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A comunicação clara e concisa é a chave para o estabelecimento de boas relações profissionais, especialmente porque a transmissão das necessidades da empresa não pode desrespeitar os profissionais. Nessa ótica, o comunicado formal ganha destaque por garantir que informações importantes sejam transmitidas de maneira precisa.
Desse modo, o modelo formal contribui para evitar mal-entendidos, vez que o tom de voz utilizado passa a ser o mesmo para todos da equipe. Assim, é fortalecida a credibilidade da empresa perante colaboradores, clientes e fornecedores.
Somado a isso, a utilização de plataformas digitais, como o WeSend AR, tem transformado o modo com que as organizações se comunicam interna e externamente, uma vez que estas soluções trazem praticidade e validade jurídica para as comunicações.
Pensando nessa realidade, no blog post de hoje vamos trazer um guia completo sobre o envio de comunicado formal, com os principais pontos que você precisa estar atento para se comunicar com eficiência e assertividade. Confira!
Usualmente, é uma mensagem escrita que segue padrões de clareza, objetividade e respeito, e que tem em sua estrutura o cuidado para não "pessoalizar" o tom de voz utilizado. Dessa forma, o comunicado orienta sobre questões relevantes dentro do contexto profissional.
Nesse cenário, a importância deste tipo de comunicação reside na capacidade de oficializar informações e facilitar o envio de documentos jurídicos, de forma a evitar interpretações equivocadas. Logo, é um modelo chave para propagar informações e garantir a compreensão do conteúdo.
Em razão disso, é muito comum que esses comunicados sejam utilizados para, por exemplo, anunciar mudanças organizacionais. Isso porque, como sabemos, as mudanças podem deixar a muitos desconfortáveis, o que torna o modo como são transmitidas muito importante para amenizar eventuais descontentamentos.
Portanto, o comunicado formal, pela sua característica impessoal, cumpre um papel fundamental para assegurar o entendimento do que está sendo transmitido e manter um bom clima de trabalho na empresa. Logo, é um formato também utilizado para divulgar novas políticas e realizar convocações.
Quando pensamos nas vantagens da comunicação formal, devemos considerar que são percebidos benefícios práticos quando a empresa adota esse tipo de comunicação, dentre os quais vale destacar a:
Sempre que você envia uma mensagem bem-estruturada, você mitiga consideravelmente a chance de interpretações erradas, o que resulta, dentro da sua empresa, em uma equipe que trabalha de forma mais alinhada e colaborativa.
Ao fazer um comunicado bem constituído, você organiza o fluxo de informações e facilita o acesso a mensagens passadas, o que colabora para o entendimento do encadeamento das orientações por parte dos destinatários.
A comunicação assertiva reflete o comprometimento da empresa com os seus colaboradores e investidores, preservando a segurança no envio de documentos e a imagem profissional do seu negócio perante ao mercado.
Agora que você já conhece os benefícios de utilizar mensagens formais na sua empresa, para comunicações internas e externas, confira os 4 passos que vão garantir que você desenvolva comunicados formais com eficiência:
Em primeiro lugar, identifique as características e as necessidades dos destinatários e lembre-se que o tom e a linguagem devem ser ajustados conforme o público, seja ele composto por colaboradores, clientes ou fornecedores.
Nada de “enfeitar” os seus envios com ideias extensas, prefira as frases curtas e diretas, eliminando qualquer informação desnecessária, já que o objetivo é que o leitor compreenda o comunicado rapidamente.
Demonstre cortesia e evite a linguagem coloquial. Por exemplo, ao enviar uma carta registrada, use saudações apropriadas, como “Prezado(a)” seguido do nome ou cargo do destinatário, a fim de garantir a formalidade da mensagem.
Certifique-se de que o seu comunicado atende às diretrizes internas da empresa e, também, a proteção de informações que é prevista pela Lei Geral de Proteção de Dados. Para isso, escolha canais que garantam a validade jurídica dos seus comunicados.
Atualmente, graças à modernização dos processos de comunicação por meio de plataformas digitais, que asseguram a rastreabilidade dos envios, as empresas garantem uma série de vantagens ao adotar essas soluções, como:
O WeSend AR é uma solução inovadora que otimiza a comunicação corporativa e oferece mais agilidade e eficiência para o envio de comunicados por diferentes canais. Atualmente, a solução proporciona envios ágeis e seguros via E-mail, SMS e WhatsApp.
Modernize a sua estratégia de comunicação com segurança e facilidade por meio do WeSend AR! Ao escolher essa plataforma, você garante mensagens eficientes nos canais em que os seus clientes e colaboradores estão conectados.
Quer saber mais? Baixe agora um guia completo para entender como o WeSend garante validade jurídica para todos os seus e-mails.
