Carimbos do tempo: quem pode usar e como fazer sem perder a mão

Carimbos do tempo são espécies de homologações, através das quais diversos processos de todos os tipos de empresas se tornam mais confiáveis. Isso acontece porque, quando um documento é assinado, ele precisa de datas e, em muitos casos, de horas em seu registro. Com isso, é possível transferir confiança à ordem pela qual cada etapa é concluída.

Então, quando um contrato é assinado, ou quando uma ementa é adicionada a um processo, seja ele de qual tipo for, um carimbo é adicionado, página por página, com data, hora e rubrica de quem é o responsável por aquela etapa realizada e concluída.

As responsabilidades dos carimbos do tempo vão além de suas marcas

Na prática, um carimbo do tempo funciona da seguinte maneira: ele pode ser aplicado após uma assinatura e, essa assinatura pode ser tanto analógica, quanto digital. Quando isso acontece, o carimbo do tempo funciona como uma espécie de garantia de que aquilo foi feito pelos trâmites corretos. Mas, nem todo mundo pode utilizá-lo, pois há responsabilidades intrínsecas a certos cargos e hierarquias.

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Quem pode manusear e quais são os tipos de cuidados

É uma boa prática dizer que os carimbos do tempo podem ser manuseados por:

Gestores de departamentos

São os responsáveis por grande parte das assinaturas de documentos em diferentes níveis de processos, e a rubrica, digital ou analógica, é acompanhada de um carimbo do tempo.

Secretariado executivo

Aqui está um grupo (ou carreira) responsável por boa parte do andamento dos processos administrativos, e ele está em todos os meios: apólices de seguros, compra e venda de duplicatas, ponto eletrônico, diplomas digitais, registros eletrônicos e confirmação de data e hora em prontuários eletrônicos.

Como não perder a mão com os carimbos do tempo

Manter o controle em todos os processos e ser feito por uma terceira parte confiável não é simples, mas é o melhor caminho para manter a integridade de toda a documentação. Para não perder a mão com os carimbos do tempo, é preciso atualizá-los de forma recorrente.

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Desta forma, ao saber como os carimbos do tempo funcionam, você tem em mãos uma poderosa ferramenta de homologação de documentos. Hoje, com um carimbo do tempo digital, diversas etapas são otimizadas, com as diversas soluções que a CTD oferece através de sua consultoria. Saiba mais como aplicá-las em sua empresa.

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