Notas fiscais, planilhas, contratos, atestados, comprovantes… Na rotina diária de uma empresa, há muito papel para ser arquivado. Dessa forma, se não houver uma boa gestão de documentos, tudo isso acaba se acumulando em pilhas.

Além da bagunça e da demanda de espaço, esse acúmulo desordenado é pouco funcional. Afinal, sempre que alguém precisa de qualquer item, tem de procurar em diversos locais. Dessa forma, acaba demorando e atrasando o trabalho, devido à maneira como os documentos estão arquivados.

Contudo, tudo isso pode ser diferente se a sua empresa investir em gestão de documentos. Você já havia pensado nisso? Saiba como funciona e veja dicas para colocar em prática na sua empresa!

Dicas para realizar a gestão de documentos em sua empresa

Estamos falando sobre a necessidade de se ter uma boa gestão de documentos, mas, até agora, não definimos do que se trata. Afinal, o que é gestão de documentos? Trata-se de procedimentos que são adotados, visando organizar documentos importantes e armazená-los da forma correta.

Os procedimentos para que isso aconteça são variados e devem se adequar ao seu negócio. Contudo, o objetivo é sempre facilitar o acesso aos documentos, bem como garantir que eles fiquem seguros. Veja as dicas e coloque em prática a gestão de documentos em sua empresa!

Defina processos para a armazenagem de documentos

A primeira coisa a ser feita é um bom planejamento. Comece identificando todos os documentos que a sua empresa armazena atualmente. Liste todos eles e defina por quanto tempo é preciso mantê-los arquivados.

Tendo isso em mãos, é possível determinar um fluxo de organização, que será seguido pela equipe.

Considere a digitalização de documentos

Atualmente, é impossível fazer em gestão de documentos sem citar a facilidade trazida pela digitalização. Boa parte dos papéis que estão ocupando espaço em sua empresa, podem ser digitalizados. Dessa forma, eles deixam de ocupar as prateleiras do seu negócio.

Além disso, com a digitalização, você evita que documentos sejam perdidos. Afinal, sempre que precisar de algo, saberá que ele estará disponível no computador ou no software utilizado para o armazenamento.  

Sem contar que, ao optar por documentos digitalizados, você acaba economizando dinheiro, pois evitará gastos com:

  • tinta;
  • caixa arquivo;
  • papel;
  • estantes.

Faça a adesão aos documentos eletrônicos

Outra facilidade trazida pela tecnologia é a possibilidade de ter quase todos os documentos feitos apenas online. Desde notas fiscais até requisições de compras, por exemplo. Para isso, basta investir em um software de gestão eficiente.

Por meio de um software de gestão, você pode gerenciar documentos financeiros, tributários, entre outros. Isso ajuda a minimizar a quantidade de arquivos em papéis e ainda deixa tudo mais organizado, sempre disponível para ser consultado.

Utilize assinatura eletrônica para reduzir os processos

Para que você possa usar os documentos online com facilidade e segurança, considere trabalhar com a assinatura eletrônica. Por meio dela, é possível garantir segurança no envio de documentos digitais. Além disso, você vai conseguir evitar a impressão, bem como otimizar os processos dentro da empresa.

A CTD pode ajudar na gestão de documentos. Trabalhamos com a publicação de documentos online e garantimos um excelente trabalho. Entre em contato conosco para saber mais!

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