ser considerados antes de contratar um sistema para que a companhia não escolha uma solução que, na prática, não atenderá às suas necessidades.
A capacidade de integração com as soluções já utilizadas, o envio de documentos e a segurança dos dados são exemplos de demandas que, caso o software não consiga atender, a dependência de atividades manuais permanece, atrasando a régua de cobrança.
Por isso, continue a leitura e entenda quais recursos avaliar antes de contratar uma solução para atender à realidade da sua empresa e fortalecer a gestão de cobranças!
Em termos gerais, um sistema de gestão de cobranças é um software utilizado para organizar e acompanhar os valores que a empresa tem a receber, identificando, por exemplo, se uma fatura já foi encaminhada ao cliente.
A proposta da ferramenta é centralizar essas informações e facilitar a visualização da equipe sobre os valores a vencer, aqueles que ultrapassaram o prazo de pagamento e quais foram as ações adotadas em cada situação.
Dessa forma, o sistema atua como um aliado na melhoria da gestão de recebíveis, pois o controle de eventos permite direcionar atividades para o relacionamento com o cliente e ampliar a capacidade da empresa de conduzir as suas comunicações de cobrança.
A partir dessas características, ressaltamos que a gestão de cobrança pode envolver outras tecnologias complementares, uma vez que o software concentra informações sobre títulos e recebimentos e outras plataformas podem apoiar o envio das comunicações.
Um dos maiores indícios da necessidade de automação na administração das contas a receber é quanto uma equipe que antes conseguia gerir os pagamentos por meio de planilhas passar a enfrentar dificuldades para manter o fluxo de recebimentos atualizado.
Nessa situação, é comum que o número de vencimentos a monitorar tenha aumentado, elevando o tempo necessário para conferências manuais e também a possibilidade de falhas nesse processo.
Diante desse cenário, a contratação do sistema de cobrança se torna importante quando são recorrentes casos como:
● Crescimento da inadimplência por falhas no acompanhamento dos contatos com clientes.
● Dificuldade para acompanhar vencimentos e identificar pagamentos pendentes.
● Grande volume de contatos, reduzindo o tempo da equipe para analisar o fluxo de caixa.
● Falta de histórico das comunicações, levando à repetição de contatos já realizados.
● Expansão da operação sem a mesma capacidade de acompanhar as rotinas administrativas.
A presença desses sinais mostra que a empresa precisa aprimorar tanto a gestão de recebíveis quanto o relacionamento com os clientes ao longo do ciclo financeiro, sobretudo quando a expansão do negócio aumenta a complexidade dessas atividades.
Para reduzir a dependência manual, um sistema de gestão de cobrança precisa oferecer recursos que ampliem a visibilidade sobre os valores a receber e apoiem a definição das ações necessárias em cada etapa da recuperação de débitos, como:
● Régua de cobrança - ajuda a organizar as ações necessárias em cada etapa do processo a partir de critérios como o perfil do cliente, o prazo de atraso e a situação do débito.
● Títulos vencidos e a vencer - oferecem uma visão mais clara sobre os valores que estão próximos da data de pagamento e aqueles que já configuram inadimplência.
● Segmentação de clientes - possibilita diferenciar débitos em aberto conforme as características dos clientes, evitando que os recebíveis sejam tratados da mesma forma.
● Registro do histórico de contatos - permite consultar as interações realizadas ao longo do processo e compreender quais ações já foram adotadas.
● Relatórios automatizados - contribuem para apoiar a supervisão do desempenho das estratégias de cobrança e identificar aspectos que podem exigir melhorias.
● Personalização das comunicações - permite adaptar documentos e mensagens conforme o cliente e o estágio da cobrança, tornando os contatos mais adequados.
Além das funcionalidades oferecidas, é preciso avaliar como o sistema irá se encaixar na estrutura do seu negócio e de que forma as informações coletadas vão tornar as cobranças mais eficientes. Por isso, é importante verificar os seguintes pontos:
Verifique se o software consegue se conectar às ferramentas que já fazem parte da operação, como o sistema financeiro e as bases cadastrais, pois é a partir dessas conexões que são reunidos os dados das condições de pagamento com mais agilidade.
Além de reduzir a necessidade de transferências manuais, essa integração permite que a empresa amplie o volume de recebíveis e incorpore novas demandas à operação sem que o crescimento implique na mudança do sistema de cobrança.
Avalie a automação presente, já que quanto maior for a presença da tecnologia na programação dos envios antes e depois do vencimento, menor será a dependência de ações individuais para assegurar que os clientes recebam boletos e notificações.
Assim, mesmo quando a empresa necessita manter a comunicação frequente com uma base grande de clientes, não é necessário aumentar proporcionalmente o trabalho da equipe.
Como o sistema de cobrança vai integrar envios por diferentes canais? E-mail, SMS e WhatsApp podem atender a situações e públicos diferentes, o que torna importante combinar esses meios conforme os critérios definidos pela empresa.
Nesse caso, a escolha é relevante porque determina o sucesso das estratégias de cobrança preventiva, que se tornam mais eficazes à medida que a organização acompanha o que ocorreu após cada envio.
