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A digitalização das comunicações trouxe novas possibilidades para o envio de contratos, notificações e cobranças, fato que deu destaque à importância da autenticidade digital nos envios corporativos para garantir a segurança dos dados compartilhados.
A partir desse cenário, destacam-se questionamentos como: de que forma comprovar que uma mensagem realmente partiu de determinado remetente? De que maneira assegurar que o conteúdo não foi alterado durante o envio?
Em geral, por trás dessas dúvidas há o entendimento de que sem os meios adequados de autenticação e preservação de evidências do envio, o negócio fica exposto a contestações e tem dificuldade para atestar a integridade das suas mensagens.
Pensando nisso, hoje vamos detalhar o que é autenticidade digital, quais riscos estão associados à sua ausência e como fortalecer as comunicações corporativas com recursos de autenticação. Siga a leitura e veja como proteger os seus envios!
A autenticidade digital caracteriza a possibilidade de identificar se uma comunicação ou um documento digitalizado foi realmente produzido ou encaminhado pela fonte à qual é atribuído.
Nesse entendimento, vale também destacar que a autenticidade se relaciona a um tripé de conceitos relacionados à segurança da informação, que compreende:
● Autenticidade: possibilidade de verificar a origem de uma informação e sua associação ao remetente declarado.
● Integridade digital: capacidade de identificar se o conteúdo de um documento ou mensagem sofreu alterações indevidas.
● Confidencialidade: proteção das informações contra o acesso de pessoas não autorizadas.
Por exemplo, uma mensagem pode ter sido enviada por um remetente devidamente identificado, mas isso não significa, por si só, que seu conteúdo permaneceu íntegro ou que somente pessoas autorizadas tiveram acesso a ele.
Por essa razão, a confiança digital se dá no momento em que os três fatores de proteção podem ser assegurados pela empresa, com registros de envio e autenticação de usuários que permitam verificar a integridade dos documentos.
As comunicações corporativas envolvem uma ampla variedade de informações sensíveis, por isso, garantir a autenticidade desses envios é fundamental para proteger a empresa diante de possíveis contestações.
Considere uma situação em que o destinatário questiona a origem de uma notificação recebida. Nesse caso, a segurança da organização depende de evidências que demonstrem que a mensagem foi encaminhada por um remetente legítimo, e não por terceiros que utilizaram indevidamente sua identidade.
Nessa perspectiva, vale ressaltar que tal preocupação é especialmente relevante para negócios que buscam digitalizar envios no setor jurídico, já que o envio de decisões deve ser acompanhado de recursos para afirmar sua legitimidade em caso de contestação.
Desse modo, a autenticidade reúne evidências digitais capazes de fortalecer a proteção da empresa contra fraudes, uma vez que oferece respaldo quando a origem e a identidade das comunicações é questionada.
Embora a segurança da informação seja importante em diferentes interações eletrônicas, algumas comunicações exigem cuidados adicionais porque, do contrário, podem gerar prejuízos à empresa. Assim, entre as principais situações, destacam-se:
● Notificações a clientes: podem ser contestadas quanto à identidade do remetente, tornando a autenticação importante para comprovar a origem do aviso.
● Cobranças e avisos de vencimento: estão sujeitos a fraudes com boletos falsos, risco que a autenticação ajuda a reduzir ao verificar a identidade de quem enviou.
● Comunicados contratuais: geram disputas sobre alterações e encerramentos, sendo a autenticidade essencial para a veracidade da comunicação.
● Alterações comerciais: reajustes e mudanças nas condições de fornecimento podem ser questionados, tornando importante comprovar a origem.
● Comunicações com fornecedores: solicitações fraudulentas provocam prejuízos financeiros, de modo que a autenticação ajuda a identificar tentativas de falsificação.
● Obrigações e prazos: o descumprimento de exigências pode gerar multas e disputas, tornando a autenticação importante para comprovar os avisos encaminhados.
A impossibilidade de verificar a autenticidade das comunicações corporativas aumenta a exposição das empresas a fraudes, especialmente quando criminosos utilizam indevidamente a identidade de organizações legítimas para encaminhar mensagens falsas.
Nas notificações empresariais, esse risco se eleva porque a falsificação desses comunicados explora a aparência legítima da informação, combinada ao nome da empresa, para induzir destinatários a cumprir solicitações fraudulentas.
Nesse contexto, além dos prejuízos causados pela ação dolosa, a falsificação de comunicados pode comprometer a credibilidade da organização, fazendo com que clientes e parceiros passem a desconfiar até mesmo de comunicações legítimas.
Além disso, o problema se agrava quando a comunicação do negócio não dispõe de mecanismos para demonstrar a autenticidade digital dos seus envios, tornando mais difícil esclarecer contestações e distinguir comunicados autênticos dos produzidos por terceiros.
Portanto, dispor de evidências que comprovem a identidade do remetente e da comunicação é determinante na hora de evitar que o uso fraudulento do nome da empresa comprometa sua reputação e a confiança nas relações com clientes e parceiros.
Vista a importância desse recurso para a segurança empresarial, destacamos que o fortalecimento da autenticidade digital depende da adoção de medidas que amparem a produção de evidências. Para isso, é importante que o negócio:
Utilize mecanismos de identificação do remetente
Para fortalecer a autenticidade das comunicações, é importante utilizar soluções que permitam associar cada envio à identidade do remetente, mantendo comprovações que possam ser consultadas em caso de contestação.
