Gestão de documentos: descubra como a digitalização pode ajudar seu negócio

A gestão de documentos é uma prioridade em sua empresa? Apesar de ser tão necessária, nem todos os negócios focam esforços em fazer uma boa gestão de documentos e sofrem com as consequências disso. 

Afinal, gerir documentos é uma maneira de tornar toda a papelada da empresa mais organizada, otimizando o tempo da equipe e facilitando o acesso a dados importantes. A falta de organização, por outro lado, pode render até mesmo problemas graves, principalmente se, por descuido, a empresa perder documentos e dados importantes.

Uma solução para tornar toda a gestão mais eficiente é o uso de tecnologias, como a digitalização de documentos, e nós vamos te contar o porquê. Continue lendo este artigo e entenda a importância do uso da digitalização para ajudar na organização de documentos no seu negócio! 

O que é gestão de documentos? 

Se você ainda não entende muito bem o que é a gestão de documentos, não se preocupe. Apesar de ser um termo comum, utilizado constantemente, a verdade é que muitos desconhecem o que quer dizer, exatamente, fazer uma gestão de documentos dentro de uma empresa. 

A ideia é simples. A gestão de documentos nada mais é do que uma série de procedimentos realizados pela empresa na hora de gerar e armazenar documentos. Esses procedimentos visam tornar todo o espaço de trabalho mais organizado e eficiente, garantindo fácil acesso a qualquer informação contida nos documentos. 

Uma boa gestão também tem como prioridade a segurança e a integridade de cada documento. Afinal, como você já deve saber, o papel é um material muitas vezes frágil e precisa ser armazenado da maneira correta, para garantir que a informação nele contida não seja perdida. 

E esse é só o começo. Nos próximos tópicos, entenda melhor a importância de uma boa gestão e como a digitalização pode ajudar o seu negócio. 

Quais os desafios da gestão de documentos? 

Quem acha que é fácil gerir documentos, não sabe as dores de cabeça que uma má gestão pode provocar. Fazer uma boa gestão exige processos claros, muito bem definidos e rigorosos, principalmente se a sua empresa ainda lida com um arquivo físico de documentos impressos. 

Isso se torna ainda mais complicado em empresas que têm uma grande demanda de documentos gerados mensalmente. Algumas empresas até precisam de um depósito inteiro para armazenar os documentos. 

Sem métodos claros de compilação e indexação, o arquivo pode virar uma completa bagunça. Isso dificulta o acesso a dados importantes, facilita a perda de documentos e pode gerar problemas ainda mais graves para o seu negócio. 

Esses também são problemas para os arquivos digitais, armazenados em um ou outro computador da empresa. Ainda que você organize toda a documentação corretamente, é essencial investir em métodos que lhe garantam que não perderá nenhum documento, mesmo se houver algum problema no computador em que eles estão armazenados. 

Como a digitalização de documentos pode ajudar sua empresa? 

Para quem está buscando eficiência, economia e segurança, soluções tecnológicas, como a digitalização de documentos e o banco de dados virtuais, são as melhores opções. E as vantagens podem estar muito além do que você imagina. 

O primeiro ponto é que a digitalização de documentos tira da sua empresa a responsabilidade de manter um espaço físico só para armazenar os dados. Isso pode fazer o negócio economizar uma boa quantia, principalmente se a sua empresa já precisou alugar salas, ou até mesmo galpões, para manter o arquivamento de documentos. 

Além disso, a digitalização torna o processo de gestão de documentos muito mais prático. Se antes você precisava ter todo um trabalho para manter os documentos impressos intactos e fáceis de achar, com a digitalização e o banco de dados, o acesso a qualquer informação se torna muito mais prático. 

Tudo se torna mais seguro, também. Isso é importante, principalmente quando estamos falando de documentos com dados delicados, como informações de clientes, contratos e boletos. Nesses casos, é crucial investir em um banco de dados que não só evite a perda de documentos, mas também tenha mecanismos de segurança, que façam com que só os colaboradores responsáveis tenham acesso a determinados documentos e dados. 

A maior vantagem certamente está na facilidade, já que para acessar qualquer documento é possível colocar palavras-chaves no mecanismo de busca do banco de dados. Assim, você acessa tudo o que precisa, sem dores de cabeça. 

Percebeu como a digitalização pode ajudar a gestão de documentos do seu negócio, tornando todo o processo muito mais simples, econômico e eficiente? Caso você esteja curioso e queira descobrir mais sobre as ferramentas de digitalização e banco de dados, aproveite para conhecer um pouco mais das soluções da CTD