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A necessidade diária de programar o envio de documentos para clientes e fornecedores faz com que muitas empresas questionem qual é o canal mais adequado para compartilhar registros, se seria o meio físico ou o digital.
A incerteza se explica porque o uso de cartas é visto por muitas pessoas como o “mais formal”, entretanto, o crescimento das notificações eletrônicas no âmbito empresarial mostra que o mesmo grau de formalidade tem se conferido no envio digital.
Por isso, atualmente, mais do que definir um único padrão para toda a organização, é essencial entender as características de cada modalidade para escolher o formato mais adequado para as situações de contato.
Então, se você tem dúvidas sobre esse tema, continue a leitura e veja as particularidades do envio físico e do digital, para identificar qual é o modelo mais eficiente para o seu negócio!
Entre as principais diferenças consideradas em cada envio, cabe ressaltar as três principais, que são o preparo, o tempo de chegada ao destinatário e o grau de rastreabilidade possível.
Nessa perspectiva, quanto ao preparo, o envio físico exige etapas como impressão e postagem, enquanto as notificações digitais podem ser preparadas em poucos cliques a partir da importação da base de dados em soluções próprias para essa finalidade.
Seguindo essa lógica, o tempo de chegada de cartas é variado, podendo compreender dias ou semanas, à medida que no meio virtual, em alguns minutos é possível que o destinatário já receba a documentação.
Cabe também ressaltar o acompanhamento, já que no meio físico é possível adicionar às cartas o AR e rastrear, por exemplo, no site dos Correios, quando a carta foi recebida pela outra parte.
Em paralelo, o envio de documentos pela via digital amplia a rastreabilidade na comunicação corporativa porque permite a adição de rastreios para além da entrega, como quando o destinatário abriu a mensagem e fez download do conteúdo.
Logo, cada modalidade envolve tempos e possibilidades de acompanhamento diferentes. Por isso, os dois formatos podem coexistir em uma mesma operação, desde que a empresa defina quando cada um deles faz mais sentido.
As correspondências físicas são relevantes para atender situações em que o perfil do destinatário se adapta melhor ao meio tradicional, como é o caso de públicos mais idosos, que, em geral, têm adesão mais baixa aos canais digitais.
Além disso, pessoas que moram em regiões onde o acesso à internet ainda é baixo também se beneficiam quando as empresas mantêm o envio de documentos nos canais físicos, já que isso garante que a informação chegue até esses indivíduos.
Nessa linha, o modelo físico é igualmente adequado para comunicações recorrentes, como contas de água e luz, uma vez que a entrega impressa já faz parte da rotina de relacionamento com muitos destinatários.
Combinado a essas situações, há também os casos em que os parceiros da empresa pedem a disponibilização do material impresso, o que torna importante que o negócio também esteja preparado para a postagem de documentos.
O envio digital tende a ganhar relevância quando a empresa precisa transmitir uma informação com maior agilidade, já que são eliminadas etapas como a postagem, o que permite que o documento seja disponibilizado logo após a sua geração.
Junto disso, o volume de documentações enviadas também influencia a decisão, já que a comunicação digital permite reduzir os custos operacionais em envios de grande escala, além de automatizar os fluxos a partir de dados pré-programados.
Seguindo esse raciocínio, a depender da solução utilizada, é possível acompanhar em detalhes os eventos associados à entrega e à visualização do conteúdo, gerando documentos comprováveis da interação com o destinatário.
Tal histórico pode ser relevante em situações de litígio, ao fornecer registros que ajudam a demonstrar as medidas adotadas pela empresa e a sua boa-fé na comunicação com o cliente.
Somados esses fatores, o formato digital é cada vez mais adequado para públicos habituados a canais eletrônicos, já que permite que as operações combinem agilidade e economia, com rastreabilidade completa sobre os envios.
Na hora de escolher entre a via física e a digital para os envios, existem seis fatores comuns à maioria das organizações, que podem ser considerados como os critérios principais para nortear a estratégia de comunicação, são eles:
Há públicos que utilizam e-mail e WhatsApp com frequência, enquanto outros consultam mais as correspondências físicas, por isso, mapeie na sua base de clientes e fornecedores qual é o canal em que preferem ser comunicados.
Além disso, vale verificar a atualização dos dados cadastrais, como os endereços de e-mail e os residenciais, a fim de garantir que a mensagem seja efetivamente entregue.
Entenda em quanto tempo o documento precisa chegar ao destinatário, considerando se a comunicação física pode atender a esse prazo ou se é no meio digital que o envio encontrará a agilidade necessária.
Há situações em que a coleta de uma assinatura eletrônica pode ser mais benéfica para o negócio do que a espera por um retorno no meio físico, por isso, é preciso ponderar a escolha com base na urgência.
Quanto maior o volume de documentos, mais importante é avaliar a capacidade da operação de processá-los no formato físico sem concentrar a equipe apenas nessa atividade.