Dessa forma, o negócio amplia sua capacidade de demonstrar a legitimidade das mensagens encaminhadas e reduz os riscos associados ao uso indevido de sua identidade.
Preserve a integridade do conteúdo
Preservar a integridade das comunicações significa garantir que o conteúdo encaminhado possa ser verificado depois, permitindo identificar alterações indevidas.
Nesse contexto, a rastreabilidade na comunicação corporativa contribui para preservar o histórico dos envios e os documentos associados, oferecendo evidências sobre as informações efetivamente compartilhadas com os destinatários.
Registre data e horário dos eventos
O registro de data e horário é essencial para atestar quando uma comunicação foi entregue ou quando um documento foi criado no meio digital.
Para contar com esse recurso, é importante utilizar soluções de envio que ofereçam registros temporais verificáveis, como o Carimbo do Tempo ICP-Brasil, que permite atestar a existência de determinado documento em uma data e horário específicos.
Mantenha uma trilha de auditoria
A trilha de auditoria permite reconstituir o histórico da comunicação eletrônica, reunindo evidências sobre os eventos registrados desde o envio até a entrega da mensagem.
Com essas informações organizadas e preservadas, a organização consegue identificar possíveis inconsistências e apresentar registros em situações de contestação, o que amplia a confiabilidade das comunicações e facilita processos de auditoria.
Controle o acesso aos sistemas de comunicação
O controle de acesso aos sistemas de comunicação é fundamental para impedir que pessoas não autorizadas utilizem os canais corporativos para realizar envios em nome da empresa.
Para reduzir esse risco, uma opção é buscar por soluções especializadas na automação de envios que permitam configurar diferentes níveis de permissão, definindo quais profissionais podem acessar informações e executar determinadas operações.
A assinatura eletrônica é um dos mecanismos que fortalecem a autenticidade digital, porque identifica o responsável pela validação de um documento e, conforme a tecnologia utilizada, permite verificar se o conteúdo foi alterado após o reconhecimento.
No Brasil, a Lei nº 14.063/2020 classifica as assinaturas eletrônicas em simples, avançadas e qualificadas, considerando os mecanismos de segurança empregados, que são escolhidos a partir da finalidade do documento.
A partir desse reconhecimento legal, nas comunicações corporativas, a assinatura eletrônica representa uma camada adicional de segurança, pois associa o envio do documento assinado à identidade de seu signatário.
Dessa forma, a empresa fortalece a confiabilidade de todo o processo, ampliando a sua capacidade de demonstrar a legitimidade do documento e o seu encaminhamento efetivo pelos canais corporativos.
Não. A autenticidade diz respeito à possibilidade de verificar a origem de uma informação, enquanto a validade jurídica envolve a análise dos requisitos necessários para que determinado ato ou documento produza os efeitos previstos em Lei.
Nesse sentido, a autenticação de um envio pode ser um dos elementos considerados para avaliar o valor comprobatório da comunicação, ainda que isso, isoladamente, não garanta o cumprimento de todas as exigências legais.
Para ilustrar a distinção, imagine uma empresa que precisa notificar um cliente sobre uma cobrança cuja validade jurídica está condicionada à comprovação da entrega do aviso. Nesse caso, ainda que a identidade do remetente e a integridade do conteúdo estejam devidamente autenticadas, a ausência de um registro de entrega impede que a notificação cumpra a exigência legal prevista.
Portanto, a utilização de mecanismos tecnológicos de autenticação deve ser acompanhada da avaliação das condições jurídicas aplicáveis, especialmente em comunicações que envolvem obrigações contratuais, prazos ou possíveis disputas.
Atualmente, soluções tecnológicas contribuem para a autenticidade digital ao incorporar mecanismos de segurança diretamente aos processos de envio, permitindo a preservação da integridade das mensagens e de evidências da legitimidade.
Nesse contexto, plataformas de comunicação digital, como o WeSend AR, oferecem recursos que automatizam envios seguros e reduzem a dependência de controles manuais, graças a funcionalidades como:
● Identificação das partes: permite associar os envios às informações dos remetentes e destinatários, favorecendo a verificação da origem das mensagens.
● Preservação do conteúdo: mantém registros das informações e dos documentos encaminhados, contribuindo para identificar possíveis alterações.
● Carimbo do Tempo ICP-Brasil: possibilidade de incluir na mensagem uma referência temporal verificável para comprovar a existência de registros.
● Histórico auditável: organiza os eventos da comunicação, permitindo consultar seu percurso e investigar eventuais inconsistências.
● Controle de acesso: possibilita definir permissões de utilização, restringindo o acesso às informações conforme as responsabilidades dos profissionais.
● Monitoramento dos envios: permite acompanhar o processamento das mensagens e identificar possíveis falhas durante a comunicação.
Junto dessas funcionalidades, vale ressaltar a possibilidade de integrar essas soluções aos sistemas já usados no negócio, o que torna o envio de cobranças e contratos mais eficiente e com proteção garantida.
Dessa forma, a automação deixa de atuar apenas na agilidade dos envios e passa a contribuir para o resguardo das comunicações, transformando a autenticidade digital em um requisito incorporado à operação empresarial.
Garantir a autenticidade digital dos envios corporativos é essencial para proteger a identidade da empresa, preservar a integridade das mensagens e fortalecer a confiança das relações comerciais.
Para você que chegou até aqui e quer colocar esses cuidados em prática, confira o conteúdo “Envio de correspondência empresarial: como modernizar sem perder segurança?” e veja como tornar as suas comunicações menos vulneráveis e mais eficientes!
