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Quanto mais cresce a presença de envios digitais no âmbito corporativo, maior é a importância de garantir que a comunicação empresarial tenha segurança jurídica para assegurar o compliance do negócio.
Nessa situação, além de enviar mensagens, se torna fundamental comprovar que a interação aconteceu, foi entregue, recebida e lida. Do contrário, a organização fica exposta a riscos de contestação que podem resultar em prejuízos para a reputação da empresa e em multas financeiras.
Pensando nisso, hoje vamos falar sobre como o WeSend AR protege as empresas ao garantir que todos os envios contenham prova de entrega digital, transformando as comunicações em evidências jurídicas a favor da segurança do seu negócio. Confira!
Comunicações sem comprovação dificultam o rastreamento da trilha da mensagem, já que quando os envios não têm evidência jurídica, não é possível identificar o conteúdo enviado, o momento do envio e atestar se o destinatário teve acesso à informação.
Assim, quando a ausência de evidências se repete, o resultado é a fragilização das interações que a empresa realiza, de modo que em caso de auditorias de compliance e em disputas judiciais, o negócio não conta com provas consistentes do valor dos seus envios.
Para ilustrar esse cenário, considere a situação de quando um e-mail importante é direcionado automaticamente para a caixa de spam do destinatário.
Nessa ocasião, sem controle sobre o caminho do envio, a empresa não percebe que a mensagem não foi entregue e, como resultado, pode ser prejudicada com perda de prazos, cobranças não recebidas, e, em casos mais graves, com conflitos legais.
Diante desse cenário, contar com evidências rastreáveis, como é o caso dos e-mails com valor legal, passa a ser uma necessidade para organizações que desejam digitalizar a comunicação com parceiros e clientes mantendo a segurança do que é tratado.
Em resposta à demanda de proteção digital que muitas empresas apresentavam, o WeSend AR foi desenvolvido para garantir total controle de cada comunicação enviada e dentre os principais recursos que sustentam a proteção da ferramenta, destacam-se:
No WeSend, os gestores contam com registros completos que permitem o acompanhamento do status de cada mensagem, graças a relatórios de rastreamento que garantem controle sobre a efetividade dos envios realizados.
Por meio da tecnologia, todos os envios são rastreados do início ao fim, e somada à comunicação empresarial rastreável, a criptografia assegura que as informações não sejam violadas, preservando a integridade do conteúdo enviado.
Com o WeSend AR, é possível inserir uma camada adicional de segurança às comunicações, já que os gestores podem acrescentar recursos como Carimbo do Tempo e AR Digital aos envios, o que reforça a validade jurídica da mensagem.
Agora que você já conhece os recursos do WeSend AR que reforçam a segurança da comunicação empresarial, pode ser que ainda seja uma dúvida o papel que a prova de entrega digital tem, na prática, para as organizações.
Se é esse o caso, imagine duas situações, na primeira, você precisa comprovar o envio de uma notificação contratual, na segunda, de uma cobrança formal. Em ambos os casos, sem registros confiáveis, abre-se espaço para questionamentos pelo destinatário.
Assim, quanto aos contratos, pode-se alegar que a minuta não foi recebida a tempo, já quanto à cobrança, é possível que o destinatário diga nunca ter tomado ciência da dívida.
Nesse cenário, a comprovação de entrega atua como um fator de prevenção de conflitos, já que dentre os diferenciais do WeSend AR, estão as evidências jurídicas geradas pela plataforma, que registram todo o fluxo de interação e reduzem o risco de disputas prolongadas.
Além de proteger a sua empresa de litígios com clientes e parceiros, os relatórios de rastreamento garantem registros que fortalecem o compliance empresarial, já que demonstram a conformidade da comunicação com as normas e as obrigações legais.
Junto disso, cabe destacar que esse nível de controle possibilita a identificação de falhas antes que elas se tornem problemas maiores, como quando um destinatário não recebe um e-mail de cobrança porque seus dados estão desatualizados.
Dessa forma, ao utilizar o WeSend AR, a empresa identifica a falha no envio, corrige a informação e evita impactos financeiros relacionados a débitos. Logo, tanto externa quanto internamente, a prova de entrega resguarda a conformidade das interações.
Confiar na comunicação sem comprovação para os envios empresariais é um risco que pode prejudicar o seu negócio. Por outro lado, com o WeSend AR, o envio se transforma em uma comprovação eletrônica que eleva a segurança jurídica do negócio.
Por isso, cada vez mais empresas migram os seus comunicados para a plataforma, que já soma mais de 200 milhões de envios com validade jurídica.
Quer saber mais sobre como o WeSend AR pode transformar os envios da sua empresa? Conheça todos os detalhes da solução e veja como todas as suas comunicações digitais podem ter a prova de entrega garantida!
