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O e-mail é o canal mais utilizado para a realização de comunicados formais entre as empresas, que utilizam estas mensagens eletrônicas para enviar documentos, notificações de cobrança e contratos de serviço.
Nessa ótica, diferente do que muitas pessoas pensam, não são todos os e-mails que têm validade jurídica incontestável, já que para possuir esta validação, é preciso que a mensagem seja enviada com mecanismos adequados de comprovação do seu conteúdo.
O grande problema é que sem a garantia de confirmação, a mensagem se torna questionável e pode tanto abalar a confiança das partes envolvidas quanto, no caso de disputas jurídicas, tornar-se uma prova inadequada para resguardar a organização.
Pensando nisso, hoje vamos mostrar o que torna um e-mail realmente rastreável e juridicamente válido, para ajudar você a identificar se a sua comunicação atual oferece segurança a sua empresa e aos seus clientes. Siga a leitura e confira!
Para responder a pergunta, considere um exemplo em que uma notificação de cobrança é enviada por um e-mail comum. Nessa situação, sem rastreabilidade, não há garantias de que a mensagem foi entregue e lida pelo destinatário.
Assim, muitos órgãos de regulamentação, como a Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS), não reconhecem mais cobranças realizadas sem e-mails registrados, já que sem localizar o envio eletrônico, é inviável assegurar se o seu conteúdo foi bloqueado por algum servidor ou se caiu na caixa de spam.
Nesse cenário, a ausência de rastreabilidade abre margem para impactos como:
Portanto, atestar o acompanhamento do conteúdo que é enviado pela empresa é fundamental para proteger a segurança da comunicação e dar respaldo jurídico às informações enviadas.
Para que um e-mail seja considerado válido do ponto de vista legal, é preciso que reúna alguns elementos que assegurem integridade e comprovação de entrega para a mensagem:
Para que a mensagem tenha valor legal, é preciso que haja meios, como relatórios automatizados, que comprovem data e hora em que a mensagem foi enviada, recebida e aberta pelo destinatário.
Essas chaves são emitidas pela ICP-Brasil, e, respectivamente, asseguram data e hora de assinatura de documentos, o recebimento da mensagem e, o certificado, atesta a autenticidade, ou seja, que o remetente é quem diz ser.
Junto dos certificados da ICP, plataformas de envio criptografado adicionam mais segurança às mensagens, fortalecendo o uso do e-mail como prova documental, uma vez que a criptografia mitiga as chances de violação do conteúdo.
Para tornar clara a distinção entre um envio realizado via plataformas comuns, como o Gmail e o Outlook, de plataformas especializadas de envio com validade jurídica, como o WeSend AR, considere os pontos a seguir.
Como vimos, o uso de plataformas comuns é insuficiente para garantir valor legal às mensagens corporativas. Assim, são necessários meios para atestar segurança jurídica ao conteúdo, já que isso protege o seu negócio e eleva a sua credibilidade com os clientes.
Logo, é cada vez mais importante que empresas que lidam com informações de cobrança e com documentos sensíveis invistam em ferramentas certificadas para o envio de e-mails.
Então, se você deseja se aprofundar no tema e entender como implementar o e-mail com validade jurídica no dia a dia da sua organização, confira o guia completo que preparamos para você!
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