Email de cobrança: o que é, como fazer + exemplos práticos

O mundo dos negócios está em constante movimento, o que demanda que as empresas se mantenham atualizadas sobre as ferramentas que estão sendo mais utilizadas no mercado. Atualmente, em meio a essa dinâmica, o e-mail de cobrança se destaca como uma forma essencial de manter as finanças em ordem e reduzir os índices de inadimplência nos negócios. 

Pensando nisso, neste blog post vamos explicar tudo o que você precisa saber sobre o e-mail de cobrança, quais as estratégias para criar mensagens eficazes e, também, ofereceremos exemplos práticos para guiar você nesse processo. Siga a leitura e confira!

O que é um e-mail de cobrança?

É uma mensagem enviada a um cliente com o objetivo de lembrá-lo da data acordada para o vencimento da fatura ou, a fim de solicitar o pagamento de uma dívida pendente. Tais e-mails, em geral, são disparados via soluções automatizadas e capazes de assegurar rastreabilidade para todos os eventos da comunicação.

Nesse cenário, a prática é parte integrante da cobrança automatizada, um processo eficiente que utiliza tecnologia para gerenciar e otimizar o envio de comunicações que dizem respeito ao setor financeiro das empresas.

Como fazer um e-mail com mensagem de cobrança?

A personalização é chave nesse contexto, visto que ao estruturar a mensagem, a sua equipe deve levar em consideração o histórico do vínculo com o cliente para o qual o comunicado se direciona, de forma a garantir uma abordagem mais humanizada. 

Isso é importante para que não seja enviada uma mensagem incisiva a uma pessoa que, por exemplo, está em dia com a quitação dos seus débitos e tem um bom histórico de pagamento.

Sendo assim, a eficiência de um e-mail de cobrança está diretamente ligada à sua capacidade de manter um relacionamento saudável com o cliente, respeitando-o e trazendo-o para perto da sua empresa. 

‍Por isso, confira algumas dicas de personalização:

• Utilize o nome do cliente no início da mensagem.
• Faça referência a transações específicas.
• Evite linguagem agressiva, optando por uma abordagem respeitosa.

3 tipos diferentes de e-mail de cobrança:

1. Lembretes amigáveis:
   

Estes e-mails têm uma abordagem suave, lembrando o cliente da pendência de forma amigável. Nessa lógica, destacam-se por sua natureza preventiva e são enviados a clientes que têm bom histórico de pagamentos, visando evitar constrangimentos e lembrá-los da data. 

2. Notificações formais:

Estas mensagens são mais diretas e oficiais, geralmente enviadas após tentativas anteriores de contato. Logo, indicam um estágio mais avançado na cobrança e reforçam, por exemplo, a necessidade de solucionar o atraso no dia esperado para o pagamento.

3. Proposta de solução:
   

Antes que a situação evolua para litígio, estes e-mails oferecem soluções negociadas, demonstrando disposição para resolver o problema de maneira amigável. 

Aqui, merece fundamental destaque a validação e a rastreabilidade da comunicação, independentemente do formato, uma vez que a próxima esfera a solucionar o débito já é jurídica, e a comprovação de envios e recebimentos pode ser usada como prova.

Na prática, 2 exemplos de e-mail de cobrança:

• Lembrete amigável

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Prezado [Nome do Cliente],

Esperamos que este e-mail o encontre bem. Gostaríamos de gentilmente lembrar sobre a pendência em aberto referente à fatura de [data]. Entendemos que imprevistos acontecem, e estamos aqui para auxiliá-lo. Em caso de contratempos, entre em contato para discutirmos possíveis soluções.

Atenciosamente,

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[Seu Nome]
[Seu Cargo]
[Empresa]

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• Proposta de solução:
  
  

Caro [Nome do Cliente],

Esperamos que esteja tudo bem. Notamos que há uma pendência em aberto em sua conta. Para facilitar a regularização, propomos um parcelamento que se adeque à sua situação. Entre em contato para discutirmos detalhes e encontrarmos a melhor via para a quitação deste débito.

Atenciosamente,

[Seu Nome]
[Seu Cargo]

[Empresa]

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Melhoria na comunicação e redução da inadimplência

Os e-mails de cobrança vão além de simples mensagens. Quando estes meios são usados corretamente, tornam-se ferramentas estratégicas para manter a saúde financeira da sua empresa. 

Ao personalizar suas mensagens, escolher abordagens adequadas e incorporar práticas de cobrança automatizada, você não apenas recupera valores devidos, mas também fortalece seu relacionamento com os clientes. 

‍Por isso, explore tudo o que puder deste tema! A automação de mensagens é muito importante para a consolidação de vínculos saudáveis entre as empresas e o público.

Como implementar a cobrança automatizada para o seu negócio

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