Toda empresa precisa otimizar a aplicação dos recursos financeiros e isso exige análise completa dos processos e atividades atuais, mas um dos grandes problemas, que muitas empresas não consideram, são os gastos com impressão.

Em muitas organizações, há um crescente número de impressões desnecessárias, sem planejamento, controle ou gerenciamento. Pode parecer que não, mas as despesas podem se tornar expressivas com o passar do tempo e, como sabemos, nenhuma empresa expande se não enxugar gastos de forma inteligente.

A tecnologia é uma aliada de peso nesse cenário, pois torna o processo de impressão mais eficiente, menos custoso e com alta margem para efetivar o gerenciamento. Quer entender melhor como funciona essa combinação? Continue a leitura!

O que é gerenciamento de impressão para sua empresa?

Toda demanda operacional de uma empresa é passível de contar com algum tipo de gerenciamento específico. É como quando o time de marketing utiliza ferramentas e serviços para coordenar suas estratégias de e-mail e SMS, por exemplo. Com a impressão, não é diferente.

Então, o gerenciamento de impressão consiste na utilização de ferramentas e softwares tecnológicos que permitem o monitoramento das ações de cópia e impressão.

Dessa forma, a solução “rastreia” a utilização de multifuncionais e impressoras, além de gerenciar cada insumo utilizado no processo. Por sua vez, os gestores ganham mais controle para eliminar gargalos produtivos.

O gerenciamento, quando bem executado, é capaz de transformar a cultura organizacional. Colaboradores mais conscientes sobre os gastos e a real necessidade de impressão, retraem o desperdício e conscientizam outros.

Contudo, aqui, você tem duas opções: adquirir software para realizar esse gerenciamento interno ou partir para o Outsourcing de Impressão. Esse recurso tem ganhado cada dia mais espaço no mercado, visto que oferece inúmeras vantagens competitivas, veja mais abaixo!

Como o Outsourcing de Impressão contribui

O Outsourcing de Impressão é um recurso que oferece grande margem de crescimento às empresas. Do inglês, temos a Terceirização de Impressão, que é quando uma organização terceiriza seu parque de impressão.

Na prática, é o mesmo que você contratar uma empresa especializada em gerenciamento de impressão para ficar responsável pelas responsabilidades que essa atividade traz. Dentre alguns benefícios, temos:

1. Amplia de forma considerável sua autoridade sobre os gastos;

2. Com a tecnologia de ponta, seu processo fica mais robusto e menos custoso;

3. Garantia de manutenção ininterrupta pela contratada;

4. Reposição de peças e equipamentos quando necessário;

5. Ideal para grandes volumes de impressão, pois assegura o cumprimento dos prazos aos clientes;

6. Estimula a flexibilidade do processo de impressão;

7. Possibilita o alinhamento com outros serviços, como a impressão de dados variáveis;

8. Suporte de profissionais capacitados a suprir qualquer gargalo ou obstáculo no parque de impressão.

Você sabia que seu negócio pode diminuir os gastos com cópias em até 40%, ao contar com uma gestão de impressão terceirizada?

Inclusive, terceirizar abre margem para o crescimento empresarial, uma vez que os gestores e seus colaboradores podem focar nos processos que movimentam o Core Business da organização.

Passos para executar o gerenciamento de impressão terceirizado

Muitos se perguntam se há como identificar a necessidade do investimento em Outsourcing.

Como em toda tomada de decisão, os decisores devem ponderar sobre alguns pontos relacionados ao negócio, a fim de entender se o serviço trará os benefícios esperados. E para isso, elencamos 3 pilares que podem ajudar a encontrar a parceria certa:

1. Defina, com autoridade, todas as prioridades da empresa;

2. Promova a organização das demandas relacionadas à impressão;

3. Analise cada fornecedor, suas vantagens, seu alcance, seu suporte, a qualidade de seus equipamentos, expertise no mercado e experiência.

As prioridades podem ser definidas com uma análise consistente de cada setor. Quais processos exigem mais impressão? Qual o volume mensal total das impressões da empresa? Quais os tipos de impressão por departamento? Alguma atividade é baseada em dados variáveis? 

Assim, além de se compreender a demanda atual, há viabilidade para a organização já citada acima.

Agora, o próximo passo é encontrar a parceria que completa o fluxo de processos da sua empresa, com a tecnologia certa e com a capacidade para gerar resultados. Aliás, isso nos leva à última dica de hoje!

Essa dica vale ouro para seu negócio!

E se você pudesse contar com a experiência de uma empresa com mais de 30 anos no mercado da geração de documentos com dados variáveis?

O quanto você preza por uma parceira que oferece o Outsourcing ideal para seu gerenciamento de impressão? Uma empresa que, atualmente, produz mais de 130 milhões de impressões por ano.

A CTD é a única empresa na Região Sul do país com a tecnologia avançada para impressão de grande volume, em cores, a jato de tinta. A eficiência das soluções e serviços da CTD abrange as seguintes áreas:

1. Indústria e Marketing;

2. Administração Financeira e Contabilidade;

3. Imobiliárias;

4. Consórcios;

5. Educação e Concursos;

6. Guia de Pagamentos;

7. Call Center e Jurídico;

8. Recursos Humanos.

Então, as ferramentas suprem cada uma das demandas de impressão dessas áreas, a partir de um gerenciamento voltado à redução de custos, mas com objetivo de maximizar a eficiência produtiva. Acesse para saber mais sobre os nossos serviços!

Leia também: Outsourcing de impressão: o suporte técnico como diferencial ao escolher o serviço 


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