Imaginar uma vida sem impressora pode ser bem difícil, principalmente em empresas que dependem desses equipamentos para o funcionamento dos processos internos. Porém, em contrapartida, quando esses equipamentos passam por problemas de impressão recorrentes, provocam uma grande dor de cabeça, tanto na equipe de TI, quanto nos gestores. 

Os problemas que podem ocorrer são muitos e, com certeza, você já se deparou com pelo menos um deles ao longo da sua vida. Papel que fica preso durante a impressão, problemas com a tinta da impressora ou, simplesmente, custos altíssimos, são alguns dos mais comuns. 

Ainda que não exista uma única solução que resolva todos os problemas, existem algumas medidas que você pode começar a tomar ainda hoje e que podem reduzir ou resolver definitivamente os problemas de impressão na empresa. Quer descobrir quais são? Continue lendo e confira!

Identifique as causas comuns de problemas 

Se os equipamentos da sua empresa têm um grande histórico de problemas durante a impressão, pode ter certeza de que há causas por trás. É crucial que você identifique as causas mais comuns de problemas, não só para resolvê-los quando acontecem, mas também para evitá-los completamente. 

Algumas coisas influenciam muito em toda a experiência de impressão. Deixar as impressoras paradas por semanas, ou até mesmo meses, por exemplo, pode ressecar a tinta do cartucho ou até mesmo encher as peças internas da impressora de poeira, o que reduz a qualidade da impressão. 

Saiba se está usando o equipamento certo para sua demanda 

Da mesma forma, é necessário escolher bem as impressoras usadas na empresa, levando em consideração as suas demandas. O tipo de equipamento necessário poderá ser diferente, dependendo do tipo de impressão que normalmente é feito dentro da empresa. 

De uma forma geral, se a empresa possui uma demanda grande de impressões por mês, como a impressão de dados variáveis, por exemplo, e necessita de impressões de alta qualidade, não adianta investir em equipamentos baratos e básicos. Eles certamente não darão conta da demanda e logo apresentarão problemas de desgaste. 

Por outro lado, se a demanda de impressão é tão pequena a ponto de os equipamentos ficarem parados por semanas, talvez essa impressora não seja tão necessária assim, certo? Pense em todos esses detalhes com cuidado ao escolher os equipamentos. 

Em muitos casos, investir em terceirização de impressão ou contratar empresas especializadas na impressão de grandes volumes de documentos, podem ser boas opções. 

Evite usar suprimentos de má qualidade 

Muitas empresas buscam economizar na compra de suprimentos, pensando que, assim, reduzirão os custos com impressão. A verdade é que o resultado pode ser exatamente o contrário e gerar muitos dos problemas de impressão que são tão comuns nas empresas. 

Suprimentos de má qualidade podem fazer com que as impressoras gastem muito mais tinta para imprimir os documentos, reduzir a qualidade das impressões, ou até mesmo diminuir significativamente o tempo de vida do equipamento. Além disso, podem provocar outros problemas comuns, como o papel preso, por exemplo. 

Na pior das hipóteses, suprimentos de má qualidade podem deteriorar peças do equipamento. Isso pode fazer com que a impressora deixe a sua empresa na mão no momento em que ela mais precisa, e, ainda, aumentar os custos com manutenção.

Faça manutenções recorrentes nas impressoras 

A má gestão e falta de manutenção também pode provocar problemas de impressão nas empresas. E se essa falta é uma completa ausência de manutenção, então, é bem possível que os problemas se tornem ainda mais graves a longo prazo, chegando a, até, perda do equipamento. 

O ideal é que a empresa mantenha uma rotina de manutenção baseada no tipo de equipamento e na sua frequência de uso. Essa rotina não deve ser feita apenas para consertar peças que já estão apresentando defeitos, mas também realizar a prevenção de problemas, trocando peças e suprimentos antes que eles fiquem deteriorados. 

Se você seguir todos os passos apontados durante esse artigo, conseguirá evitar alguns dos problemas de impressão mais comuns nas empresas. 
Está pronto para aplicar todas elas em sua empresa e reduzir substancialmente os problemas de impressão? Se você gostou das dicas, aproveite para nos acompanhar através das redes sociais e ter acesso a muito mais informações cruciais para melhorar a gestão do parque de impressão de sua empresa.

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