Segurança no envio de E-mail Transacional: Entenda a importância

O e-mail transacional pode transformar a eficiência da comunicação da sua empresa com os clientes, e isso é um fato. No entanto, enviar essa modalidade de e-mail de forma ineficiente pode ser uma fonte de dor de cabeça, e você vai entender o porquê. 

A verdade é que o e-mail continua sendo uma das formas de comunicação preferidas, principalmente quando estamos nos referindo à comunicação entre empresa e cliente. E os e-mails transacionais, então, são ainda mais importantes, já que passam informações e dados importantes para o cliente. 

No entanto, o grande erro das empresas é fazer o disparo de e-mails transacionais de forma completamente amadora ou sem cuidados. Quer entender o porquê isso é um problema? Continue lendo este artigo e entenda a importância de investir em segurança no envio de e-mails transacionais!

Como enviar E-mail Transacionais? 

Se você acha que para enviar um e-mail transacional basta que sua empresa tenha o e-mail do cliente e envie diretamente para ele as informações, está enganado. Essa, aliás, é uma das formas mais ineficientes de tentar manter o controle de envio desse tipo específico de e-mail. 

Como você já deve saber, os e-mails transacionais são automáticos e representam uma resposta à alguma ação tomada pelo cliente junto a empresa. Ou seja, toda vez que uma transação entre o cliente e a empresa ocorre, um e-mail transacional pode ser enviado para manter a primeira das partes informada. 

Isso pode incluir, por exemplo, e-mails de confirmação de cadastro no site da empresa, informações sobre o status de um pedido, e até mesmo o envio de boletos ou lembretes de pagamento. Agora, imagine fazer o envio desses e-mails para todos os seus clientes de forma "manual"... Bem, além de complicado e demandar um tempo precioso, é completamente ineficiente.

Por isso, para manter o controle de tudo que é enviado, garantir que não há nenhum erro no envio e aumentar as chances do e-mail ser aberto, é importante investir em plataformas de automação de envio. Quer entender o porquê? Nos próximos tópicos, você vai entender a importância da segurança e como ela pode influenciar na estratégia de comunicação de sua empresa!

Por que você precisa ter cuidado com a segurança? 

Enviar e-mails importantes, sobretudo e-mails transacionais, de qualquer jeito pode reduzir a eficiência da comunicação da sua empresa. E o primeiro ponto é um dos mais óbvios: deixar de investir em plataformas de automação, aumenta as chances do e-mail transacional ser caracterizado como spam ou como um e-mail inseguro, como você vai conferir logo abaixo. 

Segurança no envio 

Na prática, isso significa que o seu e-mail não será aberto pelo cliente ou até mesmo passará para ele uma sensação de insegurança. Não é muito difícil entender o porquê: hoje, há muitos vírus e golpes enviados através de e-mail, e por isso os próprios serviços de e-mail aumentaram o rigor e avaliam criteriosamente as mensagens enviadas para o cliente identificando aquelas que não parecem seguras. 

Dentro desses critérios, se você não tem o apoio de plataformas de envio profissionais e automação, pode ser que as mensagens da sua empresa sejam simplesmente categorizadas como suspeitas e sequer cheguem aos clientes. Ou seja, em um primeiro momento, investir em plataformas que garantam segurança é uma maneira de aumentar a eficiência da própria estratégia de comunicação da empresa. 

Segurança da informação 

Um outro ponto que tem ganhado cada vez mais relevância é a segurança da informação. Os dados se tornaram bens preciosos tanto para os clientes, quanto para as empresas. E quando estamos falando de documentos que possam conter dados pessoais e sigilosos, como boletos e outros, essa preocupação pode se tornar ainda maior. 

Uma solução que pode garantir que o documento não caia em mãos erradas é investir no envio de e-mails transacionais que contém PDF com senha. Nesse caso, só o próprio cliente terá acesso à senha necessária para abrir o documento, garantindo segurança.  

A ferramenta de automação de envio de e-mails transacionais da CTD, por exemplo, já possui essa solução e permite muito mais controle e segurança em todo processo. Além disso, a ferramenta de automação da empresa pode ser integrada à outras disponibilizadas pela CTD, incluindo banco de dados seguro e sem riscos de perda de documentos. 

Como aumentar a segurança no envio de E-mail Transacional? 

Agora, você entende exatamente os problemas que o envio amador de e-mails transacionais pode provocar. E como o objetivo desses e-mails é, de fato, levar informações importantes esperadas pelo cliente, a ineficiência no envio pode prejudicar todo o relacionamento com o mesmo. 

A solução é simples. Investir em tecnologia e na melhor solução de automação de envio de e-mails transacionais é o ideal para aumentar a segurança. Avalie todas as necessidades da empresa, e escolha uma ferramenta de automação que consiga abarcar todas elas. 

Se, para além do envio de e-mails transacionais, a sua empresa também lida com o envio de uma grande quantidade de documentos impressos (como boletos ou quaisquer outros), pode aliar essa necessidade à do envio de e-mails. 

Na CTD, além de ter acesso a todo equipamento de ponta para a impressão de dados variáveis, você também pode digitalizar todo documento que passou pelo processo de impressão e ter acesso a um banco de dados exclusivo e seguro. 

Além disso, esses mesmos documentos podem ser enviados para seu cliente através de e-mails transacionais, com a ferramenta de automação de envio da CTD. Essa é uma maneira de você garantir a segurança não só do envio, mas também de todos os dados. 

E então, entendeu a importância de investir em segurança no envio de e-mails transacionais? Se gostou, aproveite para conferir a solução da CTD e descobrir como podemos ajudar o seu negócio a melhorar a eficiência da comunicação com o cliente.






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