Como o RH se beneficia com a impressão de dados variáveis

Você conhece a impressão de dados variáveis? Embora seja mais usada para publicidade, na impressão de folders e panfletos, esse tipo de serviço é útil para todos os setores da empresa. 

Ela permite que alguns pontos sejam alterados, entre um impresso e outro, fazendo com que o resultado seja personalizado. Mesmo assim, a qualidade de imagens, textos e gráficos é garantida. Assim, a sua empresa recebe um impresso personalizado e bem feito. 

Conheça a impressão de dados variáveis e veja como ela pode ser útil para a sua empresa. 

O que é a impressão de dados variáveis?

Imagine que você precisa fazer a impressão de provas de um concurso público, mas tem que imprimir quatro versões diferentes dela ou tem que imprimir as provas nominais. Em um tipo de impressão comum, isso seria muito difícil e o processo demorado.

Já com a impressão de dados variáveis, elementos como textos, gráficos e imagens podem ser alterados de um impresso para o outro. Tudo isso sem atrasar o processo de impressão, apenas usando informações de um banco de dados ou arquivo externo.

É por isso que esse tipo de impressão é muito usado para marketing. Diversas empresas a utilizam para enviar mala direta personalizada, pelo fato da impressão de dados variáveis oferecer flexibilidade de design, gráficos e textos. 

Diferentes tipos de impressão de dados variáveis

Há três diferentes tipos de uso da impressão de dados variáveis: promocional, transacional e transpromocional. 

A promocional tem como objetivo impulsionar os resultados das estratégias de marketing. Ela faz uso das vantagens da impressão de dados variáveis para conseguir se aproximar dos clientes.

Já a transacional é voltada para a prática e operacional de uma empresa. Essa é a que pode ser útil para o RH, por exemplo. Ela é usada para imprimir: 

• certificados;
• emissão de contratos;
• boletos;
• credenciais personalizadas para eventos, entre outros. 

Por fim, tem a transpromocional, que reúne a promocional e a transacional em um só serviço. É a que imprime, por exemplo, cupons de desconto para novas compras, que são direcionados a um público específico.

Como o RH pode usar a impressão de dados variáveis?

Esse tipo de impressão pode ajudar a personalizar os documentos do RH, para que seja entregue ao colaborador ou até arquivado na empresa. A equipe pode utilizar a impressão de dados variáveis para: 

• Cartas de avisos personalizadas;
• Impressão e encadernação de normas a serem entregues aos colaboradores;
• Etiquetas autoadesivas para endereçamento de correspondências;
• Contracheques ou comprovantes de pagamentos;
• Relatórios diversos;
• Apostilas para treinamento de colaboradores;
• Informes de rendimentos;
• Contratos;
• Avisos de reuniões, convocações, entre outros, personalizados;
• Formulários personalizados para processo seletivo de colaboradores, entre outros. 

Quando há impressão de dados variáveis, a equipe do RH consegue entregar toda a documentação impressa personalizada. Isso diminui a quantidade de itens que precisam, por exemplo, ser preenchidos à mão. Assim, minimiza as chances de erros. 

Além disso, melhora a comunicação com a equipe e possibilita que as informações sejam direcionadas a um grupo de colaboradores.

Por exemplo, se a equipe for imprimir uma apostila para o treinamento. Parte do conteúdo é igual, mas a outra, mais específica, é diferente para as pessoas que trabalham com eletricidade, das que atuam com encanamento. Com a impressão de dados variáveis é possível imprimir apostilas diferentes para esses dois grupos e ainda personalizadas. Isso ajudará na comunicação com a equipe e deixará a absorção das informações mais claras e objetivas. 

Por falar em impressão, sua empresa sabe quanto gasta com esse processo? Veja como calcular!