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De acordo com a pesquisa OTRS Spotlight: IT Service Manager 2023, mais de 70% das empresas brasileiras já investem em automação, o que demonstra que equipes de todo o país já reconhecem a vantajosa ação de reduzir processos manuais nas suas jornadas de trabalho.
Nessa ótica, atualmente, muitos já sabem que os benefícios da tecnologia podem ser revertidos em resultados expressivos para o contexto empresarial, por isso, são grandes as buscas por formas de mitigar retrabalhos e elevar a eficiência operacional.
Assim, a morosidade na gestão documental e a baixa segurança das informações estão dentre os dos principais desafios que a automação pode resolver de forma estratégica dentro das organizações.
Pensando nisso, no blog post de hoje vamos apresentar 5 dicas fundamentais para a sua empresa eliminar os riscos de processos manuais e garantir maior controle sobre as operações. Siga a leitura e confira!
Dentre as áreas de destaque no cotidiano empresarial está a gestão e o envio de documentos com informações sensíveis, uma vez que erros podem comprometer a segurança e a credibilidade do negócio.
Desse modo, entre os principais desafios da execução manual, destacam-se:
Na gestão de documentos, o trabalho manual pode resultar em falhas de digitação e no envio de informações para destinatários errados, o que expõe o seu negócio a uma inconsistência na proteção de dados no canal de comunicação.
Quando você digitaliza documentos e os transita em envios físicos, como o Correio, estes materiais não têm rastreabilidade em tempo real, o que dificulta o controle sobre a segurança da mensagem e a auditoria desse procedimento.
Administrar documentos físicos exige atividades que tornam o dia a dia operacional mais ineficiente e afastam a sua empresa de ter agilidade no fluxo de trabalho, como é o caso de lidar com impressão de papeis e envio por Correios.
Os documentos em papel têm um tempo de vida útil, o que torna o manejo mais complexo, já que estragam e, se não bem armazenados, irão extraviar. Assim, além do desgaste do tempo, há os custos com impressão e local para guardar.
Tais possibilidades, se não controladas, colocam em risco a credibilidade da empresa no tocante à proteção de informações importantes.
No envio de documentos como faturas por e-mail os processos manuais limitam a padronização da comunicação e o reconhecimento dos tipos de mensagem que os destinatários mais respondem.
Somados, tais pontos tornam a transmissão de informações menos eficiente e menos adaptável às reais necessidades do negócio.
A tecnologia mitiga os riscos associados aos procedimentos manuais, especialmente quando os assuntos são a proteção de dados e a segurança da comunicação. Para essas demandas, algumas das soluções mais eficazes incluem:
Se no envio manual os destinatários podem ser trocados ou dados serem vazados por baixa proteção, em plataformas de automação as chances de isso ocorrer são nulas, já que estas soluções garantem a precisão de cada entrega.
Em ferramentas robustas, cada etapa (envio, entrega, abertura) é acompanhada em tempo real, por exemplo, em e-mails rastreáveis todos os momentos são marcados para que haja transparência e controle total no processo.
A digitalização dos documentos reduz extravios e elimina as chances de sofrerem avarias com o passar do tempo, como ocorre com o papel. Além disso, o fim da papelada também reduz custos com impressão e armazenamento.
Na hora de compartilhar conteúdos sensíveis, as soluções digitais oferecem criptografia, autenticação e registros de envio seguindo as diretrizes da ICP-Brasil, o que assegura a conformidade dessa comunicação com a legislação.
As funcionalidades trazidas pela automação permitem que as informações do corpo de texto em que o documento é anexado tenham os dados do destinatário, aumentando a chance de o conteúdo chamar a atenção.
Além disso, é possível acompanhar o perfil do cliente para entender com quais tipos de mensagem há mais ou menos engajamento, o que torna a comunicação mais inteligente e eficiente.
O WeSend é uma solução que já soma quase 10 anos de mercado e é especialista no envio de documentos e notificações digitais com rastreabilidade e validade jurídica.
Ano após ano, recolhemos feedbacks dos clientes sobre o uso da ferramenta e, desses relatos, sintetizamos os benefícios que mais são destacados:
Os clientes eliminam gastos com papel, impressão, armazenamento e, especialmente, envio físico, que é até 10x mais econômico se comparado aos Correios.
Os gestores relatam que os colaboradores passam a ter mais tempo para focar em atividades estratégicas, já que a tarefa repetitiva do envio vai toda para a automação.
Os nossos parceiros destacam que a conformidade jurídica assegurada pelos envios via WeSend fortalecem o relacionamento com o cliente, já que as suas empresas ganham credibilidade pela proteção de informações sigilosas.
Além da garantia de que o envio não vai cair em caixas de SPAM, o WeSend é integrável às soluções que os nossos clientes já utilizam, o que facilita a rotina dos seus envios e serve para a padronização da transmissão de documentos.
Quando as etapas de um envio são rastreáveis, o processo de comunicação se torna mais ágil e transparente, o que colabora para que a sua empresa tenha mais assertividade na hora de trocar informações com clientes e parceiros.
Eliminar os riscos dos processos manuais é essencial para garantir mais segurança, eficiência e economia para o seu negócio.
Com o WeSend AR, você automatiza o envio de documentos, assegura a rastreabilidade das mensagens e mantém a conformidade jurídica da sua comunicação. Tudo isso reduzindo custos e tornando a rotina da sua equipe mais produtiva!
Quer ver na prática? Conheça o WeSend AR na íntegra e dê o primeiro passo para uma operação mais moderna e segura!
