Trabalhe Conosco
Central de Vendas
Você já conhece as diversas funções e características dos carimbos do tempo. São ferramentas bastante úteis e práticas para a otimização de tempo de qualquer empresa e também para a garantia de confiabilidade de um documento. Mas, como toda ferramenta, os carimbos do tempo podem sofrer com algumas práticas, consideradas inaceitáveis.
O arquivamento de documentos é um processo delicado, que deve ser ainda mais cuidadoso em grandes empresas, ou órgãos públicos, os quais tendem a acumular fisicamente sua documentação. No arquivamento, então, os carimbos do tempo devem estar devidamente conferidos, pois, caso contrário, a lógica de sua utilização perderá completamente o sentido.
As más escolhas na hora de arquivar os documentos, como o acúmulo de itens e a pressa, muitas vezes transformam o gesto em uma tentativa de se livrar do problema. Porém, se um documento é arquivado, ele pode ser consultado.
Os problemas de gestão podem comprometer tanto a utilização de carimbos do tempo físicos quanto digitais. Neste caso, há conflitos de interesses, percalços na comunicação e até mesmo corrupção no registro - ou seja, os problemas podem ser de diversas proporções, mas, sempre evitáveis.
Para não tornar essas práticas inaceitáveis parte da rotina da sua empresa, é necessário organizar a gestão dos carimbos do tempo formando-os através de tarefas diárias (ou semanais) de feitura e conferência. Outra forma de evitar situações inaceitáveis é a delegação para camadas de checagem, na qual haverá um responsável pelo processo relacionado aos carimbos, e outro para revisão, o que diminui consideravelmente possíveis erros e infrações.
Existem carimbos manuais, automáticos e digitais, cada um deles tem sua função e disponibilidade de acordo com a exigência da situação. Utilizar carimbos do tempo de forma deliberadamente descuidada pode atrapalhar muito, pois, ao invés de facilitar a organização da sua empresa, acabam gerando informações que confundem em futuras conferências.
Por exemplo: certos documentos exigem até mesmo a hora da conferência, e a rubrica pode não ajudar na compreensão de quem a fez - com falta de dados e de clareza, o registro perde sua autenticidade ou, no mínimo, atrapalha os demais.
Portanto, quando a organização de processos, procedimentos e documentos de sua empresa precisar dos carimbos do tempo, tenha ao seu lado a consultoria da CTD, e tudo o que ela pode oferecer para tornar todas as etapas mais seguras e confiáveis, todos os dias.
