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Em 2025, estima-se que, diariamente, sejam enviados mais de 370 bilhões de e-mails em todo o mundo, de acordo com dados da empresa EmailTooltester. Diante desse dado, um fato que ganha cada vez mais destaque é o volume massivo de informações empresariais que são compartilhadas por esse canal de comunicação.
Nesse cenário, a necessidade de garantir que contratos, notificações de cobrança e avisos extrajudiciais importantes tenham segurança no e-mail faz com que a validade jurídica do envio destas mensagens se torne fundamental.
Contudo, muitos gestores ainda têm dúvidas sobre as diferenças entre e-mails com e sem respaldo jurídico e, ainda, sobre como estas mensagens devem ser escritas e enviadas para estarem protegidas.
Se identifica com esses questionamentos e quer saber como transformar os seus e-mails em documentos com valor legal? Siga a leitura e confira como o WeSend pode auxiliar você e tornar esse processo mais eficiente!
Primeiramente, é preciso que pensemos em uma das dúvidas mais comuns quando o assunto é a segurança dos e-mails: por que e-mails comuns nem sempre são aceitos como prova legal?
Para responder a essa pergunta, valem ser ressaltadas duas lacunas principais que as plataformas convencionais de envio possuem:
Somadas, tais lacunas tornam os e-mails comuns provas que são frequentemente contestadas, de modo que, em notificações de cobrança, por exemplo, não tenham a mesma força que têm as mensagens que são enviadas com respaldo jurídico atestado.
A fim de preencher as lacunas das ferramentas tradicionais de envio, soluções como o WeSend combinam eficiência e segurança, garantindo mensagens ágeis e juridicamente válidas. Para isso, nos envios realizados pela plataforma o usuário conta com:
Emitidos pela ICP-Brasil, estes dois selos garantem, respectivamente, a temporalidade com que uma assinatura digital é realizada e o momento em que um documento é recebido e visualizado pelo destinatário no e-mail.
Assim, uma vez que são emitidos por uma autoridade certificadora oficial, esses selos atestam a autenticidade e a inviolabilidade da mensagem, fazendo com que o envio tenha valor incontestável.
No WeSend, todos os “eventos do envio”, como comprovantes de entrega e download do conteúdo são registrados, de modo que é possível assegurar que o destinatário recebeu e visualizou a mensagem.
Dessa forma, além de garantir a validade jurídica do seu conteúdo, este canal possibilita a melhora do atendimento ao cliente, por permitir que as empresas tenham controle sobre a efetividade da comunicação por e-mail.
Todos os registros ficam disponíveis para auditoria em qualquer momento, o que ajuda você a criar um histórico confiável de interações, imune a adulterações e em estado ideal para o caso de disputas legais.
Além disso, caso a sua empresa passe por audições periódicas para revisão dos processos de compliance, a documentação dos envios protege a sua organização de penalidades por inconformidade na comunicação.
Para tornar ainda mais próxima da realidade a vantagem dos e-mails com valor legal na hora de proteger o seu negócio, confira três situações em que estes recursos são essenciais:
Imagine que a sua empresa precisa enviar um contrato de sociedade a outra organização. Concorda que este documento deve ser protegido de violações por tratar de valores e dados sensíveis sobre a sua organização?
Assim, no envio de contratos, a validade jurídica no e-mail é um diferencial estratégico importante, já que garante rastreabilidade para a comunicação e proteção integral para o conteúdo compartilhado.
Equivalente ao aviso de recebimento (AR) físico, atualmente, a ANS divulgou que as mensagens de cobrança que os convênios enviam por e-mail só terão valor legal para a exclusão do beneficiário inadimplente se possuírem AR Digital.
Logo, na saúde suplementar, desde 2023, o envio com valor de prova documental se tornou essencial para que as mensagens de recolhimento de débitos sejam reconhecidas aos olhos do principal órgão regulador do setor.
Ainda no âmbito de cobranças, com provas da comunicação, o WeSend diminui a possibilidade de contestações quanto à entrega de boleto, como no caso do IPTU, já que, pela ferramenta, a prefeitura consegue provar que o cidadão recebeu a sua fatura.
Portanto, o remetente tem maior segurança jurídica caso o destinatário vise justificar a inadimplência alegando que não recebeu o seu documento, já que com AR Digital do WeSend, o e-mail de envio servirá como prova legal do recebimento.
Em um cenário em que bilhões de e-mails circulam todos os dias, confiar apenas nas plataformas convencionais para comunicações estratégicas pode deixar a sua empresa vulnerável.
No WeSend, as mensagens enviadas contam com provas de autenticidade, integridade e rastreabilidade, garantindo que sejam aceitas como documentos legais para proteger a sua empresa.
Se você quer entender a fundo como essa proteção funciona e como aplicá-la ao seu negócio, baixe agora o nosso e-book gratuito “E-mail com validade jurídica: todas as dúvidas respondidas” e eleve o respaldo jurídico da sua comunicação!