As comunicações voltadas ao recolhimento de débitos têm especificidades, já que um lembrete enviado antes do vencimento exige uma abordagem diferente daquela utilizada em uma notificação relacionada a um pagamento em atraso.
Por isso, ao avaliar a estrutura tecnológica utilizada na cobrança, é importante verificar se os dados registrados nos sistemas podem ser utilizados para a adaptação das mensagens conforme o perfil do cliente e a situação do recebível.
Vale destacar que essa capacidade é viabilizada pela integração entre o sistema responsável pelo controle de recebíveis com soluções que atuam na distribuição das comunicações rastreáveis.
As cobranças envolvem informações financeiras e dados pessoais dos clientes, por isso, é essencial que os fornecedores do software demonstrem como se dá a proteção das informações e quais são as práticas adotadas no tratamento dos dados.
Junto disso, busque compreender se existe a possibilidade de controlar o acesso aos registros de acordo com a responsabilidade de cada colaborador, a fim de restringir consultas indevidas.
A comunicação representa o ponto de conexão entre as informações registradas sobre os recebíveis e as ações realizadas junto ao cliente. Por isso, na gestão de cobranças, é preciso estipular como os documentos e as notificações serão distribuídos.
Nesse contexto, vale analisar se as tecnologias utilizadas atuam integradas, permitindo que os registros sobre os vencimentos orientem o envio das comunicações, a fim de organizar os critérios de encaminhamento das mensagens.
Além disso, é essencial que o pós envio seja registrado, logo, a rastreabilidade na comunicação corporativa ganha destaque por permitir que a entrega seja comprovada, de modo que a organização consiga identificar se a interação foi efetiva ou se teve falhas.
Dessa forma, é essencial avaliar se a integração com uma ferramenta de automação e rastreio da comunicação é possível no sistema de cobrança, já que isso impulsiona o controle sobre a trajetória dos documentos e notificações encaminhados ao cliente.
Se assim for, a empresa amplia sua capacidade de acompanhar a situação dos recebíveis e as ações adotadas para conduzir cada débito em aberto.
Para avaliar os efeitos da implantação do software de cobrança, é importante acompanhar indicadores que mostram como as mudanças nos processos estão se refletindo nos recebimentos e na operação. Logo, considere observar métricas como:
● Índice de inadimplência – mostra a proporção dos valores em atraso em relação ao recebimento previsto e serve para monitorar a evolução dos débitos em aberto.
● DSO – indica quanto tempo, em média, a empresa leva para receber o pagamento das vendas realizadas a prazo, permitindo avaliar se o ciclo está se tornando mais curto.
● Taxa de pagamentos realizados no prazo – aponta o percentual de clientes que quitam suas obrigações na data estabelecida, e permite que o negócio veja se houve mudança após a estruturação das cobranças.
● Taxa de recuperação de valores vencidos – demonstra a parcela dos débitos em atraso que é recuperada, contribuindo para mensurar os resultados das ações adotadas após o vencimento.
● Tempo médio entre o vencimento e o pagamento – indica o tempo médio que os valores permanecem em aberto após a data prevista, ajudando a identificar a duração dos atrasos.
A análise conjunta desses indicadores permite avaliar a efetividade do sistema de forma mais ampla, relacionando a eficiência das rotinas de cobrança aos resultados financeiros obtidos.
Desse modo, a empresa consegue identificar se a agilidade trazida pela ferramenta se refletiu em um fluxo de recebimentos mais previsível e em uma recuperação de caixa mais eficiente.
O WeSend AR é uma solução que permite programar envios em larga escala, com rastreabilidade e validade jurídica, apoiando sistemas de cobrança de diferentes empresas no encaminhamento de boletos e avisos relacionados à inadimplência.
Além do envio, a solução registra eventos relacionados às comunicações, permitindo que a organização acompanhe se os clientes receberam e visualizaram as mensagens e reúna evidências sobre essas interações.
Assim, em casos de falhas no envio, como a mudança do endereço de e-mail de um cliente que não foi atualizada, a equipe pode agir de forma proativa no reenvio antes do vencimento, pois identifica que a mensagem não chegou ao destinatário.
Em situações de inadimplência reiterada, nas quais o cliente alega não ter recebido a fatura ou desconhecer a dívida, os registros do WeSend também permitem comprovar que a comunicação foi recebida e visualizada.
Dessa forma, o WeSend AR atua na camada de comunicação do sistema de gestão de recebíveis, transformando as ações de cobrança em envios rastreáveis e organizados.
A escolha deum sistema de gestão de cobrança deve considerar a sua capacidade de acompanharas necessidades da operação e, além de automatizar as rotinas, é importante que a solução contribua para tornar a recuperação de valores mais eficiente.
Nesse cenário, o WeSend AR complementa o controle de recebíveis, com mais de 80 milhões de documentos digitais já enviados, a plataforma reúne experiência em comunicações de grande escala e impulsiona a comunicação com os clientes.
Quer saber mais sobre o WeSend? Conheça os detalhes da solução e veja como os seus recursos podem complementar as cobranças da sua empresa!
