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Tradicionalmente, o envio de correspondências empresariais faz parte da rotina da maioria das organizações, uma vez que para uma parcela de consumidores as cartas ainda são vistas com grau de formalidade maior do que as mensagens digitais.
Ainda assim, com o crescimento da digitalização no âmbito corporativo, muitos gestores já buscam entender como modernizar a comunicação sem perder a segurança sobre os dados que chegam até o cliente, e até mesmo sobre a efetividade do envio.
A grande questão é que ainda existem mitos ao redor desse tema que pouco contribuem para auxiliar os negócios, como “se usa o envio digital, precisa deixar o físico” ou “é preciso se comunicar por apenas um canal, senão perde a relevância”.
Pensando nisso, hoje vamos falar sobre como a modernização do disparo de boletos, faturas, notificações e documentos pode ser realizada, respeitando tanto as características de cada cliente quanto às demandas da empresa. Confira!
São caracterizadas como correspondência empresarial ações como o envio de documentos físicos, e-mails com notificações de cobrança e contratos de serviço que são compartilhados com clientes, fornecedores e outros públicos relacionados à operação.
Nesse cenário, entende-se que este tipo de registro pode assumir diferentes formatos a depender do conteúdo e do perfil da pessoa com quem a empresa se comunica, ainda que para todos os casos haja o denominador comum de proteção do envio.
Logo, independente do canal utilizado, impresso ou digital, a correspondência empresarial é definida pelo valor das informações enviadas e pela necessidade de garantir a integridade e o sigilo de entrega da mensagem.
A permanência da correspondência nas rotinas empresariais se explica em razão da demanda de formalizar o envio de algumas mensagens, que permite ao negócio armazenar no seu histórico de contatos que informou o cliente sobre uma carência, por exemplo.
Para corresponder a essa exigência, plataformas que apoiam a modernização das empresas e oferecem a automação de envios já oferecem todos os registros que o meio físico tem, como confirmação de entrega e rastreabilidade do conteúdo.
Dessa forma, o envio de correspondência mantém a sua importância porque:
● Amplia a segurança jurídica: a empresa constrói um histórico auditável e comprovável de que a mensagem foi entregue ao destinatário correto.
● Reforça a confiabilidade da marca: é transmitida maior seriedade e peso para assuntos críticos que não podem se perder na rotina do cliente.
● Atende a exigências regulatórias: são cumpridas as normas legais que exigem notificação formal, como é o caso das cobranças nos convênios médicos.
● Garante a continuidade dos processos corporativos: é assegurado que documentos essenciais cheguem no prazo e pelos canais mais eficientes.
Em operações onde há um grande volume de documentos, a despadronização dos registros faz com que uma atividade que parece simples, como reunir uma cobrança para enviá-la pelos Correios, se torne lenta.
Tal fato se explica porque em meio a demandas já esperadas, como preparar o arquivo, conferir os dados, enviar para a impressão e expedir, há ainda a necessidade de localizar informações que, em uma estrutura pulverizada, facilmente se perdem.
Além disso, o crescimento do negócio torna o controle manual inviável, porque quanto maior a quantidade de remessas, mais difícil fica para a equipe monitorar o percurso de cada documento e identificar falhas de entrega após a saída da empresa.
Assim, a correspondência empresarial tende a ser prejudicada quando o avanço do negócio não traz consigo novos modos de administrar as notificações, logo, para resolver esse gargalo, a modernização pode ser usada para facilitar a comunicação física e a digital.
Modernizar esse processo significa utilizar recursos tecnológicos para tornar as etapas mais integradas e acompanháveis, por exemplo, a mudança pode começar pela unificação dos dados utilizados na preparação das comunicações.
Tanto no envio físico quanto no digital, o preparo do texto tende a acontecer pelo computador e, atualmente, algumas plataformas permitem que documentos como boletos sejam criados em poucos cliques a partir da base de dados da empresa.
A partir disso, os dados podem ser integrados em um único ambiente, seja para já enviar o boleto por e-mail, seja para imprimir e enviar uma carta, a equipe ganha agilidade na elaboração e amplia a capacidade de acompanhar remessas maiores.
Logo, vale que a equipe invista tempo no comparativo entre o envio físico e digital, para entender qual é a via que melhor atende os seus clientes ou considerar um fluxo híbrido, já que pode ser feito um envio digital e, se necessário, um complemento físico.
Reunindo essas ações e acompanhando os seus resultados, a empresa consegue identificar pontos que precisam ser ajustados e reduzir cada vez a dependência de verificações manuais, tornando a correspondência empresarial mais eficaz.
Se os envios físicos são necessários, existem formas de reduzir tarefas repetitivas e melhorar o controle da comunicação corporativa em uma estrutura que conecta a geração dos documentos e o acompanhamento. Para isso, é necessário que o negócio:
Endereços e demais informações cadastrais precisam ser revisados periodicamente, para impedir que a eventual desatualização da base resulte em reenvios e atrasos que poderiam ser evitados com uma conferência adequada.
