Envio de documentos em planos de saúde: garanta a validade jurídica

Quando falamos na comunicação entre o beneficiário e o plano de saúde, tratamos de mais do que campanhas informativas. Tal diálogo envolve o compartilhamento de contratos, notificações formais e outros documentos que se relacionam aos direitos e deveres que compõem a relação operadora e usuário. 

Nessa ótica, a ausência de segurança neste processo pode comprometer toda a confiança que o indivíduo tem no plano e, ainda, acarretar às operadoras prejuízos legais relacionados ao vazamento de dados e ao não cumprimento de suas obrigações.

Somado a isso, os beneficiários também podem se ver em problemas relacionados à esfera legal caso, em razão do mau canal de comunicação, não recebam materiais como faturas de cobrança e estejam inadimplentes por mais de 50 dias.

Pensando nessa realidade, ganha força a importância de que os planos de saúde garantam que, nos seus processos comunicativos, haja validade jurídica de ponta a ponta para resguardar os documentos. Quer entender como isso é possível?

Siga a leitura e confira as melhores práticas para assegurar proteção na hora de enviar documentos aos clientes da sua operadora!

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O papel da validade jurídica nos envios dos planos de saúde

Em uma rotina que envolve o compartilhamento de contratos de adesão, aditivos, comunicados sobre alterações em coberturas, exclusões de beneficiários, e documentos sensíveis, será que é possível não contar com respaldo jurídico nos envios?

A nossa resposta é não. Em todos os registros mencionados, há um grande valor legal agregado, portanto, é preciso que sejam resguardados. 

Por exemplo, em 2024, a ANS estipulou na sua Resolução Normativa 593 que, se o beneficiário estiver inadimplente há mais de 50 dias, uma notificação de cobrança por e-mail só terá valor se anexado um certificado digital. 

Assim, vale destacar que o não envio, o extravio ou a ausência de comprovação de entrega de documentos expõe a operadora à vulnerabilidade jurídica, que eleva o risco de ações de indenização e multas regulatórias.

Desse modo, o papel da legalidade nos envios é proteger a organização e preservar a relação com os beneficiários, uma vez que a comunicação sem comprovação pode ser contestada judicialmente e, logo, não é segura para proteger a comunicação entre operadora e cliente de saúde.

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Os principais desafios que as operadoras enfrentam nos envios 

No Brasil, segundo dados divulgados pela ANS no final de 2024, há mais de 50 milhões de beneficiários ativos nos planos de saúde, o que sugere um alto e complexo volume de documentos a serem enviados pelos planos. 

Diante disso, é comum que o envio de contratos e notificações por parte das operadoras seja marcado por obstáculos específicos, dos quais se destacam:

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• Garantia de integridade - sem um certificado digital associado, não há comprovação que o conteúdo teve os seus dados livres de violação durante o envio.
  
  
• Garantia de autenticidade - se a certificação estiver ausente, não há nenhuma via que ateste que o remetente é quem diz ser e que a mensagem é autêntica.
  
  
• Proteção ao extravio - quando o envio não é rastreado, os documentos ficam mais suscetíveis ao extravio, por exemplo, se não é um e-mail com validade jurídica, as chances de chegar como SPAM ao destinatário aumentam.
• Tempo hábil de entrega - para os envios físicos, a logística do transporte físico é um fator que pode atrasar, por exemplo, a chegada de um contrato a um beneficiário.
• Conformidade regulatória - ano a ano, as normas se atualizam para reforçar a segurança da comunicação, de modo que é desafiador para os planos manterem-se contextualizados aos modos de envio exigidos.

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Quais são os melhores recursos para garantir a segurança dos envios?

Atualmente, para superar os obstáculos nos envios, é crescente a adesão das operadoras de saúde à comunicação via canais digitais, como e-mail e WhatsApp, vez que a maioria dos beneficiários também está conectada a estes meios. 

Assim, devemos considerar que a tecnologia já oferece soluções maduras para proteger os processos de envio de documentos jurídicos em saúde, como:

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• Assinatura eletrônica e certificação digital

A adoção desses instrumentos diminui o tempo gasto na coleta de assinaturas e garante que os documentos assinados digitalmente tenham força legal, o que elimina a necessidade de papel para assegurar a proteção jurídica.

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• Carimbo do Tempo 

Este é um recurso que complementa a certificação digital e atesta data e hora exatas em que um documento foi criado ou assinado, de forma que oferece uma camada adicional ao reconhecimento legal dos conteúdos documentais.

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• Rastreabilidade 

O Aviso de Recebimento Digital (AR) formaliza a entrega de uma notificação digital, junto da leitura e recebimento pelo destinatário, em um processo que compila registros para proteger a operadora de saúde em caso de auditorias.

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O que é mais vantajoso para os planos de saúde: AR digital ou envio por Correios?

Apesar de os Correios ainda serem amplamente utilizados, o AR digital vem se consolidando como uma alternativa mais eficiente e segura para os planos de saúde. 

Tal fato é explicado porque, enquanto o envio físico está sujeito a extravios, atrasos e avarias, a versão digital garante agilidade, rastreabilidade em tempo real e integridade para os documentos desde a sua origem até a chegada ao destinatário.

Junto disso, outro ponto relevante é a economia, uma vez que ao eliminar custos com papel, impressão e transporte, o AR digital representa uma solução mais econômica e sustentável, sem abrir mão da segurança jurídica.

Logo, combinando redução de custos, maior controle sobre o processo de envio e garantia de conformidade legal, os envios com AR digital se mostram cada vez mais vantajosos para a gestão dos planos de saúde.

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Evite problemas jurídicos no seu envio de documentos!

Garantir a validade jurídica no envio de documentos é essencial para proteger a operadora de saúde em caso de litígios judiciais e fortalecer a relação de confiança entre o plano e os beneficiários. 

Para isso, recursos como o Carimbo do Tempo se tornam aliados indispensáveis, por oferecerem segurança, rastreabilidade e conformidade com as exigências da ANS.

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