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Segundo uma pesquisa da ABGD (Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos), em empresas que vivenciam o extravio de documentos, os colaboradores gastam até 2h por dia procurando documentos perdidos. Tal dado demonstra o quanto a gestão desorganizada dos registros rouba o tempo produtivo da rotina dos funcionários.
Somado a isso, vale ressaltar que o extravio é apenas uma das problemáticas no contexto do controle de certidões, notas fiscais e contratos, uma vez que o atraso na entrega também figura nesta realidade enquanto um desafio para muitas organizações.
Nessa ótica, a preocupação de muitos gestores se deve tanto à perda de tempo no dia a dia do trabalho, quanto aos prejuízos financeiros e problemas regulatórios que um documento perdido, ou atrasado por extravio na entrega, pode trazer para uma empresa.
Então, para ajudar você a elevar a segurança documental no seu negócio, hoje vamos falar sobre as principais causas de extravio e demora na entrega, seus impactos na gestão empresarial e quais são as soluções eficazes que evitam esses problemas.
Siga a leitura e confira como proteger os seus documentos!
Embora as causas para extravio ou atraso na entrega de documentos sejam diversas, alguns fatores são recorrentes nas empresas e contribuem diretamente para esses problemas. Por isso, fique atento se sua equipe tem enfrentado desafios como:
Para os documentos físicos, as falhas no transporte são um grande gargalo de atraso, porque, se não é bem organizado o envio do documento aos Correios, e do Correios ao destinatário, dificilmente o conteúdo chegará em tempo hábil.
Quando os dados sensíveis do destinatário não são reunidos corretamente ou não são periodicamente revisados para garantir a atualização, é comum que informações incompletas façam com que documentos cheguem em locais errados.
Sem um sistema rastreável, é inviável a identificação do status da entrega e a localização do material, o que para o envio de documentos jurídicos se torna uma brecha que facilita o extravio e acesso do conteúdo por pessoas indevidas.
Se o controle de acesso aos documentos é feito apenas de forma manual, a documentação física fica mais vulnerável a danos pelo manuseio e ao risco de extravios.
Afinal, basta que alguém esqueça de registrar a retirada de um documento para que ele seja dado como perdido por toda a equipe.
No âmbito documental, precisamos pensar que perder um contrato é perder a garantia de um fato e, paralelo a isso, atrasar na entrega desse material, é atrasar o formalização de um acordo. Quando isso acontece, a empresa fica vulnerável a:
Caso um documento não seja assinado dentro do prazo previamente estipulado em razão de falhas que levaram ao extravio, o seu negócio fica exposto ao risco de multas contratuais e, em casos mais extremos, a processos judiciais.
A ineficiência na entrega de certidões prejudica o seu relacionamento com clientes e fornecedores, que podem desconfiar da sua competência para cumprir acordos, o que impacta negativamente na reputação da empresa.
Setores como o contábil exigem documentações atualizadas e organizadas de acordo com as normas legais e, se em razão de extravios esses materiais não estão ordenados, a empresa fica suscetível a multas caso haja uma auditoria.
Atualmente, a maneira mais eficaz de evitar tais problemas é migrar contratos e certidões do meio físico para o digital.
Primeiramente, enquanto os envios tradicionais feitos pelos Correios, estão sujeitos a imprevistos logísticos que podem comprometer prazos, a digitalização elimina esse risco, já que garante que os documentos cheguem instantaneamente ao destinatário.
Ainda, no meio digital, outro grande diferencial é a transmissão eletrônica dos arquivos com criptografia de ponta a ponta, o que assegura a proteção das informações sensíveis e a autenticidade do envio, de modo a eliminar quaisquer chances de extravio.
Junto disso, há a rastreabilidade completa da comunicação virtual, que, se comparada a dos Correios, é mais robusta, porque pode gerar registros de entrega, visualização e download de anexo por parte do destinatário.
Assim, cada vez mais empresas estão aderindo à digitalização dos documentos para assegurar mais precisão para a gestão e para o envio desses materiais e, consequentemente, mais segurança para as operações do negócio.
Na hora de migrar os documentos para o meio digital essa é uma dúvida comum, já que muitas pessoas estão habituadas com o AR dos Correios para assegurar a validade de um envio para fins legais. Então, no meio digital, como se dá tal garantia?
On-line, o modo de garantir proteção legal aos documentos enviados é aderindo a soluções que possam ajudar você a enviar mensagens com certificados digitais, como é o caso do WeSend AR, uma ferramenta especializada em envios que conta com:
Garantir a gestão e a entrega segura de documentos é fundamental para a proteção das informações da sua empresa. Com ferramentas como o WeSend AR, você assegura envios ágeis, rastreáveis e com validade jurídica, e também evita atrasos e prejuízos.
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