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É incontestável que o outsourcing de impressão veio para transformar esse processo básico das empresas. Porém, quando a prestadora de serviço deixa de considerar as necessidades do cliente, o cenário é revertido em crescimento de gargalos financeiros e operacionais.
Logo, pode ser o momento de reavaliar a substituição da prestadora, assim como acontece em todo contrato de serviço. E para que o problema não se repita, é fundamental construir um novo planejamento e entender o melhor momento.
Se você acredita que o serviço atual já não supre sua demanda, mas acha que a mudança pode ser complexa demais, saiba que este conteúdo vai ajudar. Acompanhe e descubra o “timing” ideal para fazer isso com segurança!
Cada organização tem uma jornada diferente e, mesmo em segmentos similares, as necessidades não são as mesmas.
Dizemos isso porque o ponto de partida vem da avaliação do processo atual, do layout do parque de impressão, dos custos diários ou excedentes com a gestão, da taxa de produtividade e, sobretudo, dos resultados alcançados.
E nesse contexto, a empresa deve pontuar a responsabilidade da parceira sobre a gestão de impressão. Então, abaixo você encontra cinco gargalos que o outsourcing já exaurido permite se consolidar no fluxo de trabalho.
A premissa de investir em outsourcing de impressão é, de fato, atingir a redução de custos necessária para validar a gestão financeira.
Verdade seja dita, poucas empresas realmente entregam economia com a manutenção dos equipamentos e o consumo de materiais. Podemos destacar ainda a falta de rendimento nas etapas dos processos e do gerenciamento de documentos.
Com isso, o parque gráfico e as demandas de impressão ainda são onerosos, ou seja, você despende praticamente duas vezes o gasto com impressão, visto que paga pelo serviço e ainda tem a questão do retorno encolhido.
A alternativa, portanto, é realizar avaliações regulares, de modo a contrastar o retorno em face do custo do serviço.
Seja com suprimento de insumos, responsabilidade pelas demandas de impressão ou ajustes nos equipamentos, a função da terceirização é permitir que a empresa desempenhe seu papel no mercado com liberdade.
Isso significa deixar os processos burocráticos e maçantes de impressão por conta do outsourcing.
A estratégia assertiva para analisar a produtividade é buscar dados com a equipe de TI, pois são capazes de apontar a qualidade do serviço.
Afinal, a empresa que fornece o outsourcing tem como eixo a avaliação das necessidades, a fim de lapidar a melhor estratégia.
Portanto, caso perceba que a eficácia está abaixo do concordado e que geralmente há gargalos, pode ser um indicativo de que é o momento de mudar isso.
Procure entender como é a política de atualização do parque de impressão da prestadora. Isso porque a terceirização só faz sentido quando há soluções modernas e tecnologia de ponta para dar conta do recado.
A presença de tecnologia legada é incapaz de viabilizar os equipamentos e sistemas necessários para fazer o investimento valer. Inclusive, a empresa que pensa em seus clientes, sempre direciona recursos para a atualização das estratégias.
A CTD, por exemplo, realizou um investimento pioneiro no Sul do Brasil nos últimos anos, atualizando o parque fabril e proporcionando, assim, um alto custo-benefício aos clientes.
O Service Level Agreement (SLA) é simplesmente a garantia que a empresa dá de que atenderá os detalhes do contrato.
Garante que o serviço é de qualidade ao longo do processo de instalação, ou seja, é uma segurança a mais de que o contrato será cumprido.
Acompanhado deste documento estão os relatórios periódicos indicando o trabalho desempenhado, e isso favorece uma parceria de confiança, transparente e frutífera.
Grosso modo, se o serviço atual não entregou um Acordo de Nível de Serviço ou o fez de forma relativamente rasa, poucas são as garantias de que os resultados serão alcançados!
Nem precisaríamos apontar o suporte técnico como diferencial, pois é um aspecto que toda organização prestadora do serviço deveria entregar.
No entanto, uma boa maneira de identificar o ponto de mudança para um novo outsourcing é compreender a facilidade com que os problemas são solucionados.
Há falta de comunicação? O suporte falha em responder uma requisição? Sabia que isso também está atrelado ao SLA previamente mencionado?
Aqui na CTD temos o orgulho de apontar nosso suporte como um grande diferencial, pois entendemos como ele complementa a experiência e os resultados dos clientes.
Podemos afirmar que nos antecipamos a todos os problemas mostrados acima, uma vez que estamos há mais de 30 anos no mercado.
Buscamos compreender os desafios e as dificuldades dos clientes e realizamos os investimentos necessários, viabilizando:
Esperamos ter mostrado boas dicas que ajudem na escolha do serviço mais adequado aos seus objetivos. Em todo caso, a CTD está de portas abertas, venha solicitar uma avaliação comercial com especialistas de verdade. Até breve!
