Trabalhe Conosco
Central de Vendas
Se há algum tempo o envio de documentos era feito exclusivamente via cartas, atualmente, devemos considerar a variedade de canais pelos quais uma mensagem pode ser enviada.
Nessa circunstância, merecem destaque os documentos jurídicos, que são parte importante do dia a dia das empresas e, a exemplo dos contratos, precisam ser veiculados com agilidade entre as partes envolvidas.
Logo, surgem muitos questionamentos sobre qual é a medida mais segura e eficiente para enviar papeladas oficiais via canais virtuais.
Como garantir a inviolabilidade do material? Como assegurar a autenticidade? De que forma confirmar que a outra parte recebeu o documento?
É pensando em perguntas como essas que, no blog post de hoje, vamos tratar sobre tudo o que você precisa saber sobre o envio de documentos jurídicos. Continue a leitura e tire todas as suas dúvidas sobre o tema!
São ferramentas legais que um advogado ou outro profissional juridicamente capacitado pode criar e utilizar ao longo de um processo. Assim, são registros formais que têm importância legal para estabelecer direitos, obrigações e acordos entre partes.
Nessa análise, tais materiais desempenham um papel fundamental no sistema judiciário, visto que servem de comprovação em processos judiciais e, também, em tramitação contratual.
Por isso, são instrumentos muito presentes na rotina dos negócios e é fundamental que tenham a integridade protegida.
Por exemplo, considere que um contrato está em fase de revisão para aprovar uma renovação. Concorda que esse material precisará ser compartilhado entre as partes mais de uma vez e que o envio digital facilita o processo?
Em tal situação, para compartilhar esse documento via e-mail, necessita-se que seja por um e-mail com validade jurídica, uma vez que somente dessa forma é possível garantir que os dados sensíveis não irão vazar - o que invalidaria o contrato.
Portanto, os documentos jurídicos são garantias legais e devem ter a integridade protegida porque, se violados, perdem os efeitos legais que possuem.
Dentro do universo jurídico, temos muitos tipos de instrumentos que podem servir de suporte legal para atender as necessidades processuais. Nessa análise, aqui estão os documentos mais comuns a serem utilizados:
É importante ressaltar que estes são apenas exemplos e que a variedade de documentos jurídicos é ampla. Portanto, o documento a ser utilizado dependerá das necessidades específicas de cada situação.
Porque quando consideramos o envio de documentos jurídicos, estamos tratando de uma cadeia de administração que é essencial para assegurar a proteção das informações contidas nos materiais.
A partir dessa perspectiva, no gerenciamento, devemos estar atentos a pontos como a validade jurídica no meio digital; a autenticidade do remetente e, ainda, a inviolabilidade dos dados. Todos estes pontos são pertinentes ao envio e, portanto, fundamentais à gestão.
Sendo assim, a gestão de documentos jurídicos traz benefícios expressivos para as empresas, como, por exemplo:
Para gerenciar os seus documentos de forma eficiente, esteja atento às seguintes práticas essenciais de segurança, administração e controle de informações:
Entender a natureza do instrumento e saber dos pontos principais, como finalidade, prazos associados e implicações legais cabíveis, é essencial para uma administração efetiva dos materiais jurídicos.
Utilizar soluções de armazenamento na nuvem facilita o acesso aos documentos e, somado a isso, amplia a proteção das informações, de forma a garantir a integridade dos dados sensíveis.
Se a sua empresa utiliza documentos em forma física, é importante manter um sistema de arquivamento organizado, que estabeleça categorias claras e ofereça um registro de identificação adequado para cada documento.
Conferir por qual período cada documento deve ser armazenado e manter apenas o que é relevante para a atuação do negócio elimina a sobrecarga de informações. Assim, são simplificadas a recuperação e a localização de documentos quando necessário.
Ao lidar com questões legais, é fundamental buscar informações em fontes atualizadas. Logo, busque por pareceres jurídicos de profissionais qualificados, que estejam cientes da jurisprudência local e das implicações da legislação.
Otimize a sua gestão de documentos jurídicos adotando softwares de armazenamento e controle de materiais, que disponham de assinatura eletrônica e Alerta de Prazos. Isso torna a sua administração mais ágil e assertiva.
Quando falamos no envio de documentos jurídicos, os contratos são os principais materiais que necessitam ser cuidadosamente manejados. Esses materiais contêm dados importantes dos indivíduos e armazenam informações valiosas para as empresas.
Assim, o envio é apenas uma das ações dentre a principal demanda desses instrumentos: a necessidade de uma gestão completa e criteriosa.
Pensando nisso, desenvolvemos um e-Book completo com as principais práticas de administração contratual no tocante ao compartilhamento desses documentos.
No material, você encontra informações como a forma de garantir validade jurídica para o envio, detalhes sobre o Carimbo do Tempo e, ainda, informações essenciais sobre a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Se interessou? Acesse agora mesmo guia exclusivo para garantir segurança na gestão de contratos digital!
