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A inadimplência é um dos principais fatores que afetam o caixa das operadoras de saúde, especialmente porque impacta no planejamento financeiro de investimentos e melhorias, que é desenvolvido contando com os pagamentos dos clientes.
Paralelo a este cenário, temos pessoas que muitas vezes estão inadimplentes por problemas extraordinários ou, até mesmo, por não terem recebido o boleto de cobrança. Nesses casos, a cobrança extrajudicial é uma boa alternativa por preservar a relação com o cliente e permitir a recuperação de valores.
Pensando nisso, hoje trazemos um guia completo para você tirar todas as suas dúvidas sobre como realizar cobranças extrajudiciais com eficácia, a partir de abordagens amigáveis e ferramentas digitais que otimizam esse processo. Confira!
Como o próprio nome sugere, este tipo de cobrança consiste em comunicar e negociar débitos diretamente junto ao cliente, sem que as esferas judiciais precisem ser envolvidas.
O destaque desta prática se deve ao fato de que ela permite que os planos de saúde resolvam situações de inadimplência de forma econômica, uma vez que na esfera jurídica de cobrança existem os gastos processuais com advogados e audiências.
Assim, empregar a cobrança extrajudicial via ferramentas de comunicação com validade jurídica mitiga os riscos de a operadora de saúde ter a qualidade dos seus serviços impactada pela falta de recursos.
Além disso, a cobrança judicial pode se estender por longos períodos, enquanto a extrajudicial busca acordos rápidos e amigáveis, compreendendo as condições de pagamento do beneficiário para que seja possível chegar a um acordo.
Portanto, a resolução dessas pendências garante a sustentabilidade financeira do negócio, evita que o problema escale ao caso de uma interrupção de serviços e preserva o vínculo com os clientes.
Em primeiro lugar, é preciso que você tenha uma gestão dedicada à identificação da inadimplência. Uma vez detectado um cliente em débito, parte-se para o envio de uma notificação informando a dívida e solicitando a regularização.
Neste momento, as operadoras utilizam diferentes canais de comunicação, como E-mail, SMS ou WhatsApp, todas com AR digital como prova legal anexado na mensagem, para assegurar a validade de que o cliente recebeu e visualizou a mensagem.
Por exemplo, se um beneficiário deixa de pagar a sua mensalidade, a operadora pode enviar uma notificação com os detalhes da dívida, explicando o valor devido, o prazo para pagamento e as consequências de manter o débito em aberto.
Nesse momento, o objetivo é buscar um acordo que atenda ambas as partes, abrindo espaço para que o indivíduo diga como pode pagar, se há chance de parcelamento ou se prefere uma renegociação dos termos do contrato.
Garanta que o texto da mensagem tenha clareza e que seja de fácil entendimento para pessoas com diferentes níveis de instrução. Escolha palavras simples, com informações sobre o valor da dívida, a data de vencimento e o prazo para a regularização.
Além disso, já na primeira mensagem, é importante informar de forma transparente as possíveis consequências do não pagamento, como a suspensão dos serviços ou a incidência de multas mais severas para o beneficiário.
Para aumentar as chances de sucesso, é essencial utilizar múltiplos canais de comunicação, principalmente aqueles em que a maioria dos usuários estão conectados. Por isso, considere usar:
Lembre-se que ninguém quer estar em dívida, por isso, comece com uma abordagem amigável durante a negociação, já que isso é fundamental para incentivar o cliente a regularizar a sua situação.
Proponha opções de parcelamento ou descontos para pagamento à vista, tudo considerado junto à sua gestão financeira para que o seu caixa não seja impactado e, também, com vistas a facilitar o processo de recolhimento dos valores.
Em alguns casos, o ajuste dos termos do contrato pode ser necessário para que o cliente consiga manter o plano, por isso, veja junto à sua equipe de gestão contratual quais flexibilizações podem ser concedidas.
Assim, na cobrança extrajudicial, a renegociação do contrato visa encontrar condições mais adequadas às necessidades financeiras do beneficiário, a fim de evitar um cancelamento.
O uso de plataformas como o WeSend AR otimiza o processo de cobrança extrajudicial, especialmente porque garante o envio de notificações com total segurança e, ainda, permite que a sua operadora faça disparos de mensagens em larga escala.
Ao escolher o WeSend, você integra envios por E-mail, SMS e outros canais, garantindo rastreabilidade e proteçao para as comunicações. Além disso, a plataforma assegura validade jurídica para as notificações eletrônicas, seguindo normas da ANS.
Existem casos em que mesmo após muitas tentativas de acordo, as dívidas não são regularizadas. Depois de já ter tentado todos os acordos possíveis, o seu plano de saúde poderá optar por diferentes abordagens.
Primeiro, você pode decidir por uma suspensão temporária do serviço até que o cliente efetue o pagamento que está em aberto. Seguido disso, se a situação se estender, há espaço para o cancelamento do contrato, em caso de débitos em aberto por muito tempo.
Por fim, quando a regularização da dívida não acontece, cabe ao plano de saúde fazer a inclusão do devedor em instituições de proteção ao crédito, como o SPC, que pode ser uma medida essencial para que o cliente regularize a dívida em definitivo.
O Aviso de Recebimento (AR) é fundamental em situações de cobrança, porque garante que o cliente recebeu o boleto e todas as notificações de negociação da dívida. Assim, é um documento que resguarda a sua empresa em litígios judiciais.
Atualmente, enquanto o AR tradicional exige impressão e envio físico, o que aumenta os custos e o tempo de entrega, o AR Online permite o envio imediato por canais digitais, como e-mail ou SMS, com total validade jurídica.
Logo, junto da rapidez e da economia geradas pela eliminação do processo tradicional, o AR Online também garante maior controle e rastreabilidade sobre a comunicação, uma vez que o monitoramento das notificações enviadas é mais fácil.
Reunidas, as vantagens de envio de notificação de dívida pela via digital tornam a cobrança extrajudicial mais eficiente e segura, especialmente para operadoras de planos de saúde que precisam atuar com agilidade.
A cobrança extrajudicial é uma prática estratégica para manter a saúde financeira das operadoras de planos de saúde, uma vez que evita a necessidade de processos judiciais e preserva a relação com os clientes.
E, se o assunto é notificação, você sabia que a cobrança automatizada tem custo até 10x menor do que se comparado ao envio de cartas pelos Correios?
Com o uso de ferramentas tecnológicas de notificação, os seus avisos de cobrança podem ficar ainda mais ágeis, protegidos e assertivos. Descubra hoje as possibilidades que automatizar o envio de boletos para o dia a dia da sua empresa!
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