Administrar impressoras departamentais em sua empresa é complicado, e fica ainda mais difícil (e caro de manter) quando você possui uma alta demanda. Afinal, comprar equipamentos que comportem um grande número de impressões por dia, comprar suprimentos, ou até mesmo todo processo de manutenção dos equipamentos, pode levar muito tempo da equipe de TI e até mesmo atrasar rotinas importantes. 

Nesses casos, uma opção é a terceirização do processo de impressão, também conhecido como Outsourcing de Impressão. Atualmente, outras opções, como a Impressão Gerenciada, também garantem muito mais praticidade e qualidade para as impressões da empresa, podendo ser determinantes para a eficiência da empresa. 

Quer descobrir as diferenças entre Outsourcing de Impressão e Impressão Gerenciada? Acompanhe nosso artigo e descubra tudo o que precisa saber para escolher o melhor tipo de terceirização de impressão para sua empresa!

O que é Outsourcing de Impressão? 

Se a sua equipe de TI perde muito tempo "apagando incêndio" de todos os problemas que as impressoras da empresa apresentam e não consegue dar conta da manutenção dos equipamentos, talvez esteja na hora de começar a pensar em um outsourcing de impressão. Explicando em termos simples, o outsourcing vem de um termo em inglês, que significa terceirizar. 

Portanto, o outsourcing de impressão nada mais é do que passar para uma empresa especializada a missão de administrar as impressões na sua empresa, fornecendo equipamentos com manutenção e gestão de suprimentos.

Esse processo rende alguns benefícios para quem contrata, além de permitir que a equipe de TI se preocupe com outros problemas, provavelmente mais importantes, da empresa. Abaixo, confira algumas das maiores vantagens do outsourcing de impressão!

Custo benefício 

A principal vantagem da terceirização de impressão é o custo benefício, por motivos simples. Apesar de não parecer, a verdade é que a má gestão da impressão departamental gera desperdícios imensos, além de todos os outros problemas envolvidos. 

Ademais, se a sua empresa necessita de equipamentos mais sofisticados para impressão de documentos em larga escala, precisaria investir um valor alto, não só para a compra dos próprios equipamentos, mas também para mantê-lo em funcionamento. 

Quando a sua própria empresa faz a gestão do parque de impressão, é comum que a tinta acabe quando você menos espera, ou que um equipamento apresente defeitos inexplicáveis. Com a terceirização dessa gestão, problemas desse tipo desaparecem. 

Parque de impressão sempre pronto para o uso

O resultado comum dessa gestão mais eficiente, é que você nunca mais precisará se preocupar se o seu parque de impressão está pronto para imprimir os documentos necessários, mesmo quando há uma alta demanda. Os equipamentos sempre estarão prontos para o uso e qualquer problema é resolvido pela terceirizada. 

Da mesma forma, não será mais necessário fazer um grande estoque de papel ou até mesmo de cartucho de tinta, já que esse tipo de suprimento é administrado pela terceirizada. 

O que é Impressão Gerenciada?

Já a Impressão Gerenciada, é uma modalidade de outsourcing de impressão e funciona principalmente para quem opta por contratar os equipamentos com um software de gerenciamento de impressões. Este tipo de serviço geralmente inclui alguns procedimentos extras, que garantem segurança para a empresa que loca os equipamentos e os mantêm em suas instalações.  

A impressão gerenciada engloba desde a gestão de suprimentos até uma gestão aprofundada, buscando reduzir ainda mais os custos de impressão da empresa e aumentar a segurança de dados. 

Da mesma forma, ela realiza uma manutenção proativa de todos os equipamentos. Ou seja, a terceirizada identifica problemas no equipamento antes mesmo de ele ser visto pela sua equipe e já realiza o reparo. Abaixo, você confere alguns benefícios dessa terceirização. 

Alta segurança 

Hoje, a segurança da informação é fundamental para qualquer empresa. O que muitas não sabem é que esse cuidado também precisa ser reservado para as impressoras e as multifuncionais, que, sem a segurança adequada, podem facilitar o acesso externo a informações importantes de sua empresa. 

Uma maneira de garantir um parque de impressoras completamente seguro é contratando uma impressão gerenciada. Isso evita o vazamento de dados relacionados a documentos financeiros, por exemplo. 

Programa de Impressão para redução de custos 

Esse tipo de serviço também inclui uma gestão focada em identificar pontos cruciais sobre o uso de impressoras em sua empresa. Através dessa análise, a terceirizada constrói um programa de impressão, que ajuda a monitorar melhor como as impressoras estão sendo usadas e identificando possíveis pontos que podem ser cortados. 

Qual a melhor terceirização de impressão para sua empresa? 

Escolher o melhor tipo de terceirização de impressão vai depender de diversos fatores, incluindo a quantidade de material que é impresso por sua empresa mensalmente. Se a demanda da sua empresa não é alta e você só necessita de um parque de impressão eficiente, algumas modalidades de outsourcing, inclusive a própria impressão gerenciada, que alugam e instalam a impressora na empresa, são opções. 

Agora, se a sua empresa precisa imprimir uma grande quantidade de documentos, mantendo a qualidade, agilidade e segurança, é muito provável que ela precise mesmo de um serviço mais específico e invista em uma terceirização de impressão junto a print centers especializados em impressão de dados variáveis. 

Essa é uma maneira eficiente de imprimir documentos em grande quantidade, com qualidade e o que é melhor, mais barato de quando você usa o próprio parque de impressão da empresa. 

E então, entendeu as diferenças entre Outsourcing de Impressão, e Impressão Gerenciada? Se você gostou das dicas, acompanhe nosso blog e receba outras, para aumentar a eficiência das impressões de sua empresa! 

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