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Você já parou para pensar no quanto a sua empresa consome de papel, todos os meses? Provavelmente, sim. Essa é uma preocupação de muitos gestores, principalmente porque o uso do papel não implica gastos apenas com ele, mas também com parque de impressão, tinta e até mesmo com espaço para armazenar toda essa papelada.
Sim, o consumo de papel pode ser mesmo uma grande dor de cabeça. E se você está percebendo que esse uso já está sendo exagerado, ou apenas quer reduzir os custos com impressão da sua empresa, não se preocupe! Nós temos algumas dicas para você.
Quer descobrir como reduzir absolutamente o consumo de papel na sua empresa? Nos acompanhe neste artigo e confira algumas dicas básicas para começar a economizar agora mesmo!
Até hoje, algumas empresas ainda usam exclusivamente arquivos de documentos em papel. Elas nem sequer imaginam o prejuízo que estão tendo ou mesmo o risco que correm, principalmente porque armazenar documentos importantes exige cuidado, para evitar a deterioração.
A verdade é que os tempos são outros e hoje a impressão de determinados documentos já não é tão necessária. Temos muitas outras soluções que são mais baratas, seguras, e garantem um acesso mais fácil a dados importantes para a empresa.
Mas, afinal, como migrar para essa realidade e reduzir o uso de papel na sua empresa ainda hoje? Confira abaixo!
Um dos primeiros passos, e também o mais importante, é começar a investir na publicação de documentos web. A sua empresa gera boletos e documentos transacionais para os clientes? Ao invés de manter uma cópia impressa com o seu negócio, uma boa solução é investir na publicação desses documentos em um banco de dados seguros.
A CTD, por exemplo, possui uma solução que alia a impressão de dados variáveis em grande quantidade com a publicação de todos esses documentos na web, em um banco de dados criptografado. Em outras palavras: agilidade, redução de custos e mais segurança para a sua empresa.
Outro "vilão" de custos de impressão dentro da empresa são, infelizmente, os próprios funcionários. É comum que funcionários façam a impressão de documentos desnecessários, ou até mesmo de documentos de sua vida pessoal.
Esse é um custo que acaba saindo caro para a empresa no fim do mês, principalmente quando toda a equipe está com essa mentalidade. O ideal é que você comece campanhas de conscientização, mostrando que nem todos os documentos precisam ser impressos, e que as impressoras da empresa devem ser usadas apenas para documentos profissionais.
O consumo de papel pode ser até maior do que você imagina, se não tem o costume de realizar o monitoramento. Pode ser trabalhoso, mas acompanhar de perto, não só o uso de papel, mas também de outros insumos, pode ajudar você a reduzir custos.
Além disso, ao identificar que o uso de papel está excessivo, é necessário tomar medidas para começar a mapear esse uso. Com o que esses papéis estão sendo usados? Há possibilidade de cortar esse uso? Pense em soluções.
Se a sua empresa lida com a impressão de dados variáveis, como boletos, todos os meses, sabe o quanto esse processo pode sair caro para a empresa. E não é à toa, afinal, não é só o custo do papel que pesa, mas também a compra do parque de impressão com capacidade de imprimir em grandes quantidades, os insumos necessários e a manutenção dos equipamentos.
Uma solução para você reduzir não só o custo com papel, mas também com todo o resto, é apostar na terceirização de impressão de dados variáveis.
Há algumas vantagens nisso, como não se preocupar mais com a realização das manutenções nos equipamentos, por exemplo. Além disso, isso pode ajudar você a economizar (e muito) espaço dentro da empresa.
E então, o que achou dessas dicas para reduzir o uso de papel em sua empresa? Se você gostou das dicas, aproveite para nos seguir através das redes sociais e ter acesso a muito mais informações sobre gestão e redução de custos com o parque de impressão!