Nesse cenário, as notificações eletrônicas tendem a ser mais utilizadas porque a automação torna a comunicação mais escalável, ainda mais quando os documentos já são gerados por sistemas internos.
O custo não está restrito ao valor pago pelo envio, já que na correspondência empresarial é preciso considerar papel, acabamento, postagem e mão de obra envolvidos no preparo do documento.
Paralelo a isso, no digital também existem custos relacionados à infraestrutura e aos canais utilizados, ainda que a relação entre envio digital e redução de custos já seja verificada em muitos negócios.
Logo, a comparação deve considerar o processo completo e não apenas o preço unitário de cada documento.
Se algumas comunicações exigem somente que a informação chegue ao destinatário, outras demandam que a empresa acompanhe o que acontece após a entrega.
Nesse caso, entenda quais eventos o seu negócio precisa acompanhar e veja como cada modalidade atende à necessidade, já que, se for preciso saber momentos de visualização do conteúdo, o digital é mais indicado.
Tanto o meio físico quanto o digital podem oferecer segurança e validade jurídica para o envio de documentos, desde que este seja realizado por meios adequados à finalidade da comunicação.
Sendo assim, a escolha deve considerar quais garantias são necessárias para preservar o material, principalmente em interações que possam exigir evidências futuras.
A influência da personalização se explica porque, em meio ao alto volume de propagandas que as pessoas recebem, a segmentação tem mais chances de chamar a atenção e contribuir para que a mensagem seja considerada com cuidado.
Em razão disso, o benefício da prática vale tanto para os canais físicos quanto para os digitais. Em um e-mail, por exemplo, um assunto como “Olá João, aqui está a sua fatura” pode despertar mais atenção do que o genérico “Fatura disponível”.
Já em uma correspondência, uma abordagem como “Olá, Marcos, aqui está o seu novo cartão” também pode aproximar a empresa do cliente e tornar a comunicação mais pessoal do que um documento padronizado, produzido em massa.
Portanto, manter uma postura proativa de personalização é zelar pela experiência do cliente, já que quanto mais customizada for a interação nesse sentido, maior tende a ser a percepção de relevância do documento recebido.
Como vimos, é possível que as empresas combinem os dois formatos para manter diferentes canais de comunicação disponíveis aos seus públicos.
Com esse objetivo, as organizações podem contar com uma solução que automatize o envio de documentos e, ao mesmo tempo, manter as correspondências físicas para clientes que se identificam mais com esse formato.
No caso da comunicação digital, optar por uma ferramenta de envios que se integre aos sistemas internos contribui para conectar a geração das informações e reduzir a necessidade de transferências manuais.
Dessa forma, combinando as duas vias, a estratégia considera as diferentes preferências dos destinatários e mantém em vista o objetivo central da comunicação empresarial, que é estabelecer um contato efetivo com parceiros e clientes.
Depois de definir como os documentos serão encaminhados, acompanhar os resultados permite identificar gargalos nas interações e entender o desempenho de cada canal. Então, aqui estão alguns indicadores que podem ajudar nessa análise:
● Taxa de entrega - mostra a proporção de documentos que chegaram ao destino e ajuda a identificar falhas como endereços desatualizados.
● Tempo médio de entrega - indica quanto tempo, em média, a comunicação leva entre a geração e o recebimento pelo cliente.
● Custo por documento - permite comparar o impacto financeiro de cada modalidade considerando as etapas envolvidas no envio.
● Volume de reenvios - ajuda a identificar problemas que exigem o encaminhamento repetido de uma comunicação, como destinatários que alegam não receber.
● Contatos relacionados ao recebimento - mostra quantos atendimentos são gerados por dúvidas com a entrega dos documentos.
A partir da análise desses indicadores, a empresa consegue orientar melhorias na comunicação e compreende vias para tornar os contatos mais adequados às necessidades do público, contribuindo para estreitar esses relacionamentos.
Para programar o envio seguro de documentos digitais, a organização pode contar com uma estrutura que permita automatizar as entregas e manter os registros protegidos à medida que aumenta o volume de notificações enviadas.
No caso das comunicações realizadas virtualmente, adotar uma ferramenta integrada aos processos da empresa ajuda a reduzir atividades manuais e a centralizar o acompanhamento dos envios.
É nesse papel que o WeSend AR atua como um aliado na automação do envio de documentos com recursos de segurança que favorecem a rastreabilidade e mantêm a personalização das interações.
Responsável por milhões de envios anuais, o WeSend AR permite programar as comunicações de forma integrada aos sistemas utilizados pelo negócio, oferecendo maior controle sobre os documentos encaminhados e os eventos associados a cada envio.
Quer entender como essa operação se estrutura? Conheça o WeSend AR e veja como a solução pode se integrar à estratégia de comunicação da sua empresa!