A preparação manual de documentos recorrentes cria mais oportunidades para erros de preenchimento, por isso, busque soluções que podem integrar a sua base de dados e gerar documentos automaticamente de acordo com as informações do destinatário.
Essa impressão permite inserir automaticamente dados específicos do destinatário no documento, assim, boletos e cartas personalizadas podem ser produzidos em grande escala a partir das informações de cada endereçado.
Mesmo com a modernização, a estruturação de como ela será empregada cabe à empresa, então, recomenda-se definir responsáveis por acompanhar as etapas do envio e padronizar os critérios para cada tipo de correspondência empresarial.
A combinação entre os meios físico e digital é útil principalmente em dois casos, o primeiro ocorre quando a comunicação precisa alcançar o destinatário por diferentes canais e o segundo, quando a urgência exige uma alternativa mais rápida que o envio físico.
No primeiro caso, pode ser que pelo perfil do destinatário, a chance de resposta seja maior quando ele é comunicado por mais de um canal, por exemplo, recebe uma notificação de cobrança proativa por e-mail e 4 dias depois, o boleto em carta.
Já na segunda situação, existem momentos em que uma mensagem precisa chegar com urgência, como em uma negociação em que o parceiro comercial tem poucas horas para analisar o contrato. Assim, um envio de e-mail tende a ser a via mais indicada.
Para além desses fatores, também vale considerar que em uma mesma empresa, podem existir muitos perfis de clientes, sendo parte deste público pessoas com facilidade de acesso aos canais digitais e outros, indivíduos que só utilizam correspondência física.
Nessa perspectiva, o uso combinado dos formatos garante que a organização mantenha uma comunicação corporativa eficiente independente do canal usado, porque considera a situação e tipo de destinatário para definir qual será o ideal.
A rastreabilidade permite acompanhar o que aconteceu com uma comunicação depois que ela foi preparada e enviada e, hoje, os recursos de rastreamento já estão disponíveis tanto para as correspondências físicas quanto para as digitais.
Graças a essa possibilidade, as equipes podem ter controle de dados como a confirmação do recebimento e da abertura, o que colabora para o fim da incerteza nos envios corporativos, já que são disponibilizados registros de que o cliente foi notificado.
Além disso, em vez de depender apenas da confirmação de que determinado documento foi enviado, o rastreamento permite identificar falhas, como endereços ou e-mails desatualizados, o que agiliza a correção desses problemas.
A partir desse contexto, a comprovação de entrega ganha relevância, porque quando existe uma nota verificável do recebimento, a empresa consegue recuperar essa informação, inclusive em situações que envolvam auditorias.
Portanto, a rastreabilidade é essencial para a segurança da correspondência empresarial porque diz respeito à capacidade de a empresa manter controle sobre as suas próprias comunicações e as informações envolvidas nesses processos.
Na hora de combinar os dois formatos, é importante definir como cada tipo de envio será incorporado à estratégia de comunicação. Para isso, é necessário avaliar os dados do público e os tipos de notificações mais enviados, identificando qual canal é mais adequado.
Também é importante definir o fluxo que será adotado diante de falhas na interação. Assim, a falta de resposta em determinado canal pode desencadear uma nova tentativa por outra via, desde que essa alternativa esteja prevista nas regras da operação.
Uma vez definidos o fluxo e o público, é preciso que os dados estejam integrados, permitindo que a equipe responsável confira quais canais já foram utilizados e qual é o status atual da comunicação.
Se assim for, a combinação dos meios de correspondência passará a fazer parte de uma mesma dinâmica de comunicação, que varia apenas no canal, mas que acontece sob os mesmos critérios que orientam a escolha do meio e a continuidade do envio.
A tecnologia tornou possível o desenvolvimento de soluções que modernizam a correspondência empresarial à medida que colaboram para estruturar melhor as etapas de envio e controle das mensagens, oferecendo recursos como:
● Automação dos disparos: reduz tarefas repetitivas e permite estruturar fluxos de mensagens mesmo em operações com grande volume de comunicações.
● Integração com sistemas internos: conecta os dados utilizados nos envios às informações já mantidas pela empresa, reduzindo a necessidade de alimentar controles paralelos.
● Personalização em escala: utiliza informações de cada destinatário para gerar comunicações individualizadas, mesmo quando são necessários muitos envios.
● Monitoramento dos eventos: registra ocorrências e falhas para facilitar o acompanhamento da operação e a identificação de pontos que exigem atenção.
● Revisão da qualidade dos dados: a gestão automatizada dos envios contribui para que as informações utilizadas nas comunicações permaneçam estruturadas.
● Coordenação entre canais: permite combinar correspondência física e digital de acordo com a finalidade de cada comunicação.
● Escalabilidade: possibilita ampliar o volume de envios sem depender do crescimento proporcional das atividades manuais.
Nesse cenário, com o apoio dos recursos tecnológicos, a empresa pode reunir em um mesmo ambiente uma estrutura que oferece padronização e rastreabilidade para as correspondências, automatizando os envios e mantendo registros de controle.
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