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Dentre as demandas de uma instituição de ensino, a impressão é, certamente, uma das mais variáveis, já que em certos períodos a necessidade por impressos cresce exponencialmente. Nesse momento, a terceirização de impressão é a única saída.
Por não parecer um processo tão custoso à primeira vista, muitos gestores acabam não notando como as impressões podem se tornar um gargalo grave para a saúde financeira da instituição.
Contudo, atualmente, só não adere à tecnologia quem não se preocupa com resultados, pois as soluções e os serviços digitais trazem otimização e dinamismo – prova disso é o outsourcing de impressão.
Quer entender a razão que tem levado escolas, universidades e faculdades a adotarem a terceirização, cada dia mais? Então, não deixe de acompanhar a leitura!
O primeiro grande gargalo identificado na maioria das instituições de ensino, quanto às impressões, é que geralmente não há uma gestão específica para isso.
Assim, questões como quantidade de documentos impressos, reposição de insumos, garantia de qualidade e aspectos de manutenção, por exemplo, acabam sem um gerenciamento assertivo, abrindo margem para um contexto de altos gastos, pouca eficiência e baixa qualidade.
Nesse sentido, a tecnologia na terceirização da impressão vem como uma medida para equilibrar tais demandas.
Isso porque a prestadora do serviço fica encarregada por cada processo relacionado à impressão, desde a quantidade de cópias e a reposição de materiais até a manutenção em sua totalidade.
Dessa forma, sua instituição poderá usufruir de um serviço de qualidade e altamente eficiente de impressão, sem se preocupar com nenhuma etapa ou potenciais adversidades.
Na prática, você terá uma gestão de impressão robusta e que entregará os resultados que precisa para materiais educacionais, folhas de respostas, provas, apostilas e manuais técnicos, na quantidade necessária, em tempo hábil e sem gastar recursos adicionais da organização.
Portanto, sempre que pensar na “dor de cabeça” que o massivo volume de impressos em semanas de prova costuma gerar, lembre-se de que o outsourcing pode amenizar essa demanda com facilidade e ótimo custo-benefício.
O benefício mais atrativo e o motivo de muitas instituições investirem no serviço é a capacidade de focar 100% nas demandas que realmente importam para o crescimento da empresa.
É substituir processos manuais e trabalhosos pela gestão de uma empresa especializada nessa atividade. Inclusive, é fomentar uma atuação pautada nos parâmetros da transformação digital, afinal, a digitalização é o futuro da sua instituição.
Por dispor de equipamentos de última geração e trabalhar a partir de softwares modernos, que gerenciam cada aspecto das impressões, a qualidade é o carro-chefe de um bom serviço de terceirização.
Aliás, essa qualidade elevada também reflete maior padronização dos documentos impressos, o que fortalece a sua instituição no mercado.
Quando a impressão é executada de qualquer forma e através de equipamentos desregulados, a porcentagem de desperdício e uso de papel aumenta consideravelmente.
Já com a terceirização, isso não acontece, visto que os equipamentos – gerenciados por sistemas avançados – reduzem a margem de cópias erradas e promovem uma impressão de qualidade profissional.
Em determinados cenários, a redução no uso do papel pode ser maior que 70%, especialmente em instituições onde a demanda é ampla.
Como você pôde perceber até aqui, a terceirização da impressão vai muito, mas muito além do simples aluguel de equipamentos, e a produtividade, aliada à eficiência, é a marca registrada de um serviço profissional.
A automatização é a base para que as suas demandas sejam absorvidas pela prestadora do serviço, ou seja, os colaboradores não terão contato com a impressão, ou serão responsáveis por funções intrínsecas a ela. Essa eficiência operacional pavimenta o caminho para a obtenção de resultados que alavancam a organização.
A primeira associação costuma ser: como posso ter economia se há um investimento por trás disso tudo?
É simples, a economia é gerada pelo corte de dispêndios em diferentes aspectos, tais como: insumos, materiais, reparos, manutenções, conta de energia, entre outros. Isso sem contar a economia de tempo empregado pelos colaboradores, que pode ser utilizado para atividades de maior relevância gerencial.
Podemos dizer que, a depender do investimento, o retorno é progressivo, mas é no longo prazo que a sua instituição sentirá no bolso a leveza de quem pode pensar melhor nas estratégias para oferecer uma educação de qualidade.
Se a terceirização de impressão surpreendeu você aqui na teoria, é na prática que você entenderá melhor como o serviço certo faz toda a diferença.
Portanto, se quiser saber mais sobre esse universo de novas possibilidades, solicite uma avaliação. Venha descobrir como podemos ajudar sua instituição a melhorar os processos.
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